Ngân hàng, với bản chất hoạt động là kinh doanh tiền tệ nên luôn phải đối mặt với nguy cơ bị gian lận, thậm chí lừa đảo để chiếm đoạt vốn từ cả bên trong lẫn bên ngoài. Thời gian qua, gian lận nội bộ ngân hàng ngày càng tinh vi và đã gây ra những hậu quả vô cùng nghiêm trọng, làm ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của ngân hàng. Rủi ro đến từ gian lận nội bộ có thể đến từ bất kỳ vị trí công tác nào trong các tổ chức tài chính và ngân hàng. Do đó, trong thời gian tới, Ban Giám đốc chi nhánh cần phải chú trọng quan tâm hơn đến kiểm soát gian lận đồng thời tất cả cán bộ phải nhận thức rõ nguy cơ, nguyên nhân và biện pháp phòng ngừa gian lận. Nguồn gốc của hành vi gian lận cần phải được nhận thức rõ, đó chính là áp lực, lợi ích, cơ hội và quan trọng là khả năng hợp lý hóa và thái độ trong công việc. Để kiểm soát gian lận nội bộ, chi nhánh cần triển khai các công cụ để kiểm soát và ngăn chặn hành vi gian lận nội bộ, cụ thể: (i) Phân chia công việc theo chức năng và nhiệm vụ, phân công các chốt kiểm soát trong quá trình thực hiện công việc, định kỳ luân chuyển cán bộ; (ii) xây dựng hệ thống cảnh báo sớm gian lận; (iii) sử dụng các công cụ kiểm soát từ hệ thống công nghệ thông tin; (iv) định kỳ rà soát hệ thống quy định và quy trình nội bộ để kịp thời phát hiện ra kẽ hở, sự thiếu rõ ràng trong việc áp dụng quy định trong thực tế.
Qua thực trạng rủi ro hoạt động tại chi nhánh giai đoạn 2014-2016, có thể thấy sai lỗi xảy ra nhiều nhất trong nghiệp vụ Tín dụng bảo lãnh, Quản lý
thông tin khách hàng, Chuyển tiền. Thêm vào đó, các sự cố rủi ro hoạt động chủ yếu phát sinh ở nghiệp vụ Thẻ. Đây là những nghiệp vụ tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro, gây thiệt hại cho cả ngân hàng và khách hàng. Do đó, chi nhánh cần phải quán triệt cán bộ tuân thủ đúng và đầy đủ tất cả các quy trình nghiệp vụ đồng thời phải có những giải pháp trọng tâm để giảm thiểu sai lỗi phát sinh ở các nghiệp vụ này.
* Đối với nghiệp vụ Tín dụng bảo lãnh.
- Bộ phận tác nghiệp quản trị tín dụng:
Bộ phận Quản trị tín dụng là đơn vị đầu mối thực hiện cập nhật các thông tin về tín dụng, bảo lãnh của khách hàng vào chương trình. Việc kiểm soát chặt chẽ của bộ phận quản trị tín dụng đóng vai trò then chốt trong việc giảm thiểu sai lỗi nghiệp vụ Tín dụng bảo lãnh.
Về kiểm soát hồ sơ, chứng từ: Ngay từ bước tiếp nhận hồ sơ từ các bộ phận quản lý khách hàng, các cán bộ quản trị tín dụng phải kiểm soát chặt chẽ hồ
sơ, chứng từ, đặc biệt là những hồ sơ không qua thẩm định của phòng Quản lý rủi ro. Hồ sơ chứng từ phải đầy đủ, hợp lệ, đã được thẩm định và được phê duyệt
đúng thẩm quyền. Việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận phải lập thành biên
bản, trong ghi rõ danh mục hồ sơ, thời gian giao nhận, có đầy đủ chữ ký bên giao, bên nhận. Thời gian xử lý hồ sơ và luân chuyển hồ sơ đến các bộ phận có liên quan phải tuân thủ theo quy định của Trụ sở chính và Chi nhánh để giảm thiểu rủi ro không kịp thời giải ngân, thu nợ của khách hàng.
- Bộ phận quản lý khách hàng:
Cán bộ quản lý khách hàng phải tăng cường hơn nữa công tác kiểm soát trước, trong và sau khi cho vay. Sai lỗi đã phát sinh trong nghiệp vụ Tín dụng bảo lãnh chủ yếu liên quan đến tài sản bảo đảm của khách hàng, vì vậy, các cán bộ quản lý khách hàng cần phối hợp với các đơn vị liên quan để rà soát lại toàn bộ các giao dịch bảo đảm, xử lý dứt điểm các tồn tại, nhất là các
tồn tại đã tiếp diễn trong một thời gian dài. Ngoài ra, việc kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay, tình hình tài chính của khách hàng cần phải tiến hành thường xuyên để kịp thời đẩy lùi nợ xấu phát sinh.
* Đối với nghiệp vụ Quản lý thông tin khách hàng
Tổ quản lý thông tin khách hàng thuộc phòng Quản trị tín dụng là đầu mối trong công tác quản lý thông tin khách hàng tại chi nhánh. Đơn vị này cần nâng cao hơn nữa tinh thần trách nhiệm để phát huy vai trò đầu mối của mình. Công tác kiểm soát, hậu kiểm CIF/SVS phải được triển khai theo đúng quy định thì mới có thể góp phần giảm thiểu sai lỗi.
Bên cạnh đó, bộ phận Quản lý rủi ro hoạt động cũng phải tăng cường tổ chức kiểm tra công tác khởi tạo, bổ sung, chỉnh sửa thông tin khách hàng tại chi nhánh. Việc kiểm tra phải được tiến hành hàng tháng hoặc đột xuất.
* Đối với nghiệp vụ Thẻ
Rủi ro gian lận trong hoạt động Thẻ và ngân hàng điện tử có xu hướng diễn biến phức tạp, thủ đoạn ngày càng tinh vi. Do đó, bên cạnh việc phát triển quy mô sản phẩm thẻ, chi nhánh cần đề cao việc kiểm soát, bảo đảm thực hiện đúng các quy định trên tất cả các khâu nghiệp vụ thẻ, nâng cao công nghệ quản lý thẻ, tăng cường phổ biến, truyền thông khách hàng nhận thức rõ về vai trò của việc bảo mật thông tin.
* Đối với nghiệp vụ Chứng khoán
Chi nhánh với đặc thù là Ngân hàng chỉ định thanh toán chứng khoán, với nhiều nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực chứng khoán như: đầu tư, thanh toán bù trừ chứng khoán, chứng khoán phái sinh, @security.. .và phục vụ rất nhiều công ty chứng khoán trên thị trường, giá trị từng giao dịch tương đối lớn (có giao dịch lên đến hàng nghìn tỷ đồng), tuy nhiên, công tác QLRR trong lĩnh vực này tại chi nhánh chưa có điều kiện mở rộng triển khai. Về cơ bản, chi nhánh chưa phát sinh sự cố RRHĐ nào liên quan đến lĩnh vực chứng
khoán, song trong thời gian tới, để ngăn ngừa RR có thể xảy ra, phòng QLRR cần nghiên cứu chuyên sâu hơn về lĩnh vực này để có những biện pháp QLRR thích hợp.