1.4.2.1. Quy hoạch đội ngũ viên chức hành chính trường đại học
Theo Từ điển Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học xuất bản năm 1998 định nghĩa: “Quy hoạch là sự bố trí, sắp xếp toàn bộ theo một trình tự hợp lí trong từng thời gian làm cơ sở cho việc lập kế hoạch dài hạn” (Viện Ngôn ngữ học, 1998).
Quy hoạch đội ngũ VCHC ở trường đại học là kế hoạch tổng thể, dài hạn về đội ngũ viên chức hành chính có triển vọng đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo, quản lí và kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, luân chuyển, bố trí, sử dụng số viên chức đó theo quy hoạch. Quy hoạch đội ngũ VCHC ở trường đại học là một trong những khâu then chốt, nhằm đảm bảo nhu cầu nhân sự luôn được đáp ứng một cách thỏa đáng cho nhà trường. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và dự báo quy mô đào tạo của trường, nhu cầu nhân sự của từng đơn vị cụ thể, các quy định về cơ cấu trình độ, học hàm, học vị để tiến hành quy hoạch đội ngũ VCHC nhằm đảm bảo ổn định và phát triển của tổ chức.
Quy hoạch đội ngũ viên chức giúp cho nhà trường xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của nhà trường, chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực. Việc quy hoạch đội ngũ VCHC giúp cho nhà trường thấy rõ được phương hướng, cách thức quản lí nguồn nhân lực của đơn vị mình để đảm bảo cho nhà trường có được đội ngũ viên chức đúng người đúng việc. Thừa viên chức sẽ làm tăng kinh phí ngân sách của trường, thiếu viên chức thì sẽ không đáp ứng được yêu cầu hoạt động đào tạo và phát triển của nhà trường. Đây là một quá trình giúp cho nhà trường biết chắc họ có đủ số lượng VCHC cần thiết ở đúng vị trí và đúng lúc hay không, đó
phải là những con người có khả năng hoàn thành nhiệm vụ một cách có hiệu quả, nhằm giúp cho nhà trường đạt mục tiêu chung.
Nội dung quy hoạch đội ngũ VCHC ở trường đại học là một quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu về đội ngũ viên chức cần thiết cho nhà trường đồng thời đưa ra các chính sách, các chương trình, mục tiêu hoạt động đảm bảo cho nhà trường có đủ số lượng viên chức hành chính với các phẩm chất, năng lực, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc đạt năng suất và hiệu quả cao nhất. (Trần Kim Dung, 2015).
Nội dung quy hoạch đội ngũ VCHC ở trường đại học gồm: − Xác định căn cứ khoa học để quy hoạch đội ngũ VCHC; − Đánh giá thực trạng đội ngũ VCHC theo đơn vị;
− Xác định mục tiêu, nội dung quy hoạch đội ngũ VCHC theo đơn vị về số lượng, cơ cấu, chất lượng theo vị trí việc làm trong từng đơn vị;
− Lựa chọn các biện pháp thực hiện quy hoạch đội ngũ VCHC; − Xác định các nguồn lực để phát triển đội ngũ VCHC;
− Lập các loại kế hoạch phát triển đội ngũ VCHC theo số lượng và chất lượng − Xem xét, bổ sung, điều chỉnh quy hoạch đảm bảo tính khoa học và thực tiễn.
1.4.2.2. Tuyển dụng, sử dụng đội ngũ viên chức hành chính ở trường đại học
a)Về tuyển dụng đội ngũ viên chức hành chính ở trường đại học
Tuyển dụng là việc lựa chọn người có phẩm chất, trình độ và năng lực vào làm viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập (theo Điều 3, Luật Viên chức, 2010). Tuyển dụng đội ngũ VCHC là một quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người tham gia tuyển dụng vào làm việc trong trường đại học.
