3.2.3.1. Mục đích của biện pháp
Sử dụng đội ngũ VCHC một cách hiệu quả nhằm bố trí, phân công VCHC “đúng việc” theo đúng tiêu chuẩn vị trí việc làm để mỗi VCHC có thể phát huy hết khả năng của mình để cống hiến cho nhà trường. Ngoài ra, biện pháp này còn giúp nhà trường sắp xếp, bố trí được công việc phù hợp với trình độ chuyên môn của VCHC, giúp VCHC sử dụng tốt các năng lực cá nhân để thực hiện công việc; xây dựng được hệ thống đánh giá công bằng, chính xác dựa trên tiêu chuẩn vị trí việc
làm và tiêu chuẩn thực hiện công việc (kết quả thực hiện công việc)…; xác định được nội dung, kiến thức, kỹ năng cần được đào tạo, bồi dưỡng nhằm phục vụ công việc và phát triển nghề nghiệp…
3.2.3.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Sử dụng đội ngũ VCHC một cách hiệu quả chính là đảm bảo đúng năng lực, sở trường của mỗi cá nhân so với tiêu chuẩn vị trí việc làm. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp sử dụng hiệu quả đội ngũ VCHC tại Trường ĐHSP TP. HCM bao gồm:
− Xây dựng và phổ biến bản mô tả công việc cho VCHC
Là việc xác định rõ các vị trí việc làm, đây là bước đi đầu tiên, quyết định đến sự thành bại của việc áp dụng mô hình vị trí việc làm. Bản mô tả công việc là căn cứ pháp lí của quản lí đội ngũ VCHC, không có bản mô tả công việc thì các khâu tuyển dụng, đào tạo, bố trí, phân công công việc, đánh giá VCHC sẽ không có ý nghĩa. Bản mô tả công việc là một trong những căn cứ để tuyển dụng được VCHC phù hợp với yêu cầu của từng vị trí, từ đó sắp xếp, bố trí viên chức hợp lí, góp phần sử dụng hiệu quả đội ngũ này.
Nội dung của Bản mô tả công việc cho viên chức tại Trường ĐHSP TP. HCM bao gồm 02 phần:
Phần I: Thông tin chung: Họ và tên, chức vụ, chức danh Phần II: Mô tả công việc được giao
a) Nhiệm vụ, công việc được giao:
− Công việc chuyên môn, nghiệp vụ (công việc chính, công việc phối hợp) − Công việc hỗ trợ, phục vụ (công việc thứ 1, công việc thứ 2,…)
b) Tên đầu ra – sản phẩm c) Số lượng đầu ra – sản phẩm d) Ghi chú
Từ bản mô tả công việc cho viên chức Trường ĐHSP TP. HCM, biện pháp xây dựng bản mô tả công việc cho VCHC Trường ĐHSP TP. HCM trong thời gian tới theo những nội dung như sau:
− Tên công việc; mã số của công việc; viên chức thực hiện công việc; viên chức giám sát tình hình thực hiện công việc.
− Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt vì sao cần có công việc đó trong tổ chức. Mục tiêu mà viên chức hành chính thực hiện công việc đó cần đảm bảo cho Trường đạt được.
− Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: ghi rõ mối quan hệ của viên chức thực hiện công việc với những người khác trong hoặc ngoài đơn vị.
− Tên đầu ra, sản phẩm/ kết quả cần đạt được. − Số lượng đầu ra, sản phẩm của công việc.
− Chức năng, trách nhiệm trong công việc: liệt kê từng chức năng chính, sau đó giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong chức năng đó.
− Thẩm quyền của viên chức thực hiện công việc: xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hạn trong các quyết định về tài chính, nhân sự, thông tin, ... để viên chức thực hiện công việc có thể hoàn thành nhiệm vụ.
− Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá viên chức thực hiện công việc: chỉ rõ viên chức thực hiện công việc cần đạt các tiêu chuẩn gì về các công việc thực hiện.
− Điều kiện làm việc: liệt kê các điều kiện làm việc đặc biệt mà viên chức có thể sử dụng khi thực hiện công việc.
− Thời gian để hoàn thành công việc.
