3.4.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
- Trong mỗi doanh nghiệp thì bộ máy quản lý nắm giữ một va trò hết sức quan trong,
là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy nó ảnh
hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang, với những kiến thức của bản thân đã được học, tác giả mạnh dạn đưa ra ý kiến về việc thay đổi một phần cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại của Công ty với mong muốn nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý Công ty.
Hội đồng quản trị
Chủ tịch Hội đồng quản trị
Giám đốc
Trưởng ban Phó Giám đốc Phó Giám đốc Kỹ thuật Kinh doanh
Ban Xây dựng Phòng Tổ chức Phòng Kế hoạc Phòng Kinh doanh Cơng trình dân dụng hành chính kỹ thuật vật liệu xây dựng, Công nghiệp Đầu tư dự án
Ban Xây dựng
cơng trình điện Phòng Tư vấn Xưởng sửa chữa Viễn thông giám sát gia cơng cơ khí
Hỗ trợ kinh doanh
Ban Xây dựng Phòng Tư vấn Đội xe cơ giới
cơng trình thủy lọi Khảo sát thiết kế vận chuyển, Máy chuyên dùng
Ban Xây dựng Phịng Tài chính cơng trình giao thơng kế toán
Hình 3.1. Sơ đồ mơ hình cơ cấu tổ chức mới của Cơng ty
- Với mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy mới như theo sơ đồ trên vẫn tn theo kiểu mơ hình tổ chức trực tuyến chức năng, vẫn đảm bảo chếđộ một thủtrưởng. tuy nhiên với
mơ hình mới này thì việc nắm bắt thông tin giữa Chủ tịch HĐQT với Giám đốc và các
Phó Giám đốc, các phịng, ban chức năng được thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt
được rất nhiều sự sai lệch mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ
phận chức năng. Chủ tịch HĐQT nhận được sựgiúp đỡ tích cực của các phòng ban và các quyết định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn và các mệnh lệnh từ Chủ tịch
HĐQT sẽ được thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn. Ngồi ra với mơ hình cơ
cấu tổ chức bộ máy mới này giảm được sốlượng lực lượng lao động quản lý của Công ty, tập trung được quyền lực nên việc chỉ đạo, nắm bắt sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn,
giảm được tỉ lệ lao động quản lý so với tổng số lao động tồn Cơng ty và đáp ứng
được su hướng và chỉ tiêu giảm lao động quản lý của Công ty trong thời gian tới. Có thể thấy rõ điều đó hơn qua sự so sánh và sựthay đổi trong cơ cấu của của Ban giám
đốc hiện tại và Ban Giám đốc mới đề xuất như sau:
- Ban Giám đốc hiện tại của Công ty (BGĐ)
Bảng 3.1. Cơ cấu hiện tại của Ban Giám đốc Công ty
TT Chức năng nhiệm vụ Tuổi Trình độ Chuyên ngành
1 Chủ tịch HĐQT 56 Trên đại học Xây dựng
2 Giám đốc 50 Trên đại học Xây dựng
3 Phó Giám đốc kỹ thuật 46 Trên đại học Xây dựng
4 Phó Giám đốc kinh doanh 47 Đại học Kinh tế
5 Phó giám đốc tổ chức hành chính 49 Trên Đại học Luật
(Nguồn: tài liệu phịng Tổ chức hành chính tháng 9/2016)
- Qua Bảng 3.1. Cơ cấu hiện tại của Ban Giám đốc Cơng ty và qua Hình 2.2. Sơ đồ
mơ hình cơ cấu tổ chức hiện nay của Công ty trong phần 2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc Công ty tương đối hợp lý với quy mơ và tình hình sản xuất kinh doanh hiện nay của Cơng ty. Tuy nhiên để hồn thiện một cách tốiưu, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường và phù hợp với chỉ tiêu của Công ty trong năm tới là giảm tỉ lệ của lao động quản lý so với tổng số lao
động tồn Cơng ty. Trong Ban Giám đốc cần hủy bỏ chức danh Phó Giám đốc hành chính vì hiện tại Chức vụ Phó Giám đốc hành chính đang đảm nhận công việc và trức
tiếp quản lý các phong như: Phịng Tổ chức hành chính, Đội xe Cơ giới vận chuyển, Máy chuyên dùng, Phịng Tài chính kế tốn. Các lĩnh vực và các phịng này hồn tồn có thể được đặt dưới sự chỉ đạo của các chức vụ lãnh đạo còn lại sẽ đem lại hiệu quả hơn, cụ thể như: Phịng Tổ chức hành chính dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Cơng ty; Phịng Tài chính kế tốn dưới sự chỉ đạo của Phó Giám đốc kỹ thuật; Đội xe cơ giới, vận chuyển, máy thi công dưới sự chỉ đạo của Giám đốc kinh doanh. Còn người đang đảm nhiệm chức vụ Phó Giám đốc hành chính có thể thun chuyển giữ chức vụ Trưởng phịng Tổ chức hành chính hiện tại đang thiếu chức danh Trưởng phịng.
- Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới (BGĐ)
Bảng 3.2. Cơ cấu mới củaBan Giám đốc Công ty
TT Chức năng nhiệm vụ Tuổi Trình độ Chuyên ngành
1 Chủ tịch HĐQT 56 Trên đại học Xây dựng
2 Giám đốc 50 Trên đại học Xây dựng
3 Phó Giám đốc kỹ thuật 46 Trên đại học Xây dựng
4 Phó Giám đốc kinh doanh 47 Đại học Kinh tế
3.4.2. Hồn thiện cơ cấu các phịng ban
-So với mơ hình cơ cấu tổ chức bộmáy cũ của Cơng ty thì ở trong mơ hình mới chỉ có sự thay đổi nhỏ của phịng Tổ chức hành chính, cịn các phịng, ban cịn lại khơng có sựđiều chỉnh thay đổi nào.
Bảng 3.3. Cơ cấu mới của Phịng Tổ chức hành chính
STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chun ngành
1 Trưởng phịng 1 Trên Đại học Luật
2 Nhân viên 2 Đại học Điện
3 Nhân viên 3 Đại học Kinh tế
4 Nhân viên 3 Trung cấp Kế toán
3.4.3 Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Có thể nói bộ máy quản lý của một doanh nghiệp chính là sức mạnh của doanh nghiệp
quản lý tạo nên sức mạnh đó. Hiện tại chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban trong Cơng ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang đã được kiện toàn,
điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phịng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng, nhiệm vụ của Công ty đã được kiện
tồn, nhưng vẫn cịn một sốđiểm chưa hợp lý.
- Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu tại Cơng ty và tìm hiểu phân tích các cơng việc của ban lãnh đạo Cơng ty, đây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ
của ban lãnh đạo và một số phịng ban trong Cơng ty
3.4.3.1 Ban Giám đốc Công ty
a) Chủ tịch HĐQT: Chức năng và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐQT không thay đổi b) Chức năng, nhiệm vụ mới của Giám đốc Công ty:
- Chức năng của Giám đốc: Trực tiếp phụ trách phòng Tổ chức hành chính và chỉđạo, giám sát các Ban.
- Nhiệm vụ của Giám đốc Công ty:
+ Chỉ đạo cơng tác hành chính quản trị, điều phối hoạt động của các phịng ban chức
năng Cơng ty.
+ Xây dựng quy trình, quy chế hoạt động; xây dựng chính sách của Công ty.
+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các cơng việc đã hồn thành theo hợp
đồng và chuyển cho Phịng Tài chính kế tốn thanh tốn hợp đồng.
+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm sốt q trình thực hiện dự án. + Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động.
+ Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT và chịu sự giám sát của Chủ tịch
HĐQT.
+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, kỹ
thuật và đời sống văn hố tồn Cơng ty; công tác tổ chức cán bộ; cơng tác kinh tế tài
chính; cơng tác đầu tư, định hướng chiến lược của Công ty; công tác tuyển dụng lao
động và tổ chức thi đua khen thưởng.
+ Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Cơng ty thì Giám đốc Cơng ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch HĐQT và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty.
c) Chức năng, nhiệm vụ mới của Phó Giám đốc kỹ thuật
- Chức năng của Phó Giám đốc kỹ thuật: Trực tiếp quản lý các lĩnh vực liên quan đến vấn đề kỹ thuật xây lắp các cơng trình, dự án, triển khai thi công các hạng mục công việc đúng theo hợp đồng. Phụ trách công tác huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Cơng ty, bộ máy tài chính kế tốn của Cơng ty,
đồng thời chỉ đạo thực hện tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn, thơng tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của Công ty.Trục tiếp phụ
trách phịng Tài chính kế tốn, phịng Kế hoạch kỹ thuật, phòng Tư vấn giám sát,
phòng Tư vấn khảo sát, thiết kế
- Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kỹ thuật:
+ Phụ trách việc xây dựng kế hoạch và thực hiện quản lý tài chính trong việc đầu tư,
mua sắm vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, kế hoạch tiền lương, kế hoạch vốn phục vụ
sản xuất kinh doanh theo kế hoạch được Công ty giao, đưa ra các giải pháp, các định mức tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn hàng năm của Cơng ty trình Giám
đốc phê duyệt.
