1.3.1. Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của VCHC trường đại học
1.3.1.1. Vai trò, chức năng của viên chức hành chính trường đại học
Đội ngũ viên chức hành chính trường đại học có vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của một trường đại học. Trong một trường đại học, ngoài đội ngũ giảng viên là những người làm công tác giảng dạy thì bên cạnh đó là đội ngũ viên chức hành chính. Đội ngũ VCHC có vai trò giúp cho lãnh đạo thực hiện chức năng quản lí của mình trong các hoạt động của nhà trường, họ là người trực tiếp thi hành các chính sách mà lãnh đạo đề ra để phát triển nhà trường. Đội ngũ VCHC là đội ngũ có
vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lí và góp phần không nhỏ tạo nên chất lượng chung của trường đại học.
Tùy thuộc vào chức vụ của viên chức hành chính để xác định chức năng khác nhau của đội ngũ VCHC:
− Đối với chức năng của viên chức được bổ nhiệm giữ chức vụ quản lí, họ có chức năng điều hành, thực hiện một hoặc một số công việc trong trường đại học. Viên chức quản lí ở đây có thể là Trưởng, Phó các phòng ban (không phải ngạch giảng viên). Họ có một số quyền hạn nhất định trong quá trình ra quyết định quản lí của lãnh đạo, có chức năng thực hiện nhiệm vụ quản lí nhất định trong quản lí trong trường đại học và có chuyên môn, nghiệp vụ để đáp ứng những đòi hỏi nhất định của công việc (có trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí việc làm, có khả năng tự lên kế hoạch, tự tổ chức thực hiện và tự kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc được giao).
− Viên chức hành chính làm công việc chuyên môn và phục vụ trong trường đại học có chức năng thi hành nhiệm vụ do viên chức quản lí trực tiếp chỉ đạo và tham mưu cho viên chức quản lí trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao.
1.3.1.2. Nhiệm vụ của viên chức hành chính trường đại học
VCHC làm việc trong trường đại học, đó là một môi trường giáo dục và VCHC cũng giống như là một nhà giáo. Vì vậy, họ phải ý thức được đầy đủ vai trò, chức năng của mình trong việc bảo đảm chất lượng giáo dục. Nhiệm vụ cụ thể VCHC trong trường đại học:
− Chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước,
− Thực hiện công việc hay nhiệm vụ được giao bảo đảm yêu cầu về thời gian và chất lượng,
− Phối hợp với đồng nghiệp trong thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ được giao; − Thường xuyên học tập nâng cao trình độ, kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ.
1.3.2. Yêu cầu về đội ngũ viên chức hành chính trường đại học
1.3.2.1. Số lượng đội ngũ VCHC trường đại học
Việc xác định chức danh nghề nghiệp (ngạch, bậc) phải tương ứng với vị trí việc làm và số lượng người làm việc. Số lượng đội ngũ viên chức hành chính trong trường đại học phải đáp ứng yêu cầu nhân lực của trường đại học đó. Trong một trường đại học, cần phải xem xét tỉ lệ giữa VCHC và viên chức giảng dạy theo tỉ lệ 1/4 có nghĩa là cứ 4 viên chức chuyên môn (giảng viên) thì có 1 viên chức hành chính. Số lượng VCHC phải cân đối, phù hợp vì họ là lực lượng phục vụ cho các hoạt động đào tạo và phát triển của một trường đại học.
Số lượng VCHC của Trường cần phải được xác định cho hiện tại và cả tương lai phù hợp với từng giai đoạn phát triển của nhà trường. Nhà trường cần có sự chuẩn bị một đội ngũ viên chức thay thế cho viên chức đến tuổi nghỉ hưu.
Số lượng VCHC phục thuộc vào vị trí việc làm của các cơ sở giáo dục đại học. Để thực hiện được điều này cần phải làm tốt các nhiệm vụ cụ thể sau: (1) Tuyển dụng bổ sung khi có nhu cầu đối với những người có đủ năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp làm viên chức; (2) Đào tạo, bồi dưỡng VCHC; (3) Bổ sung nhân sự kịp thời khi đội ngũ VCHC của trường có biến động về số lượng.
1.3.2.2. Cơ cấu đội ngũ VCHC trường đại học
Theo tinh thần của Nghị quyết 39/NQ-TW ngày 17/4/2015 của Ban Chấp
hành Trung ương Đảng về tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức theo ngạch, chức danh nghề nghiệp, vị trí việc làm và trình độ đào tạo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, bảo đảm cơ cấu phù hợp về nữ, người dân tộc thiểu số (Ban Chấp hành Trung ương Đảng, 2015).
