TT Chức năng nhiệm vụ Tuổi Trình độ Chuyên ngành
1 Chủ tịch HĐQT 56 Trên đại học Xây dựng
2 Giám đốc 50 Trên đại học Xây dựng
3 Phó Giám đốc kỹ thuật 46 Trên đại học Xây dựng
4 Phó Giám đốc kinh doanh 47 Đại học Kinh tế
3.4.2. Hoàn thiện cơ cấu các phịng ban
-So với mơ hình cơ cấu tổ chức bộmáy cũ của Cơng ty thì ở trong mơ hình mới chỉ có sự thay đổi nhỏ của phịng Tổ chức hành chính, cịn các phịng, ban cịn lại khơng có sựđiều chỉnh thay đổi nào.
Bảng 3.3. Cơ cấu mới của Phịng Tổ chức hành chính
STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành
1 Trưởng phòng 1 Trên Đại học Luật
2 Nhân viên 2 Đại học Điện
3 Nhân viên 3 Đại học Kinh tế
4 Nhân viên 3 Trung cấp Kế tốn
3.4.3 Hồn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Có thể nói bộ máy quản lý của một doanh nghiệp chính là sức mạnh của doanh nghiệp
quản lý tạo nên sức mạnh đó. Hiện tại chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nơng thơn Song Quang đã được kiện tồn,
điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phịng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng, nhiệm vụ của Công ty đã được kiện
tồn, nhưng vẫn cịn một sốđiểm chưa hợp lý.
- Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu tại Cơng ty và tìm hiểu phân tích các cơng việc của ban lãnh đạo Công ty, đây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ
của ban lãnh đạo và một số phịng ban trong Cơng ty
3.4.3.1 Ban Giám đốc Công ty
a) Chủ tịch HĐQT: Chức năng và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐQT không thay đổi b) Chức năng, nhiệm vụ mới của Giám đốc Công ty:
- Chức năng của Giám đốc: Trực tiếp phụ trách phịng Tổ chức hành chính và chỉđạo, giám sát các Ban.
- Nhiệm vụ của Giám đốc Công ty:
+ Chỉ đạo cơng tác hành chính quản trị, điều phối hoạt động của các phòng ban chức
năng Cơng ty.
+ Xây dựng quy trình, quy chế hoạt động; xây dựng chính sách của Cơng ty.
+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợp
đồng và chuyển cho Phịng Tài chính kế tốn thanh tốn hợp đồng.
+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm sốt q trình thực hiện dự án. + Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động.
+ Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT và chịu sự giám sát của Chủ tịch
HĐQT.
+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, kỹ
thuật và đời sống văn hố tồn Cơng ty; công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài
chính; cơng tác đầu tư, định hướng chiến lược của Công ty; công tác tuyển dụng lao
động và tổ chức thi đua khen thưởng.
+ Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Cơng ty thì Giám đốc Cơng ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch HĐQT và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty.
c) Chức năng, nhiệm vụ mới của Phó Giám đốc kỹ thuật
- Chức năng của Phó Giám đốc kỹ thuật: Trực tiếp quản lý các lĩnh vực liên quan đến vấn đề kỹ thuật xây lắp các cơng trình, dự án, triển khai thi công các hạng mục công việc đúng theo hợp đồng. Phụ trách công tác huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Cơng ty, bộ máy tài chính kế tốn của Cơng ty,
đồng thời chỉ đạo thực hện tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn, thơng tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế tốn nhằm giải quyết tốt tài sản của Cơng ty.Trục tiếp phụ
trách phịng Tài chính kế tốn, phịng Kế hoạch kỹ thuật, phòng Tư vấn giám sát,
phòng Tư vấn khảo sát, thiết kế
- Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kỹ thuật:
+ Phụ trách việc xây dựng kế hoạch và thực hiện quản lý tài chính trong việc đầu tư,
mua sắm vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, kế hoạch tiền lương, kế hoạch vốn phục vụ
sản xuất kinh doanh theo kế hoạch được Công ty giao, đưa ra các giải pháp, các định mức tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn hàng năm của Cơng ty trình Giám
đốc phê duyệt.
+ Phụ trách Xây dựng chiến lược phát triển Công ty. Chủ trì soạn thảo các quy chế,
+ Chỉ đạo tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phịng của Cơng ty, lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ.