+ Phụ trách Xây dựng chiến lược phát triển Cơng ty. Chủ trì soạn thảo các quy chế,
+ Chỉ đạo tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phịng của Cơng ty, lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ.
+ Phụ trách thiết kế sản phẩm, dựtính định mức vật tư, dự tốn giá thành và lập các kế
hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch tới các
phịng chun mơn để triển khai công việc.
+ Điều hành, triển khai công tác thi công, xây lắp các cơng trình, dự án của Cơng ty. + Xây dựng chiến lược, kế hoạch thực hiện các cơng trình, dự án của Cơng ty.
+ Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Cơng ty thì Phó Giám đốc kỹ thuật Cơng ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty và trước Hội đồng quản trị về công việc được giao và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty. - Các mối quan hệ của Phó Giám đốc kỹ thuật:
+ Quan hệ với bên ngoài: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triển khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng được phòng kinh doanh bàn giao, quan hệ với các trung tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề. + Quan hệ với các phòng kỹ thuật: Trưởng các phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho
Phó Giám đốc ký thuật, kiểm duyệt, lập dự tốn, giám sát chỉđạo phịng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch và tiến hành phê duyệt thầu phụ.
d) Chức năng, nhiệm vụ mới của Phó Giám đốc kinh doanh
- Chức năng của Phó Giám đốc kinh doanh: Trực tiếp quản lý điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty, hợp đồng lao động ký với Công ty và quyết định của Hội đồng quản trị liên quan đến vấn đề kinh doanh của Công ty.
- Nhiệm vụ của Phó Giám đốc kinh doanh:
+ Lập phương án nghiên cứu và triển khai kinh doanh của Công ty trước mắt và lâu
dài, xác định chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của Công ty,
phương án đầu tư, liên doanh đề án tổ chức quản lý của Công ty
+ Thu thập thông tin và xử lý thông tin về thị trường, giá cả tại từng thời điểm để có những quyết định đúng đắn, kịp thời trong kinh doanh.
+ Tổ chức điều hành phòng Kinh doanh thực hiện đảm bảo kế hoạch doanh thu tháng,
quý, năm.
+ Có phương án quản lý, thu hồi công nợ.
+ Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty. + Phát triển thịtrường trong cảnước.
+ Quyết định giá đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh.
+ Quyết định ngân sách hoạt động trong Công ty theo kế hoạch phát triển do HĐQT
phê duyệt.
- Các mối quan hệ của Phó Giám đốc kinh doanh
+ Quan hệ với bên ngồi: Giữ vai trị là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng, cung cấp về tiến độ thực hiện công việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng
+ Quan hệ với phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh báo cáo tực tiếp cho Phó
Giám đốc kinh doanh, kiểm sốt, triển khai các hợp đồng của phòng kinh doanh. Cung cấp thơng tin vềnăng lực sản xuất để phịng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh.
3.4.3.2 Phòng Tổ chức hành chính
- Chức năng của Phịng Tổ chức hành chính: Tham mưu, giúp Giám đốc quản lý, xây dựng và tổ chức thực hiện trong các vấn đề về thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, tổ chức – lao động và hành chính quản trị của Cơng ty. Quản lý,
chế độ chính sách đối với cán bộ cơng nhân viên, nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. Thực hiện các chức năng khác do Giám đốc giao.
- Nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính:
+ Theo dõi, quản lý nhân lực, tham mưu đề xuất cho lãnh đạo Công ty về công tác tổ
chức cán bộ, đào tạo, tuyển dụng lao động và giải quyết các chếđộchính sách đối với
người lao động.
+ Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức sản xuất và quản lý, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo
điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể khác.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất và quản lý của Công ty.
+ Có nhiệm vụ tham mưu cho cấp lãnh đạo tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CBCNV, thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT. Có
phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên.
+ Quản lý, sử dụng con dấu Công ty, thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ theo quy
định của Pháp luật và Công ty. Chăm lo đời sống vật chất, văn hoá tinh thần cho CBCNV và xây dựng chếđô khen thưởng, kỷ luật kịp thời.
+ Tham mưu, đề xuất các phương án tổ chức, quản lý vị trí làm việc của các phịng,
ban cơ quan và đơn vị, Quản lý vật tư thiết bị, máy móc – phương tiện vận tải.