Trường đại học là một đơn vị sự nghiệp công lập và cũng có chủ trương cơ cấu hợp lí đội ngũ viên chức của trường. Cơ cấu đội ngũ VCHC cần phải hợp lí giữa giới tính, độ tuổi và trình độ chuyên môn. Yêu cầu về cơ cấu đội ngũ VCHC là làm cho cơ cấu đó ngày càng trở nên hoàn thiện, phù hợp và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu, nhiệm vụ của nhà trường. Cơ cấu đội ngũ VCHC bao gồm tỷ lệ đạt chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng (chuyên môn, nghiệp vụ, lí luận chính trị, ngoại ngữ,
tin học …); tỷ lệ giới tính; tỷ lệ theo độ tuổi để đảm bảo tính kế thừa và phát triển. Phát triển về cơ cấu đội ngũ VCHC cần bám sát mục tiêu chiến lược phát triển của nhà trường, chiến lược phát triển của ngành, góp phần thực hiện mục tiêu phát triển kinh tế – xã hội của đất nước trong từng giai đoạn lịch sử cụ thể.
1.3.2.3. Chất lượng đội ngũ VCHC trường đại học
Chất lượng của đội ngũ VCHC trường đại học phải đạt yêu cầu, năng lực làm việc đáp ứng yêu cầu công việc phát triển của nhà trường. VCHC của trường đại học cũng phải có đầy đủ các chức trách, nhiệm vụ và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn theo các ngạch bậc theo Thông tư 11/2014/TT-BNV Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính.
a)Về trình độ
− Đối với viên chức ngạch chuyên viên cao cấp (mã ngạch 01.001)
Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với chuyên ngành đào tạo phù hợp với ngành, lĩnh vực công tác; Có bằng tốt nghiệp cao cấp lí luận chính trị; Có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lí nhà nước ngạch chuyên viên cao cấp; Có chứng chỉ ngoại ngữ với trình độ tương đương bậc 4 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam; Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
− Đối với viên chức ngạch chuyên viên chính (mã ngạch 01.002)
Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với chuyên ngành đào tạo phù hợp với ngành, lĩnh vực công tác; Có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lí nhà nước ngạch chuyên viên chính; Có chứng chỉ ngoại ngữ với trình độ tương đương bậc 3 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT- BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vị trí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc; Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt
chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
− Đối với viên chức ngạch chuyên viên (mã ngạch 01.003)
Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên với chuyên ngành đào tạo phù hợp với ngành, lĩnh vực công tác; Có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lí nhà nước ngạch chuyên viên; Có chứng chỉ ngoại ngữ với trình độ tương đương bậc 2 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vị trí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc; Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
− Đối với viên chức ngạch cán sự (mã ngạch 01.004)
Có bằng tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng trở lên với chuyên ngành đào tạo phù hợp với yêu cầu vị trí việc làm; Có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lí nhà nước ngạch cán sự; Có chứng chỉ ngoại ngữ với trình độ tương đương bậc 1 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam; Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin.
− Đối với viên chức ngạch nhân viên (mã ngạch 01.005)
Tốt nghiệp trình độ Trung cấp nghề trở lên với chuyên ngành đào tạo phù hợp với yêu cầu vị trí việc làm. Trừ trường hợp là lái xe phải có bằng lái được cơ quan có thẩm quyền cấp; Có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ liên quan đến các công việc được giao nếu nhiệm vụ hoặc vị trí việc làm có yêu cầu.
b)Về năng lực
− Đối với viên chức ngạch chuyên viên cao cấp (mã ngạch 01.001)
Nắm vững và am hiểu sâu sắc chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước; định hướng phát triển, chiến lược, chính sách của ngành, lĩnh vực đang làm việc; Nắm vững và am hiểu hệ thống các kiến thức quản lí hành chính nhà nước, quản lí nhà nước về ngành, lĩnh vực và các quy định của pháp luật về chế độ công vụ, công chức; Nắm vững tình hình và xu thế phát triển ngành, lĩnh vực công tác trong nước và thế giới; tổ chức nghiên cứu phục vụ quản lí và xử lí thông tin quản lí; Có năng lực đề xuất, tham mưu hoạch định chính sách, chủ trì xây dựng các dự án luật, pháp lệnh, đề án, chương trình gắn với chuyên môn nghiệp vụ của ngành, lĩnh vực công tác để trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định; Thành thạo và làm chủ các kỹ năng soạn thảo, thuyết trình, bảo vệ và tổ chức thực hiện để xây dựng và triển khai các dự án, đề án, chương trình liên quan đến công tác quản lí nhà nước; Có năng lực phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa và đề xuất được các phương pháp để hoàn thiện hoặc giải quyết các vấn đề thực tiễn đang đặt ra thuộc phạm vi quản lí theo ngành, lĩnh vực hoặc địa phương; Có năng lực tổ chức chỉ đạo thực hiện việc ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để cải tiến và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác trong ngành, lĩnh vực hoặc địa phương; Đối với công chức dự thi nâng ngạch chuyên viên cao cấp thì phải là người đã chủ trì xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành được ít nhất 02 (hai) văn bản quy phạm pháp luật hoặc đã chủ trì nghiên cứu, xây dựng ít nhất 02 (hai) đề tài, đề án, chương trình nghiên cứu khoa học cấp bộ, ngành được nghiệm thu đạt yêu cầu hoặc chủ trì xây dựng ít nhất 02 (hai) đề tài, đề án, chương trình chuyên ngành hoặc tổng hợp về kinh tế, văn hóa, xã hội cấp tỉnh được cấp có thẩm quyền đánh giá đạt yêu cầu; Có kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, công vụ hoặc trong hoạt động lãnh đạo, quản lí. Công chức dự thi nâng ngạch chuyên viên cao cấp phải có thời gian giữ ngạch chuyên viên chính hoặc tương đương từ đủ 5 năm trở lên (60 tháng), trong đó thời gian giữ ngạch chuyên viên chính tối thiểu 2 năm (24 tháng).