Việc tuyển dụng VCHC phải căn cứ vào nhu cầu công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và quỹ tiền lương của trường đại học. Tuyển dụng đội ngũ VCHC là một trong những nội dung quan trọng của quản lí đội ngũ VCHC. Để lựa chọn được những ứng viên ưu tú nhất, các trường đại học phải thực hiện công khai kế hoạch tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng với
các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ; vị trí công tác, chế độ ưu tiên; thời gian, địa điểm dự tuyển… với nhiều hình thức tuyển dụng đa dạng.
Quá trình tuyển dụng là khâu quan trọng trong việc quản lí nhân sự của nhà trường. Tuyển dụng đội ngũ VCHC nhằm giúp cho nhà trường ra các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quá trình tuyển dụng tốt sẽ giúp cho nhà trường có được một đội ngũ VCHC có trình độ chuyên môn, năng lực phù hợp với sự phát triển của nhà trường trong tương lai. Điều này còn giúp cho nhà trường giảm được các chi phí phải tuyển chọn lại, đào tạo lại trong quá trình thực hiện công việc.
Để chuẩn bị tuyển dụng VCHC, CBQL cần phải nghiên cứu các loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nước liên quan tới tuyển dụng viên chức. Đối với VCHC, việc tuyển dụng cũng tuân thủ theo các nguyên tắc tuyển dụng được quy định tại Điều 21, Luật Viên chức. Nội dung tuyển dụng bao gồm:
− Xác định các vị trí việc làm cần bổ sung của đơn vị;
− Xác định nhu cầu về số lượng, chất lượng VCHC đối với từng vị trí công việc. Việc tuyển dụng được quy định tại Điều 20 đến Điều 24 của Luật Viên chức, theo đó, căn cứ vào nhu cầu công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp;
− Xây dựng các tiêu chuẩn về trình độ, năng lực đối với VCHC cho từng vị trí. Cơ sở của tuyển dụng là bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện;
− Xây dựng kế hoạch tuyển dụng đáp ứng nhu cầu đơn vị;
− Thông báo tuyển dụng VCHC công khai, rõ ràng: Nhà trường phải ra thông báo tuyển dụng. Thông tin của thông báo tuyển dụng phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy cho ứng cử viên về tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ và giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển dụng và nội dung tuyển dụng. Thông báo tuyển dụng phải được đăng tải công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng.
− Thành lập hội đồng tuyển dụng VCHC: Trường thành lập Hội đồng tuyển dụng VCHC và tiến hành tổ chức thi tuyển, xét tuyển đối với VCHC theo đúng quy trình theo quy định của trường đại học.
− Tiến hành thi tuyển, xét tuyển đối với VCHC theo đúng quy trình tuyển dụng;
− Việc tuyển dụng VCHC của Trường có sự phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị cần tuyển dụng và Phòng quản lí nhân sự.
− Kết quả tuyển dụng được công bố công khai, minh bạch trên Website của Trường.
Sau khi thực hiện các bước trên, khi cả hai bên đều đạt được những yêu cầu thì sẽ ký kết hợp đồng lao động và ra quyết định tiếp nhận ứng cử viên.
b)Về sử dụng đội ngũ VCHC ở trường đại học:
Trong một trường đại học, việc phân công, sử dụng VCHC hợp lí, đúng người, đúng việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự nâng cao chất lượng đào tạo và sự phát triển của nhà trường, hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học, hoàn thành chiến lược, sứ mạng của nhà trường. Ngược lại, nếu không đúng chỗ, không hợp lí thì mục tiêu của nhà trường sẽ khó thành công. Sử dụng đội ngũ là việc phân công, phân nhiệm trong nội bộ một đơn vị sao cho đảm bảo được yêu cầu “đúng người”, “đúng việc”, “đúng chỗ” và “đúng lúc” (Nguyễn Thị Mỹ Lộc, 2012).
Sử dụng đội ngũ VCHC ở trường đại học là việc bố trí, phân công nhiệm vụ cho VCHC trong trường đại học sao cho đội ngũ VCHC có thể phát huy hết tất cả năng lực, phẩm chất của mình vào vị trí công việc thích hợp nhất đảm bảo cho sự phát triển của nhà trường.
