Một công việc có vai trò hết sức quan trọng trong quy trình QLRRHĐ là giai đoạn thu thập các dữ liệu rủi ro hoạt động từ nhiều nguồn khác nhau. Hai nguồn thông tin quan trọng đó là: các thông tin có tính vĩ mô, định hướng
và các nguồn thông tin nội bộ. Xây dựng cơ sở dữ liệu rủi ro hoạt động và dữ
liệu tổn thất phát sinh là yếu tố hàng đầu để thiết lập và triển khai hệ thống QLRRHĐ hiệu quả và tin cậy. Để làm được điều này, chi nhánh cần sớm chủ động triển khai xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, thông tin mạnh, đầy đủ, tin cậy và luôn được làm giàu để phục vụ công tác QLRR tại chi nhánh.
Hiện nay, tại chi nhánh, việc thu thập dữ liệu tổn thất phát sinh do RRHĐ gây ra chưa được triển khai chính thức. Dữ liệu tổn thất từ các sự cố rủi ro hoạt động phát sinh tại chi nhánh, chủ yếu lấy từ nguồn thông tin tổng hợp của các Ban/Trung tâm tại TSC cung cấp, do đó chưa phản ánh được tổn thất thực sự của chi nhánh. Tổn thất phát sinh của chi nhánh mới chỉ được biết đến chủ yếu do rủi ro trong hoạt động Thẻ, Kho quỹ.. .Một số sai lỗi gây tổn thất, do khó xác định được nguyên nhân, dẫn đến cán bộ của chi nhánh đã phải tự đền bù tổn thất vì chi nhánh chưa có quỹ dự phòng rủi ro hoạt động. Do đó, trong thời gian tới, Ban Lãnh đạo chi nhánh cần quan tâm giải quyết những tồn tại trên để đảm bảo quyền lợi cho cán bộ.
Hệ thống thông tin về RRHĐ cần được phân tách theo các lĩnh vực, nghiệp vụ, do cán bộ chuyên trách thực hiện để người sử dụng dễ dàng cập nhật và theo dõi. Các thông tin từ nguồn nội bộ phải được cập nhật triệt để, thường xuyên đảm bảo tính chính xác, liên tục theo chuỗi thời gian.
Tất cả các cá nhân/đơn vị phải chủ động rà soát và nhận diện và báo cáo kịp thời các dấu hiệu rủi ro, sai lỗi, tổn thất phát sinh tại đơn vị mình, đặc biệt
trong tình hình hiện nay công tác hậu kiểm chứng từ đã chuyển từ bộ phận hậu kiểm thuộc phòng Tài chính Kế toán sang bộ phận tác nghiệp trực tiếp. Đồng thời, tất cả các cán bộ phải cập nhật thường xuyên các thông tin, báo cáo đánh giá, phân tích về tình hình rủi ro hoạt động của BIDV và của các ngân hàng thương mại tại Việt Nam và trên thế giới. Các thông tin này rất hữu ích không chỉ đối với các cán bộ trực tiếp làm công tác QTRRHĐ tại phòng QLRR mà còn
đối với cả cán bộ đang công tác tại các bộ phận nghiệp vụ của BIDV.
Định kỳ, Ban QLRRTT&TN đã thực hiện tổng hợp, phân tích và cảnh báo thực trạng rủi ro hoạt động của các ngân hàng và rút ra các bài học kinh nghiệm đối với hệ thống BIDV. Các cá nhân/đơn vị cần tích cực truy cập trang thông tin nội bộ của BIDV hoặc chuyên trang của Ban QLRRTT&TN để tải và tra cứu dữ liệu. Trong chuyên trang của Ban QLRRTT&TN đã xây dựng thư viện tài liệu, quy trình, quy định, diễn đàn và chuyên mục hỏi/đáp để tất cả cán bộ BIDV có điều kiện trao đổi thông tin, học hỏi kinh nghiệm về RRHĐ trong toàn hệ thống. Các cán bộ của Ban QLRRTT&TN, đặc biệt là các cán bộ có kinh nghiệm, Lãnh đạo phòng đã thường xuyên tham gia giải đáp thắc mắc, trả lời câu hỏi của các chi nhánh. Do đó, Chi nhánh cần đẩy mạnh áp dụng kênh trao đổi thông tin này thay vì hình thức trao đổi bằng đường công văn để giảm thiểu thời gian, đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc.
Bên cạnh những dữ liệu lịch sử, hệ thống thông tin RRHĐ của chi nhánh cũng cần đưa ra cảnh báo sớm đối với những dấu hiệu RRHĐ, sự cố RRHĐ mới. Các dấu hiệu RRHĐ, sự cố RRHĐ mới phát sinh cần được đánh giá kỹ lưỡng về mực độ ảnh hưởng, khả năng phát sinh tại chi nhánh và có cảnh báo kịp thời đến tất cả các đơn vị nghiệp vụ.
Trong quá trình rà soát các báo cáo giao dịch nghi ngờ do Ban QLRRTT&TN cung cấp, cán bộ làm công tác QLRRHĐ tại phòng QLRR cũng cần xem xét tham khảo dữ liệu của các chi nhánh khác để cảnh báo cho
các đơn vị liên quan phòng tránh đối với các dấu hiệu rủi ro, giao dịch bất thường chưa phát sinh tại chi nhánh.
Công tác thu thập, phân tích, đánh giá và báo cáo quản lý rủi ro hoạt động sẽ thực sự đạt được hiệu quả cao với một chương trình ứng dụng được tích hợp nhiều tính năng như: có thể khai thác cơ sở dữ liệu tập trung phục vụ công tác thống kê, rà soát, tổng hợp dấu hiệu rủi ro chính, dữ liệu sai lỗi và giao dịch nghi ngờ của toàn hệ thống, chiết xuất được báo cáo tổng hợp đa chiều về tình hình rủi ro hoạt động của chi nhánh cũng như của toàn hệ thống.. .Do đó, bộ phận QLRRHĐ cần sớm phối hợp với Tổ Điện toán tại chi nhánh để nghiên cứu tìm ra giải pháp cho vấn đề này.
Thực tế hiện nay, sau khi thu thập, đánh giá dữ liệu RRHĐ toàn chi nhánh trong kỳ, bộ phận làm công tác QLRRHĐ của chi nhánh đầu mối tiến hành tổng hợp dữ liệu, phục vụ công tác báo cáo đánh giá thực trạng rủi ro hoạt động của chi nhánh đồng thời làm căn cứ đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ cá nhân/tập thể. Để các báo cáo tổng kết có chất lượng hơn, phòng QLRR cần đưa ra các tiêu chí thống nhất để có thể tổng hợp và so sánh với nhiều kỳ dữ liệu, đảm bảo tính khoa học của công tác thống kê, từ đó đánh giá chính xác thực trạng rủi ro hoạt động của chi nhánh trong từng mặt nghiệp vụ theo thời gian.