− Đối với viên chức ngạch chuyên viên chính (mã ngạch 01.002)
Nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng và pháp luật của Nhà nước; hệ thống chính trị, hệ thống tổ chức các cơ quan nhà nước, chế độ công vụ, công chức và các kiến thức, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ thuộc ngành, lĩnh vực quản lí; Chủ trì, tổ chức xây dựng hoàn thiện thể chế; chủ trì xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện; xây dựng các đề án, dự án, chương trình công tác; đánh giá tác động về kinh tế, xã hội đối với các chính sách chuẩn bị ban hành; Thành thạo kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính theo đúng thể thức, quy trình, thủ tục và thẩm quyền; trình bày và bảo vệ được các ý kiến, nội dung đề xuất; giải quyết tốt các nhiệm vụ được giao theo dõi, quản lí; Tổ chức hướng dẫn, thực hiện chế độ, chính sách, các quy định về quản lí nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực hoặc địa phương đang công tác; thực hiện, đề xuất các biện pháp kiểm tra, đánh giá; Tổ chức phối hợp, tổ chức kiểm tra, tổng kết thực thi chính sách theo ngành, lĩnh vực hoặc địa phương; Nắm được tình hình và xu thế phát triển ngành, lĩnh vực công tác trong nước và thế giới; tổ chức nghiên cứu phục vụ quản lí và xử lí thông tin quản lí; Đối với công chức dự thi nâng ngạch chuyên viên chính thì phải là người đã chủ trì xây dựng ít nhất 01 (một) văn bản quy phạm pháp luật hoặc chủ trì nghiên cứu, xây dựng ít nhất 01 (một) đề tài, đề án, dự án, chương trình nghiên cứu khoa học cấp Bộ, ngành hoặc cấp tỉnh, cấp huyện được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc nghiệm thu và đánh giá đạt yêu cầu; Có kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, công vụ hoặc trong hoạt động lãnh đạo, quản lí. Công chức dự thi nâng ngạch chuyên viên chính phải có thời gian giữ ngạch chuyên viên hoặc ngạch tương đương từ 5 năm (60 tháng) trở lên, trong đó thời gian giữ ngạch chuyên viên tối thiểu 3 năm (36 tháng).
− Đối với viên chức ngạch chuyên viên (mã ngạch 01.003)
Nắm vững các quy định của pháp luật, chế độ chính sách của ngành, lĩnh vực và các kiến thức cơ bản về lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ được giao; Hiểu rõ các mục tiêu và đối tượng quản lí, hệ thống các nguyên tắc và cơ chế quản lí của nghiệp vụ thuộc phạm vi được giao; hiểu được những vấn đề cơ bản về khoa học tâm lí, khoa học quản lí; tổ chức khoa học quản lí; Nắm rõ quy trình xây dựng các phương
án, kế hoạch, các quyết định cụ thể và có kiến thức am hiểu về ngành, lĩnh vực được giao; có kỹ năng soạn thảo văn bản và thuyết trình các vấn đề được giao nghiên cứu, tham mưu; Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất, cải tiến nghiệp vụ quản lí; có năng lực làm việc độc lập hoặc phối hợp theo nhóm; có năng lực triển khai công việc bảo đảm tiến độ, chất lượng và hiệu quả; Am hiểu thực tiễn, kinh tế - xã hội về công tác quản lí đối với lĩnh vực được giao; nắm được xu hướng phát triển của ngành, lĩnh vực ở trong nước; Công chức dự thi nâng ngạch chuyên viên thì phải có thời gian giữ ngạch cán sự hoặc tương đương tối thiểu là 3 năm (36 tháng). Trường hợp đang giữ ngạch nhân viên thì thời gian giữ ngạch nhân viên hoặc tương đương tối thiểu là 5 năm (60 tháng).
− Đối với viên chức ngạch cán sự (mã ngạch 01.004)
Nắm được các nguyên tắc, chế độ, thể lệ, thủ tục và các hướng dẫn nghiệp vụ,