+ Phụ trách thiết kế sản phẩm, dựtính định mức vật tư, dự toán giá thành và lập các kế
hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch tới các
phịng chun mơn để triển khai công việc.
+ Điều hành, triển khai công tác thi cơng, xây lắp các cơng trình, dự án của Công ty. + Xây dựng chiến lược, kế hoạch thực hiện các cơng trình, dự án của Cơng ty.
+ Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Cơng ty thì Phó Giám đốc kỹ thuật Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty và trước Hội đồng quản trị về công việc được giao và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty. - Các mối quan hệ của Phó Giám đốc kỹ thuật:
+ Quan hệ với bên ngồi: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triển khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng được phòng kinh doanh bàn giao, quan hệ với các trung tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề. + Quan hệ với các phòng kỹ thuật: Trưởng các phịng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho
Phó Giám đốc ký thuật, kiểm duyệt, lập dự toán, giám sát chỉđạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch và tiến hành phê duyệt thầu phụ.
d) Chức năng, nhiệm vụ mới của Phó Giám đốc kinh doanh
- Chức năng của Phó Giám đốc kinh doanh: Trực tiếp quản lý điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty, hợp đồng lao động ký với Công ty và quyết định của Hội đồng quản trị liên quan đến vấn đề kinh doanh của Công ty.
- Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kinh doanh:
+ Lập phương án nghiên cứu và triển khai kinh doanh của Công ty trước mắt và lâu
dài, xác định chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của Công ty,
phương án đầu tư, liên doanh đề án tổ chức quản lý của Công ty
+ Thu thập thông tin và xử lý thông tin về thị trường, giá cả tại từng thời điểm để có những quyết định đúng đắn, kịp thời trong kinh doanh.
+ Tổ chức điều hành phòng Kinh doanh thực hiện đảm bảo kế hoạch doanh thu tháng,
quý, năm.
+ Có phương án quản lý, thu hồi công nợ.
+ Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty. + Phát triển thịtrường trong cảnước.
+ Quyết định giá đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh.
+ Quyết định ngân sách hoạt động trong Công ty theo kế hoạch phát triển do HĐQT
phê duyệt.
- Các mối quan hệ của Phó Giám đốc kinh doanh
+ Quan hệ với bên ngồi: Giữ vai trị là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng, cung cấp về tiến độ thực hiện công việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng
+ Quan hệ với phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh báo cáo tực tiếp cho Phó
Giám đốc kinh doanh, kiểm sốt, triển khai các hợp đồng của phịng kinh doanh. Cung cấp thông tin vềnăng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh.
3.4.3.2 Phịng Tổ chức hành chính
- Chức năng của Phịng Tổ chức hành chính: Tham mưu, giúp Giám đốc quản lý, xây dựng và tổ chức thực hiện trong các vấn đề về thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, tổ chức – lao động và hành chính quản trị của Cơng ty. Quản lý,
chế độ chính sách đối với cán bộ cơng nhân viên, nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. Thực hiện các chức năng khác do Giám đốc giao.
- Nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính:
+ Theo dõi, quản lý nhân lực, tham mưu đề xuất cho lãnh đạo Công ty về công tác tổ
chức cán bộ, đào tạo, tuyển dụng lao động và giải quyết các chếđộchính sách đối với
người lao động.
+ Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức sản xuất và quản lý, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chức trách và quan hệ lề lối cơng tác giữa các đơn vị, phịng ban theo
điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể khác.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất và quản lý của Cơng ty.
+ Có nhiệm vụ tham mưu cho cấp lãnh đạo tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CBCNV, thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT. Có
phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên.
+ Quản lý, sử dụng con dấu Công ty, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ theo quy
định của Pháp luật và Công ty. Chăm lo đời sống vật chất, văn hoá tinh thần cho CBCNV và xây dựng chếđô khen thưởng, kỷ luật kịp thời.
+ Tham mưu, đề xuất các phương án tổ chức, quản lý vị trí làm việc của các phòng,
ban cơ quan và đơn vị, Quản lý vật tư thiết bị, máy móc – phương tiện vận tải. + Lập và báo cáo thống kê định kỳ với cấp trên và cơ quan chức năng có liên quan.
+ Thực hiện các nhiệm vụkhác do Giám đốc giao.
