5. Kết cấu của luận văn
3.2.1. Giải pháp 1: Nâng cao Chỉ tiêu thời gian toàn trình (Chỉ tiêu Nhanh chóng)
Mục tiêu của giải pháp
Đảm bảo chỉtiêu thời gian toàn trình 100%, tức là Hệ số chậm trễ Kch = 0
Căn cứ vào các nguyên nhân gây lỗi được thống kê trong năm 2013, và đã phân tích đánh giá đối với các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ
EMS. Từđó đưa ra các biện pháp phù hợp nhằm nâng cao chỉtiêu nhanh chóng.
Nội dung thực hiện
Hiện tại, qui trình khai thác dịch vụnày đã được tin học hóa tại các Bưu cục
phát, số liệu dịch vụđược thống kê trên mạng, do đó đểcó số liệu chính xác đòi hỏi
quá trình nhập liệu phải theo đúng trình tự từ khâu nhận gửi đến khâu phát và nhân viên các khâu phải sử dụng thành thạo các phần mềm ứng dụng đểcó thểtác nghiệp tốt và xử lý các trường hợp bất thường xảy ra.
Các giải pháp cụ thể sau:
– Khi tuyển dụng, ưu tiên xét tuyển người lao động có chuyên môn nghiệp vụ, có kiến thức vềlĩnh vực công tác, thật sựđang cần việc làm.
–Nâng cao ý thức của nhân viên trong tất cảcác khâu, đặc biệt là khâu chấp nhận, đảm bảo tự kiểm tra, kiểm soát sản phẩm dịch vụ mình làm ra trước khi chuyển sang bộ phận khác.
– Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ bồi dưỡng cho lực lượng Bưu tá và thuê phát xã (ít nhất 01 lần/quý) để nắm bắt kịp thời các thông tin, hướng dẫn
cho Bưu tá hiểu rõ từng dịch vụđể họ nắm bắt và biết được tầm quan trọng của nó, đối với các Bưu gửi EMS đến đề nghị Bưu tá xã đem phát ngay, không nên để dồn
sang ngày hôm sau hoặc nhận lúc sáng để chiều mới đi phát.
– Thường xuyên tổ chức kiểm tra lại kiến thức đối với lực lượng Giao dịch
viên, Khai thác viên để nắm bắt được những điểm hạn chế của họđểcó hướng đào
tạo tốt hơn, hiệu quảhơn.
– Bên cạnh đó cần kích thích nhân viên làm việc tốt bằng những hình thức
khen thưởng vật chất, còn phải kích thích cả về tinh thần cho nhân viên:
+ Tạo cho nhân viên có cơ hội học tập, nâng cao trình độchuyên môn nghiệp vụ đối với những nhân viên làm việc có tinh thần trách nhiệm cao, biết đặt lợi ích
của tập thể lên trên lợi ích cá nhân, yêu ngành, yêu nghề, dám nghĩ, dám làm, có ý chí phấn đấu vươn lên.
+ Tạo bầu không khí làm việc thoải mái, phải có sựđoàn kết nội bộ, hợp tác công việc giữa các tổ, bộ phận, hàng năm tổ chức cho đi tham quan nghỉ mát, tặng
quà nhân ngày sinh nhật,...
+ Cần xây dựng quy chế trảlương cho Bưu tá dựa trên sản phẩm phát và chất
lượng phát nhằm kích thích, động viên họ làm tốt hơn. Giải quyết nhanh chóng các
chếđộchính sách cho Bưu tá giúp họan tâm công tác, gắn bó với ngành.
+ Rà soát lại tất cảcác thiết bị tại các điểm phục vụ, đề xuất trang bị kịp thời,
đầy đủ tại các bộ phận như cân điện tử, máy in, máy fax, máy quét mã vạch. + Nâng cấp đường truyền mạng tin học Bưu chính trong toàn tỉnh. + Có kế hoạch bảo trì, nâng cấp kịp thời các thiết bịhư hỏng.
+ Xây dựng các phần mềm ứng dụng để theo dõi, quản lý chất lượng phát
của từng tuyến phát, từng Bưu tá.
Lợi ích đạt được:
– Mang lại tiện lợi cho khách hàng, không làm phiền lòng khách hàng.
– Giúp cho dịch vụ chuyển phát nhanh EMS đảm bảo chỉ tiêu thời gian đã
cam kết, phát đến tay người nhận ngay trong ngày đến Bưu cục phát.
– Để nâng cao chất lượng chuyển phát Bưu gửi cần quan tâm đặc biệt đến
khâu phát vì đây là khâu cuối của sản phẩm dịch vụ nếu các khâu trước đều làm tốt
nhưng trì trệkhâu cuối cùng thì lãng phí cảquá trình làm việc của dây chuyền.