Động - TKV
2.3.1 Thiết kế và phân tích công việc
Công ty Nhiệt điện Sơn Động - TKV đã quan tâm vấn đề thiết kế và phân tích công việc ngay từ khi thành lập và đi vào hoạt động. Công tác này được Công ty thực hiện cụ thể như sau:
Giám đốc Công ty chỉ đạo Phòng Tổ chức - Hành chính phối hợp với các phòng ban khác trong Công ty để thực hiện việc thiết kế và phân tích công việc để đảm bảo rõ ràng trong nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa những người lao động làm công việc khác nhau, để giúp người lao động hiểu rõ mình phải thực hiện những nhiệm vụ gì và trách nhiệm của mình như thế nào.
Phòng Tổ chức - Hành chính sẽ có thông báo yêu cầu các Trưởng phòng, Quản đốc trong Công ty thực hiện công tác thiết kế và phân tích công việc cho tất cả các vị trí trong phòng, phân xưởng của mình. Trong mỗi công việc cần nêu rõ cho người lao động cần phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và có những quyền hạn nào. Các Trưởng phòng, Quản đốc các đơn vị bằng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và sự hiểu biết, kinh nghiệm trong công việc, trong lĩnh vực được Lãnh đạo Công ty giao kết hợp với việc thông qua công việc hàng ngày làm việc với người lao động, trau dồi, thảo luận với họ để bổ sung thông tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thưc hiện chúng như thế nào, …Từ đó các Trưởng phòng, Quản đốc đưa ra các bản phân tích công việc, cụ thể là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Các văn bản này sẽ được gửi về Phòng Tổ chức - Hành chính tậ hợp để trình Lãnh đạo Công ty xem xét duyệt. Sau khi được thông qua, các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc sẽ được ban hành tới các phòng ban phân xưởng trong Công ty và lưu 1 bộ tại phòng Tổ chức - Hành chính.
Ví dụ: Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Công ty Nhiệt điện Sơn Động - TKV:
- Chức trách: Là viên chức lãnh đạo Phòng Tổ chức - Hành chính, tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các mặt công tác của phòng, được cụ thể hoá bởi nhiệm vụ và quyền hạn do Giám đốc giao.
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
+ Chỉ đạo việc giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động.
+ Kiểm tra, đôn đốc việc lập báo cáo định kỳ, đột xuất về các mặt công tác của phòng. + Tham gia xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của Công ty.
+ Tổ chức việc quản lý hồ sơ cá nhân theo phân cấp của Tổng Công ty.
+ Ký các văn bản theo uỷ quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản, tài liệu đó.
+ Cân đối lao động và sắp xếp bố trí, điều hoà lao động trong Công ty theo nhu cầu sản xuất.
+ Lập nhu cầu sử dụng lao động theo kế hoạch sản xuất của Công ty.
+ Lập nhu cầu chất lượng lao động (ngành nghề, cấp bậc), nhu cầu tuyển dụng và đào tạo lao động theo kế hoạch sản xuất hàng năm.
+ Quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá sự phối hợp hoạt động và tình hình thực hiện nhiệm vụ của các viên chức trong Phòng hàng tháng.
+ Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho các viên chức của Phòng.
+ Chỉ đạo các nội dung về nghiệp vụ văn phòng như: lập lịch công tác, chuẩn bị lịch biểu để tổ chức các cuộc họp nội bộ, hội nghị...; Tổ chức tiếp đón và bố trí lịch biểu khách đến làm việc với Lãnh đạo Công ty; Tổ chức quản lý sử dụng con dấu, văn thư, lưu trữ, tạp vụ, y tế, lái xe văn phòng, cấp dưỡng; công tác thông tin liên lạc; công tác quản lý, phục vụ đời sống CBCNV; công tác quản lý đất đai, nhà cửa, tài sản, phương tiện làm việc và phục vụ sinh hoạt công cộng của Công ty.
+ Chỉ đạo, điều hành các mặt công tác như quản lý nhà khách, nhà ở tập thể, nhà sinh hoạt công nhân, sân bãi thể thao; quản lý kho hàng hoá, vật tư phục vụ công tác đời sống, y tế, hành chính (không thuộc vật tư phục vụ sản xuất), cung cấp điện nước sinh hoạt cho toàn Công ty; thống kê các hư hỏng khiếm khuyết vật kiến trúc, trang thiết bị văn phòng do Phòng quản lý đề xuất sửa chữa, khắc phục khiếm khuyết; đề xuất trang bị các thiết bị, dụng cụ phục vụ đời sống, ăn uống cho người lao động.
+ Đề xuất các chương trình biện pháp tổ chức cải tiến phục vụ cải thiện điều kiện sinh hoạt và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho CBCNV.
+ Xử lý các công văn tài liệu gửi đến Công ty, soát và trình người có trách nhiệm giải quyết kịp thời, kiểm soát các loại công văn phát hành đi về mặt thể thức văn bản.
+ Thường xuyên cập nhật thông tin, sưu tầm lưu trữ tài liệu chuyên môn, dữ liệu phần mềm tin học, phục vụ cho công tác chuyên môn đảm bảo tuân thủ chặt chẽ quy định về công tác bảo mật của Công ty.
+ Chỉ đạo, điều hành cán bộ chuyên môn thực hiện tốt công tác văn hóa, thể thao. Tổ chức thực hiện các công tác chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động văn hóa, thể thao do Công ty tổ chức và/hoặc cấp trên phân công cho đơn vị đăng cai.
+ Đôn đốc việc quản lý phòng truyền thống, lưu trữ các tư liệu phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ.
Chỉ đạo việc tổ chức lực lượng, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về công tác bảo vệ, công tác PCCC.Quan hệ mật thiết với các cơ quan quản lý về nghiệp vụ bảo vệ, PCCC trong giải quyết các công tác có liên quan. Đề xuất khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác bảo vệ và PCCC.
2.3.2 Lập kế hoạch nguồn nhân lực
Xác định được rằng việc lập kế hoạch nhân lực có quan hệ chặc chẽ với quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, Công ty Nhiệt điện Sơn Động luôn chú trọng đến công tác lập kế hoạch nhận sự.
Hàng năm, dựa trên báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, các báo cáo năng suất lao động, cơ cấu lao động, thay đổi lao động, thuyển chuyển lao động của Công ty theo từng năm, Phòng Tổ chức - Hành chính đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu sản xuất và xây dựng kế hoạch lao động để đáp ứng nhu cầu đó trình Giám đốc xem xét. Dựa trên các báo cáo của Phòng Tổ chức - Hành chính, Giám đốc Công ty xem xét duyệt nhu cầu nhân lực cần thiết đối với từng vị trí, bộ phận sản xuất. Phòng Tổ chức - Hành chính căn cứ xét duyệt của Giám đốc để hoàn chỉnh kế hoạch nhân lực cho các vị trí thiếu hụt lao động, căn cứ vào đó để điều động lao động từ vị trí thừa lao động vào các vị trí thiếu hụt hoặc tuyển chọn thêm lao động nếu không có lao động thay thế vị trí thiếu hụt, khắc phục sự mất cân đối giữa các vị trí, bộ phận sản xuất trong Công ty để đạt được hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh.