3.2.1. Nâng cao nhận thức về vai trò, nhiệm vụ và phát triển năng lực nghề
nghiệp của VCHC
3.2.1.1. Mục đích của biện pháp
Nhận thức có vai trò rất quan trọng trong các hoạt động của con người. Nhận thức có khả năng chi phối đến hành động của con người. Vì vậy, nâng cao nhận thức hướng con người có nhận thức đúng và hành động phù hợp hơn. Nâng cao nhận thức của CBQL và VCHC về vai trò nhiệm vụ và phát triển năng lực nghề nghiệp nhằm giúp đội ngũ VCHC ý thức được trách nhiệm của mình, chủ động và sáng tạo trong công việc, có nhận thức họ sẽ biết vai trò của mình ảnh hưởng đến sự phát triển của nhà trường để từ đó họ có ý thức học tập để phát triển nghề nghiệp của mình.
3.2.1.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Nội dung của biện pháp này là nâng cao nhận thức của CBQL và VCHC về vai trò, nhiệm vụ của mình, ý thức được trách nhiệm của mình để chủ động trong công việc, tổ chức thực hiện công việc, tự kiểm tra và đánh giá được công việc của mình để phát huy năng lực nghề nghiệp một cách có hiệu quả. CBQL xây dựng niềm tin cho đội ngũ VCHC, phải làm cho họ thấy được vai trò quan trọng của mình trong sự phát triển của nhà trường để từ đó giúp VCHC chủ động nhận thức được vai trò, nhiệm vụ của mình mà phát huy hết khả năng trong công việc.
Cách thức thực hiện biện pháp gồm:
− Tuyên truyền về tầm quan trọng của đội ngũ VCHC
Thông qua các buổi họp giao ban, các hội nghị cán bộ viên chức, sinh hoạt chi bộ họp các đơn vị… CBQL cần phải tuyên truyền và làm rõ vai trò của đội ngũ VCHC trong trường đại học. CBQL phải cho VCHC biết được ảnh hưởng của VCHC đến hoạt động dạy và học trong nhà trường như thế nào. Họ là cầu nối giữa lãnh đạo nhà trường với giảng viên, sinh viên của trường và có vai trò rất quan trọng trong việc dạy và học ở nhà trường.
− Phổ biến các văn bản về nhiệm vụ, tiêu chuẩn trình độ đào tạo, bồi dưỡng và năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của VCHC
Nhà trường phải xây dựng được quy chế, quy định nhiệm vụ của đội ngũ VCHC. Các văn bản của Bộ Giáo dục, các văn bản của Ủy ban Nhân dân TP. HCM và văn bản của nhà trường. Lãnh đạo đơn vị thông qua các cuộc họp của đơn vị phổ biến các văn bản về nhiệm vụ của VCHC cho họ biết được tiêu chuẩn về trình độ của mình để họ biết mình còn thiếu hụt những kiến thức gì để đăng ký đi bồi dưỡng hoặc tự bồi dưỡng cho bản thân.
− Xây dựng kế hoạch phát triển năng lực nghề nghiệp của đội ngũ VCHC
Nhà trường phải có kế hoạch phát triển năng lực nghề nghiệp của đội ngũ VCHC từ đầu mỗi năm học và gửi văn bản về cho các đơn vị trong trường. Trưởng đơn vị sẽ thăm dò nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng của VCHC trong đơn vị mình và đề xuất lĩnh vực nghề nghiệp của viên chức trong đơn vị cần bồi dưỡng với nhà trường. Kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của đơn vị và thông qua ý kiến của tập thể sau đó Trưởng đơn vị tổng hợp và đề xuất với nhà trường qua phòng Tổ chức – Hành chính.
− Nâng cao trách nhiệm, ý thức tự rèn luyện, bồi dưỡng nghề nghiệp của VCHC
Để nâng cao trách nhiệm, ý thức của VCHC thì công tác giáo dục, kiểm tra đánh giá, khen thưởng, khiển trách đối với VCHC phải thực hiện một cách thường xuyên, liên tục. CBQL cần phải thay đổi nhận thức cho đội ngũ này theo hướng tăng cường tính chủ động trong công việc cho đội ngũ VCHC, đó là thay đổi tư duy “chờ việc” từ CBQL của đội ngũ VCHC, mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí việc làm, đồng thời thay đổi tư duy thể hiện vai trò quản lí của CBQL qua việc giao từng việc cụ thể cho VCHC. CBQL phải tạo điều kiện cho VCHC tham gia ý kiến và giao việc về các lĩnh vực công tác. Từ đó, họ sẽ có ý thức đầy đủ trách nhiệm của mình để tự rèn luyện, bồi dưỡng kiến thức nghề nghiệp mà họ còn thiếu hụt.
− Tăng cường vai trò, trách nhiệm của CBQL đối với hoạt động quản lí đội
CBQL phải nắm được công việc của đơn vị và khả năng thực hiện công việc của mỗi VCHC, có trách nhiệm động viên và giúp VCHC hiểu rằng chính bản thân VCHC phải chủ động trong công việc, tự lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và tự kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc được phân công. CBQL có trách nhiệm đánh giá chất lượng công việc của từng cá nhân trong từng đơn vị.
3.2.2. Đổi mới quy trình tuyển dụng VCHC theo vị trí việc làm
3.2.2.1. Mục đích của biện pháp
Tuyển dụng và sử dụng đội ngũ VCHC trong trường đại học có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo được yêu cầu tuyển được “đúng người”, bố trí “đúng việc” theo đúng tiêu chuẩn vị trí việc làm. Kết quả điều tra thực trạng cũng cho thấy, công tác tuyển dụng và sử dụng chưa theo tiêu chuẩn vị trí việc làm. Bên cạnh đó, mức độ thỏa mãn về công tác tuyển dụng và sử dụng của đội ngũ VCHC ở Trường ĐHSP TP. HCM cũng chưa cao. Đổi mới quy trình tuyển dụng VCHC theo vị trí việc làm nhằm đảm bảo được yêu cầu tuyển được “đúng người”, bố trí “đúng việc” theo đúng tiêu chuẩn vị trí việc làm để nâng cao hơn nữa sự đóng góp của đội ngũ này và tăng mức độ thỏa mãn của đội ngũ VCHC. Vì vậy, việc tuyển dụng và sử dụng đội ngũ VCHC theo vị trí việc làm là hết sức cần thiết.
3.2.2.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Xây dựng quy trình tuyển dụng hợp lí, đảm bảo tuyển đúng người theo đúng vị trí việc làm. Quy trình tuyển dụng phải được thiết lập từ khâu xác định nhu cầu đến các tiêu chuẩn tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng phải được thống nhất hợp lí.
Cách thức thực hiện biện pháp gồm:
− Xác định nhu cầu tuyển dụng VCHC phù hợp điều kiện đơn vị và nhà trường
Nhà trường và lãnh đạo các đơn vị cần rà soát trong đơn vị và trong toàn trường để xem xét vị trí nào thiếu, vị trí nào thừa. Nếu thiếu thì tuyển thêm, nếu thừa thì điều tiết giữa các bộ phận trong đơn vị. Trước đây, nhà trường tuyển dụng theo biên chế của từng đơn vị thì phải chuyển sang tuyển dụng theo vị trí việc làm, xác định đơn vị cần những vị trí nào để bổ sung cho hợp lí. Việc tuyển dụng phải căn cứ qui mô phát triển của nhà trường và chất lượng đội ngũ hiện có. Nhu cầu
tuyển dụng VCHC dựa trên số lượng vị trí việc làm hiện có so với số lượng vị trí việc làm đã được phê duyệt.
− Xây dựng và thống nhất tiêu chuẩn, tiêu chí tuyển dụng rõ ràng, minh bạch,
cụ thể phù hợp đặc thù đơn vị và nhà trường
Khi tuyển dụng, nhà trường cần xây dựng các tiêu chuẩn về trình độ, năng lực, đạo đức của vị trí cần tuyển dụng để tìm được ứng viên phù hợp và nguồn tuyển dụng giúp trường tuyển được viên chức phù hợp với vị trí việc làm cần tuyển. Việc tuyển dụng phải được công khai, minh bạch trong đơn vị và trong toàn trường. Các tiêu chuẩn dựa trên tiêu chuẩn ngạch viên chức theo Thông tư 11/2014/TT- BNV Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính. Tuy nhiên, Trường cần có những tiêu chuẩn riêng của Trường phù hợp với đặc thù của Trường ĐHSP TP. HCM và công việc đặc thù của từng đơn vị trong nhà trường.
Về phẩm chất: VCHC của Trường phải có phẩm chất đạo đức tốt, nhận thức đúng đắn và lập trường tư tưởng chính trị vũng vàng; chấp hành chủ trương, đường lối và quy chế, quy định của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Giữ gìn đạo đức và lối sống lành mạnh; chống quan liêu, tham nhũng, lãng phí và những biểu hiện tiêu cực khác; Có tinh thần học tập nâng cao trình độ; tính trung thực, ý thức tổ chức kỷ luật; tinh thần tự phê bình và phê bình; thái độ thực hiện công việc tận tình, hoàn thành nhiệm vụ được giao thể hiện được đạo đức và trách nhiệm trong công việc: không lợi dụng danh nghĩa, quyền hạn để mưu cầu lợi ích cá nhân; trung thực báo cáo thông tin đến CBQL và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp để cùng nhau hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị; thể hiện trách nhiệm trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn thực hiện công việc và chí khắc phục những mặt còn hạn chế của bản thân để nâng cao hiệu quả công việc; tự nhận trách nhiệm khi không đạt được kết quả tiêu chuẩn thực hiện công việc xứng đáng là một viên chức làm việc trong môi trường giáo dục.
Về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ: Năng lực chuyên môn, nghiệp vụ là những kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể cần thiết để giúp viên
chức hành chính trong trường ĐHSP TPHCM thực hiện tốt công việc theo từng vị trí việc làm cụ thể, bao gồm:
− VCHC của Trường phải thể hiện được kiến thức và kỹ năng cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực công tác như: Chủ động trong công việc, tự quản lí được công việc, tự xây dựng được kế hoạch, tổ chức thực hiện công việc được phân công một cách khoa học đảm bảo đúng thời gian. Có khả năng tự kiểm tra, đánh giá được hiệu quả công việc được phân công.
− Soạn thảo được văn bản: hiểu được các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
− Thể hiện được khả năng giao tiếp tốt: có thái độ lịch sự, hòa nhã, giao tiếp một cách tự tin, linh động với tổ chức, đơn vị, cá nhân trong quá trình tổ chức, xử lí. công việc trong và ngoài nhà trường.
− Sử dụng được công nghệ thông tin (CNTT) theo chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông, cụ thể như sau: sử dụng máy tính cơ bản, xử lí văn bản cơ bản, sử dụng bảng tính cơ bản, sử dụng trình chiếu cơ bản, sử dụng Internet cơ bản…
− Sử dụng được ngoại ngữ theo bậc 2 (A2) theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Bộ GD&ĐT về việc ban hành Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam: có thể hiểu được các câu và cấu trúc được sử dụng thường xuyên liên quan đến nhu cầu giao tiếp cơ bản;
− Vận dụng được những đường lối, chính sách chung, phương hướng chủ trương, chính sách của ngành, của đơn vị trong việc thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của mình.
− Xây dựng và thống nhất quy trình tuyển dụng hợp lí, theo đúng tiêu chuẩn
vị trí việc làm
Việc tuyển dụng viên chức phải có kế hoạch, lãnh đạo đơn vị trực tiếp phải rà soát trong đơn vị mình để biết được số lượng viên chức cần tuyển, những vị trí nào cần tuyển dụng. Việc tuyển dụng bổ sung cần có thời gian tuyển trước 6 tháng hoặc
1 năm để viên chức có thể quen việc và được hướng dẫn tập sự mới có thể thực hiện nhiệm vụ tốt.
Trước đây, Trường ĐHSP TP. HCM tuyển dụng theo Quy chế tuyển dụng, ký kết hợp đồng làm việc đối với viên chức ban hành theo Quyết định số 1849/QĐ- ĐHSP ngày 15/9/2014 của Hiệu trưởng. Quy trình tuyển dụng chưa được cụ thể bằng tuyển dụng theo vị trí việc làm. Vì vậy đổi mới quy trình tuyển dụng theo vị trí việc làm phải bao gồm các bước: Xác định nhu cầu tuyển dụng theo vị trí việc làm của từng đơn vị; Thông báo tuyển dụng dựa trên các tiêu chuẩn vị trí việc làm của các đơn vị; Tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí việc làm mà đơn vị cần tuyển dụng; Thông báo tuyển dụng trên website của Trường về tiêu chuẩn, điều kiện, số lượng cần tuyển cho từng vị trí việc làm; Tổ chức thực hiện tuyển dụng bằng thi tuyển hoặc xét tuyển theo đúng vị trí việc làm và thông báo kết quả tuyển dụng công khai trên trang web của Trường.