3.4.4 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý
- Trong nền kinh tế thị trưởng, tất cả mọi thứđều thay đổi, phát triển, hội nhập nhất là
trình độ và kiến thức nhất định đáp ứng u cầu cơng việc thì khơng thể theo kịp với su thế. Chính vì thếtrình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng của nguồn nhân lực. Đối với một doanh nghiệp dù là tư nhân hay quốc doanh hay bất cứ một loại
hình nào khác thì cơng tác đào tạo lao động ln là một nhiệm vụ quan trọng quyết
định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị
kiến thức nhất định về chuyên mơn, nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể đảm nhận được những công việc nhất định. Nhất là đối với cán bộ quản lý thì vấn đề đào
tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ
chun mơn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết được công việc tốt và trôi chẩy
hơn.
- Hiện tại, trong đội ngũ lao động quản lý của Cơng ty cịn tồn tại một một sốlao động quản lý trình độ còn hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, một số người làm không đúng ngành nghề được đào tạo như Phó Phịng phụ trách phịng Tổ
chức hành chính, Trưởng phịng Kinh doanh VLXD, Đầu tư dự án và một số vị trí quản lý khác đều đều tốt nghiệp từcác trường kỹ thuật, vì thế mà kiến thức về quản lý, kinh doanh cịn nhiều hạn chế. Do đó Cơng ty cần bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ
quản lý không chỉ về chun mơn nghiệp vụ của họ mà cịn cả lĩnh vực quản lý Nhà
nước về kinh tế, quản trị kinh doanh,.... nhằm giúp cán bộ có những hiểu biết sâu rộng vềmơi trường kinh tế.
- Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn lao động vào Cơng ty cần có những yêu cầu thực tế và sát với thực tếđể có thể tuyển chọn những người
có đủ chun mơn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng u cầu cơng việc và hồn thánh tốt nhiệm vụđược giao. Cùng với q trình tuyển chọn, Cơng ty nên bố trí vị trí làm phụ hợp và mạnh dạn loại bỏ những cán bộ cơng nhân
viên có trình độ yếu kém khơng đáp ứng được yêu cầu của công việc một cách hợp lý nhất.
- Các hình thức đào tạo thường được áp dụng và phù hợp với các doanh nghiệp như: + Đào tạo tại chỗ: Đây là hình thức đào tạo mang tính thực nghiệm nhiều hơn lý
thức về chuyên môn nghiệp vụ thông qua sự quan sát, hướng dẫn trực tiếp tại chỗ của những người hướng dẫn. Do vậy, xét về chi phí đào tạo hình thức nay tiết kiệm đáng
kể chi phí. Tuy nhiên, hình thức đào tạo này cần kết hợp với đào tạo hệ thống chương trình đào tạo lý thuyết theo hệ thống trong một khoảng thời gian nhất định mới đạt
được hiệu quả tối ưu. Cơng ty có thể mở các lớp nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường, luật pháp ... nhằm mở rộng sự hiểu biết trên nhiều lĩnh vực cho cán bộ. Thường xuyên mở các cuộc hội thảo mời các chuyên gia về các lĩnh vực này vềtrao đổi nói chuyện với cán bộ, cơng nhân viên. Ngồi ra để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán bộ quản lý, Cơng ty có thể sử dụng phương pháp kèm cặp để tạo ra nguồn cán bộ kế cận.
+ Bên cạnh việc đào tạo vềchuyên môn, Công ty cũng cần tạo cơ hội cho cán bộ, nhân
viên thường xuyên thay đổi công tác, môi trường làm việc để họ có thể nắm vững
được nhiều kĩ năng ở các vị trí khác nhau để từđó phát huy khả năng thực sự của họ để sắp xếp, bố trí vị trí phù hợp nhằm tận dụng hợp lý năng lực của họ. Tạo những tác
động tốt về mặt tâm lý nhằm cho họ hoạt động trong môi trường mà họ thấy phù hợp nhất.
+ Đào tạo ngồi Cơng ty: Đối với cán bộ cịn trẻ tuổi, có thể gửi đi đào tạo, học tập nghiên cứu ởtrình độ cao tại các trường trong nước và nước ngồi. Hoặc khuyến khích họ tự học, tựđào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lý. Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất
lượng đội ngũ cán bộ Cơng ty.
- Các hình thức bồi dưỡng Cơng ty có thể áp dụng được như: Cơng ty nên mở các khoá