Nội dung của sử dụng đội ngũ VCHC ở trường đại học theo điều 25 Nghị định Số 29/2012/NĐ-CP ngày 12/4/2012 về tuyển dụng, sử dụng và quản lí viên chức “Việc phân công nhiệm vụ cho viên chức phải bảo đảm phù hợp với chức danh nghề nghiệp, chức vụ quản lí được bổ nhiệm và yêu cầu của vị trí việc làm” (Chính phủ, 2012). Theo đó, nội dung sử dụng đội ngũ VCHC bao gồm:
− Xây dựng bản mô tả công việc cho VCHC;
− Phân công nhiệm vụ cho VCHC theo bản mô tả công việc phải bảo đảm phù hợp năng lực của VCHC và yêu cầu của vị trí việc làm mà VCHC được tuyển dụng; − Cử chuyên viên có kinh nghiệm, năng lực hướng dẫn tập sự cho VCHC mới được tuyển dụng;
− Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cũng như các chế độ, chính sách đối với viên chức, tạo điều kiện tốt nhất cho VCHC phát huy tối đa năng lực của mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao;
− Phát huy năng lực, tính chủ động, sáng tạo của VCHC trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
− Điều động, luân chuyển viên chức đúng với năng lực, sở trường của VCHC; − Động viên khích lệ VCHC trong quá trình thực hiện công việc;
− Hỗ trợ, giúp đỡ kịp thời cho VCHC trong quá trình thực hiện công việc.
1.4.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ viên chức hành chính
Đào tạo là hình thành kiến thức, kỹ năng, thái độ chuyên môn, nghề nghiệp
bằng một quá trình giảng dạy, huấn luyện có hệ thống theo chương trình qui định với những chuẩn mực nhất định. Bồi dưỡng là các hoạt động bồi bổ, làm tăng thêm trình độ hiện có về kiến thức, kỹ năng, thái độ nhằm giúp cho cán bộ, viên chức thực hiện công việc đạt kết quả tốt hơn. Đào tạo, bồi dưỡng VCHC là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng đội ngũ VCHC, là một trong những điều kiện quyết định để nhà trường có thể tồn tại và phát triển đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục như hiện nay. Vì vậy công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ VCHC cần phải thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch.
Mục tiêu của đào tạo, bồi dưỡng nhằm cập nhật kiến thức, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng và phương pháp thực hiện nhiệm vụ được giao; Đào tạo góp phần xây dựng đội ngũ viên chức có đạo đức nghề nghiệp, có đủ trình độ và năng lực chuyên môn đảm bảo chất lượng của hoạt động nghề nghiệp. Công tác đào tạo, bồi dưỡng sẽ đẩy mạnh sự phát triển về chuyên môn, nghiệp vụ của tất cả viên chức, nâng cao chất lượng phục vụ các hoạt động trong nhà trường. Đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của nhà trường, là điều kiện quyết định để nhà trường đứng vững, đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo dục.
Nội dung của đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ VCHC ở trường đại học được quy định tại Điều 33, 34, 35 của Luật Viên chức, theo đó, nội dung, chương trình, hình thức, thời gian đào tạo, bồi dưỡng viên chức phải căn cứ vào tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp, yêu cầu bổ sung, cập nhật kiến thức, kỹ năng phục vụ hoạt động nghề nghiệp.
Trước những yêu cầu mới giáo dục, nội dung đào tạo, bồi dưỡng đối với đội ngũ VCHC trong trường đại học rất phong phú, đa dạng. Đội ngũ VCHC trường đại học cần được trang bị nhiều kiến thức ở các lĩnh vực khác nhau để nâng cao trình độ về mọi mặt. Vì vậy những nội dung của đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ VCHC là:
Khảo sát hiện trạng, nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ VCHC; Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng theo định kì hàng năm;
Xác định mục tiêu của hoạt động đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với yêu cầu của vị trí việc làm, năng lực của VCHC;
Xây dựng nội dung đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với mục tiêu bồi dưỡng, vị trí việc làm;
Xác định hình thức, phương pháp đào tạo, bồi dưỡng đa dạng, phù hợp với nội dung bồi dưỡng: Đào tạo, bồi dưỡng trong công việc: Đào tạo, bồi dưỡng theo kiểu chỉ dẫn công việc, kiểu kèm cặp và chỉ bảo hoặc theo kiểu luân chuyển và thuyên chuyển công việc. Đào tạo, bồi dưỡng ngoài công việc: là phương pháp đào tạo, bồi dưỡng trong đó viên chức sẽ được tách khỏi sự thực hiện công việc thực tế.
Xác định thời gian đào tạo, bồi dưỡng phù hợp để VCHC tham gia đầy đủ, nghiêm túc;
Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong đơn vị trong quá trình thực hiện hoạt động đào tạo, bồi dưỡng;
Đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo, bồi dưỡng sau khi kết thúc khóa học thông qua việc phân công nhiệm vụ cho VCHC.
1.4.2.4. Đánh giá đội ngũ viên chức hành chính
Đánh giá đội ngũ VCHC là để làm căn cứ tiếp tục bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối với VCHC (theo Điều 39, Luật Viên chức, 2010).
Nội dung của đánh giá đội ngũ VCHC ở trường đại học căn cứ vào kết quả thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ theo hợp đồng làm việc đã ký kết, Việc thực
hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp, Tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân, tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và việc thực hiện quy tắc ứng xử của VCHC. Đánh giá đội ngũ VCHC thực chất là đánh giá chất lượng đội ngũ: kỹ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp, khả năng hoàn thành nhiệm vụ và các phẩm chất cá nhân như mức độ nhiệt tình, sự tận tâm, sáng kiến trong công việc (theo Điều 41, Luật Viên chức) (Quốc hội, 2010). Cách thức thực hiện các nội dung đánh giá đội ngũ VCHC bao gồm:
− Xây dựng kế hoạch đánh giá VCHC theo quy định; − Xác định mục tiêu của hoạt động đánh giá VCHC;
− Xác định nội dung đánh giá VCHC theo ngạch, phù hợp với vị trí việc làm; − Phổ biến các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá, phân loại VCHC rõ ràng phù hợp với nội dung và vị trí công tác;
− Lựa chọn hình thức, phương pháp, quy trình đánh giá phù hợp; − Thành lập Hội đồng đánh giá, phân loại viên chức;
− Tiến hành việc đánh giá công khai, khách quan và công bằng;
− Công bố kết quả đánh giá, phân loại một cách công khai, minh bạch.
1.4.2.5. Chế độ chính sách và các điều kiện hỗ trợ cho đội ngũ VCHC
Môi trường, điều kiện làm việc một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển, sự gắn bó của đội ngũ VCHC với tổ chức cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động đào tạo và phát triển của trường đại học.
Môi trường, điều kiện làm việc của đội ngũ VCHC trong trường đại học được hiểu là môi trường bên trong, đó là mối quan hệ tương tác giữa các thành viên trong nhà trường. Tạo môi trường, điều kiện làm việc cho đội ngũ viên chức hành chính là việc thực hiện các chế độ, chính sách của nhà trường đối với viên chức. Đó là môi trường làm việc thuận lợi, mối quan hệ tốt đẹp trong nhà trường, môi trường văn hóa từ cách ứng xử đến các điều kiện cảnh quan. Bên cạnh đó là việc hỗ trợ các phương tiện làm việc cho viên chức, các chính sách đãi ngộ …nhằm tạo ra động lực lao động tốt nhất thông qua việc giải quyết các lợi ích vật chất và tinh thần cho đội ngũ viên chức.
Nội dung của chế độ chính sách và các điều kiện hỗ trợ cho đội ngũ VCHC ở