− Ưu tiên tuyển chọn VCHC đáp ứng tốt tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi
dưỡng
Trong số các hồ sơ ứng tuyển, người tuyển dụng phải lựa chọn ra đúng tiêu chuẩn trình độ của vị trí việc làm cần tuyển dụng, đáp ứng được công việc để tránh sự lãng phí phải bồi dưỡng sau khi tuyển dụng. Ưu tiên tuyển chọn ứng viên có đủ tiêu chí về chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp thông qua việc xét hồ sơ ứng tuyển và phỏng vấn.
Tiêu chuẩn trình độ, phẩm chất, năng lực nghề nghiệp đã được xác định ở nội dung xây dựng tiêu chuẩn, tiêu chí tuyển dụng VCHC. Ưu tiên tuyển chọn VCHC có trình độ từ Thạc sĩ trở lên, đúng chuyên môn đào tạo của một số ngành như: Quản lí Giáo dục, Kế toán – Kiểm toán, Thư viện – Thông tin, Công nghệ Thông tin…Thông qua kiểm tra hồ sơ và phỏng vấn, thi tuyển, cần ưu tiên tuyển chọn những ứng viên có kiến thức và kỹ năng cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực công tác như và thể hiện sự chủ động trong công việc, tự quản lí được công việc, tự xây dựng được kế hoạch, tổ chức thực hiện công việc được phân công một cách khoa học.
− Tiến hành thử việc VCHC được tuyển chọn căn cứ theo vị trí công việc
Ứng viên được tuyển dụng phải được thử việc với đúng vị trí công việc cần tuyển. Thời gian thử việc đối với viên chức theo quy định chế sử dụng công chức, viên chức là 02 tháng. Sau khi thử việc, CBQL của đơn vị là người đánh giá hiệu quả công việc để xác định có tuyển dụng ứng viên đó vào làm việc trở thành viên chức của Trường hay không.
− Phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị cần tuyển dụng và Phòng Tổ chức – Hành
chính
Việc tuyển dụng phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa 2 đơn vị này. Đơn vị cần tuyển ứng viên phải đưa ra tiêu chuẩn, vị trí cần tuyển để phòng Tổ chức – Hành chính đăng thông báo và tìm ứng viên phù hợp với yêu cầu của đơn vị sử dụng lao động.
Tất cả hồ sơ xin về trường công tác gửi trực tiếp về phòng Tổ chức – Hành chính và do chuyên viên phụ trách công tác này nhận xử lí. Chỉ nhận hồ sơ đủ điều kiện và tiêu chuẩn theo quy định. Trước khi thi tuyển hay xét chọn, lãnh đạo đơn vị có nhu cầu tuyển dụng đến xem xét hồ sơ tại phòng Tổ chức – Hành chính để cùng thống nhất danh sách cụ thể.
− Kết quả tuyển dụng được công bố công khai, minh bạch trên Website của Trường
Sau khi tuyển dụng, kết quả tuyển dụng được công bố rộng rãi trên trang thông tin của Trường và đến các đơn vị để các đơn vị trong toàn trường nắm được thông tin một cách công khai, minh bạch.
3.2.3. Sử dụng đội ngũ VCHC một cách hiệu quả
3.2.3.1. Mục đích của biện pháp
Sử dụng đội ngũ VCHC một cách hiệu quả nhằm bố trí, phân công VCHC “đúng việc” theo đúng tiêu chuẩn vị trí việc làm để mỗi VCHC có thể phát huy hết khả năng của mình để cống hiến cho nhà trường. Ngoài ra, biện pháp này còn giúp nhà trường sắp xếp, bố trí được công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của VCHC, giúp VCHC sử dụng tốt các năng lực cá nhân để thực hiện công việc; xây dựng được hệ thống đánh giá công bằng, chính xác dựa trên tiêu chuẩn vị trí việc
làm và tiêu chuẩn thực hiện công việc (kết quả thực hiện công việc)…; xác định được nội dung, kiến thức, kỹ năng cần được đào tạo, bồi dưỡng nhằm phục vụ công