Bản mô tả công việc phải được lãnh đạo đơn vị phổ biến đến toàn thể VCHC của đơn vị từ khi bắt đầu sử dụng VCHC.
− Phân công nhiệm vụ cho VCHC theo các tiêu chí phù hợp với năng lực, sở
trường của cá nhân so với tiêu chuẩn vị trí việc làm
Việc phân công nhiệm vụ phải đảm bảo đúng trình độ, năng lực, sở trường của mỗi cá nhân so với tiêu chuẩn vị trí việc làm, theo đó, việc phân công nhiệm vụ, thực hiện việc điều động, luân chuyển (thay đổi vị trí việc làm) phải dựa trên kết quả đánh giá VCHC.
− Phổ biến quy chế, quy định và tạo điều kiện thuận lợi cho VCHC thực hiện
Trong việc sử dụng VCHC cần ban hành và phổ biến các quy định về sử dụng VCHC cho các viên chức biết để đảm bảo đúng năng lực, sở trường của viên chức và hỗ trợ họ khi cần thiết.
− Phân công, chỉ đạo, đôn đốc, giám sát các hoạt động của VCHC theo bản
mô tả công việc
CBQL trực tiếp của đơn vị là người trực tiếp phân công công việc VCHC và có trách nhiệm giám sát việc thực hiện của họ theo nhiệm vụ được giao để đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của VCHC dựa trên bản mô tả công việc của từng VCHC.
− Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của VCHC thông qua đánh
giá hiệu quả công việc của VCHC
Hiệu quả công việc là cơ sở đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của VCHC. CBQL là người chịu trách nhiệm kiểm tra để đánh giá VCHC. Việc kiểm tra công việc của VCHC phải được thực hiện thường xuyên tùy theo công việc mà CBQL giao cho VCHC thực hiện, có thể là ngày, tuần, tháng hoặc quý.
− Phát huy năng lực, tính chủ động, sáng tạo của VCHC
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ bằng cách giao việc cho VCHC, đưa ra thời hạn hoàn thành công việc đó và cho VCHC tham gia ý kiến vào các cuộc họp của đơn vị. Lãnh đạo đơn vị tạo điều kiện cho VCHC được quyết định vấn đề mang tính chuyên môn gắn với công việc hoặc nhiệm vụ được giao, khuyến khích tham gia vào việc ra quyết định liên quan đến hoạt động chung, tạo cơ hội cho VCHC đưa ra các sáng kiến trong công việc để phát triển đơn vị. CBQL phải có chế độ chính sách tạo động lực, ghi nhận công sức của họ để họ năng động, sáng tạo trong công việc. Bên cạnh đó là có chế độ về thu nhập được đảm bảo để kích thích thái độ làm việc của đội ngũ này.
− Hỗ trợ, giúp đỡ VCHC trong quá trình thực hiện công việc
Hỗ trợ, giúp đỡ VCHC là trách nhiệm của CBQL trực tiếp. CBQL cử chuyên viên có kinh nghiệm, năng lực hướng dẫn tập sự cho VCHC mới được tuyển dụng. Trong quá trình thực hiện công việc, VCHC có khó khăn thì CBQL phải hướng dẫn tận tình để họ hiểu và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
− Thực hiện việc điều động, luân chuyển viên chức đúng với năng lực, sở trường của VCHC
CBQL phải có kế hoạch luân chuyển viên chức trong đơn vị mình để họ có thể đảm nhận các vị trí khác nhau, thực hiện chuyên môn hóa và phối hợp công việc. Việc điều động, luân chuyển công việc để VCHC có thể nắm hết công việc của đơn vị và có thể thay thế viên chức khác trong đơn vị khi có sự cố xảy ra như người đảm nhận vị trí đó bệnh tật, đau ốm, nghỉ việc ….
Ngoài ra, việc điều động, luân chuyển VCHC dựa trên kết quả đánh giá VCHC. Nếu kết quả đánh giá hàng năm có 3 năm liên tục “hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ” thì có hình thức thăng tiến, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp hoặc luân chuyển đến vị trí tốt hơn; nếu chỉ ở mức “không hoàn thành nhiệm vụ” thì luân chuyển đến vị trí khác hoặc tiếp tục bồi dưỡng nâng cao năng lực thực hiện công việc.