Có thể nói bộ máy quản lý của một doanh nghiệp chính là sức mạnh của doanh nghiệp
quản lý tạo nên sức mạnh đó. Hiện tại chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang đã được kiện toàn,
điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng, nhiệm vụ của Công ty đã được kiện
toàn, nhưng vẫn còn một sốđiểm chưa hợp lý.
- Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu tại Công ty và tìm hiểu phân tích các công việc của ban lãnh đạo Công ty, đây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ
của ban lãnh đạo và một số phòng ban trong Công ty
3.4.3.1 Ban Giám đốc Công ty
a) Chủ tịch HĐQT:Chức năng và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐQT không thay đổi b) Chức năng, nhiệm vụ mới của Giám đốc Công ty:
- Chức năng của Giám đốc: Trực tiếp phụ trách phòng Tổ chức hành chính và chỉđạo, giám sát các Ban.
- Nhiệm vụ của Giám đốc Công ty:
+ Chỉ đạo công tác hành chính quản trị, điều phối hoạt động của các phòng ban chức
năng Công ty.
+ Xây dựng quy trình, quy chế hoạt động; xây dựng chính sách của Công ty.
+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợp
đồng và chuyển cho Phòng Tài chính kế toán thanh toán hợp đồng.
+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án. + Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động.
+ Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT và chịu sự giám sát của Chủ tịch
HĐQT.
+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, kỹ
thuật và đời sống văn hoá toàn Công ty; công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài
chính; công tác đầu tư, định hướng chiến lược của Công ty; công tác tuyển dụng lao
động và tổ chức thi đua khen thưởng.
+ Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Công ty thì Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch HĐQT và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty.
c) Chức năng, nhiệm vụ mới của Phó Giám đốc kỹ thuật
- Chức năng của Phó Giám đốc kỹ thuật: Trực tiếp quản lý các lĩnh vực liên quan đến vấn đề kỹ thuật xây lắp các công trình, dự án, triển khai thi công các hạng mục công việc đúng theo hợp đồng. Phụ trách công tác huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, bộ máy tài chính kế toán của Công ty,
đồng thời chỉ đạo thực hện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của Công ty.Trục tiếp phụ
trách phòng Tài chính kế toán, phòng Kế hoạch kỹ thuật, phòng Tư vấn giám sát,
phòng Tư vấn khảo sát, thiết kế
- Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kỹ thuật:
+ Phụ trách việc xây dựng kế hoạch và thực hiện quản lý tài chính trong việc đầu tư,
mua sắm vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, kế hoạch tiền lương, kế hoạch vốn phục vụ
sản xuất kinh doanh theo kế hoạch được Công ty giao, đưa ra các giải pháp, các định mức tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn hàng năm của Công ty trình Giám
đốc phê duyệt.
+ Phụ trách Xây dựng chiến lược phát triển Công ty. Chủ trì soạn thảo các quy chế,
+ Chỉ đạo tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng của Công ty, lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ.
+ Phụ trách thiết kế sản phẩm, dựtính định mức vật tư, dự toán giá thành và lập các kế
hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch tới các
phòng chuyên môn để triển khai công việc.
+ Điều hành, triển khai công tác thi công, xây lắp các công trình, dự án của Công ty. + Xây dựng chiến lược, kế hoạch thực hiện các công trình, dự án của Công ty.
+ Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Công ty thì Phó Giám đốc kỹ thuật Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty và trước Hội đồng quản trị về công việc được giao và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty. - Các mối quan hệ của Phó Giám đốc kỹ thuật:
+ Quan hệ với bên ngoài: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triển khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng được phòng kinh doanh bàn giao, quan hệ với các trung tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề. + Quan hệ với các phòng kỹ thuật: Trưởng các phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho
Phó Giám đốc ký thuật, kiểm duyệt, lập dự toán, giám sát chỉđạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch và tiến hành phê duyệt thầu phụ.
d) Chức năng, nhiệm vụ mới của Phó Giám đốc kinh doanh
- Chức năng của Phó Giám đốc kinh doanh: Trực tiếp quản lý điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty, hợp đồng lao động ký với Công ty và quyết định của Hội đồng quản trị liên quan đến vấn đề kinh doanh của Công ty.
- Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kinh doanh:
+ Lập phương án nghiên cứu và triển khai kinh doanh của Công ty trước mắt và lâu
dài, xác định chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của Công ty,
phương án đầu tư, liên doanh đề án tổ chức quản lý của Công ty
+ Thu thập thông tin và xử lý thông tin về thị trường, giá cả tại từng thời điểm để có những quyết định đúng đắn, kịp thời trong kinh doanh.
+ Tổ chức điều hành phòng Kinh doanh thực hiện đảm bảo kế hoạch doanh thu tháng,
quý, năm.
+ Có phương án quản lý, thu hồi công nợ.
+ Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty. + Phát triển thịtrường trong cảnước.
+ Quyết định giá đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh.
+ Quyết định ngân sách hoạt động trong Công ty theo kế hoạch phát triển do HĐQT
phê duyệt.
- Các mối quan hệ của Phó Giám đốc kinh doanh
+ Quan hệ với bên ngoài: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng, cung cấp về tiến độ thực hiện công việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng
+ Quan hệ với phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh báo cáo tực tiếp cho Phó
Giám đốc kinh doanh, kiểm soát, triển khai các hợp đồng của phòng kinh doanh. Cung cấp thông tin vềnăng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh.
3.4.3.2 Phòng Tổ chức hành chính
- Chức năng của Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu, giúp Giám đốc quản lý, xây dựng và tổ chức thực hiện trong các vấn đề về thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, tổ chức – lao động và hành chính quản trị của Công ty. Quản lý,
chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. Thực hiện các chức năng khác do Giám đốc giao.
- Nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính:
+ Theo dõi, quản lý nhân lực, tham mưu đề xuất cho lãnh đạo Công ty về công tác tổ
chức cán bộ, đào tạo, tuyển dụng lao động và giải quyết các chếđộchính sách đối với
người lao động.
+ Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức sản xuất và quản lý, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo
điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể khác.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất và quản lý của Công ty.
+ Có nhiệm vụ tham mưu cho cấp lãnh đạo tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CBCNV, thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT. Có
phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên.
+ Quản lý, sử dụng con dấu Công ty, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ theo quy
định của Pháp luật và Công ty. Chăm lo đời sống vật chất, văn hoá tinh thần cho CBCNV và xây dựng chếđô khen thưởng, kỷ luật kịp thời.
+ Tham mưu, đề xuất các phương án tổ chức, quản lý vị trí làm việc của các phòng,
ban cơ quan và đơn vị, Quản lý vật tư thiết bị, máy móc – phương tiện vận tải. + Lập và báo cáo thống kê định kỳ với cấp trên và cơ quan chức năng có liên quan.
+ Thực hiện các nhiệm vụkhác do Giám đốc giao.