5. Cấu trúc đề tài
2.3.1.3. Nhiệm vụ của bộ phận kiểm tra,KSNB
- Xây dựng chương trình công tác năm, quý phù hợp với chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Agribank và đặc điểm cụ thể của Chi nhánh.
- Tuân thủ tuyệt đối sự chỉ đạo nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán. Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo đề cương, chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Agribank và kế hoạch của đơn vị, kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh ngay tại hội sở và các chi nhánh phụ thuộc.
- Tổng hợp và báo cáo kịp thời các kết quả kiểm tra, kiểm soát, việc chỉnh sửa các tồn tại thiếu sót của chi nhánh, đơn vị mình theo định kỳ gửi phòng Kiểm tra, KSNB Văn phòng đại diện và Ban kiểm tra, KSNB. Hàng tháng báo
- Đầu mối phối hợp với các đoàn kiểm tra của Agribank, các cơ quan thanh tra, kiểm toán để thực hiện các cuộc kiểm tra tại chi nhánh.
- Phát hiện những vẫn đề chưa đúng về pháp chế trong các văn bản do Giám đốc chi nhánh ban hành.
2.3.1.4. Phương thức kiểm tra, KSNB
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo hai phương thức cơ bản sau:
- Giám sát hoạt động thực hiện thông qua phân tích các báo cáo thống kê theo chế độ thông tin báo cáo và các văn bản chỉ đạo nội bộ.
- Kiểm tra trực tiếp được thực hiện thông qua hoạt động kiểm tra, xem xét, xác minh, đối chiếu; thu nhập và đánh giá các bằng chứng; thống kê, tính toán, phân tích, tổng hợp và so sánh. Xác định nguyên nhân và đánh giá mức độ liên quan; dự đoán dự báo xu hướng, khả năng hoạt động của các đơn vị được kiểm tra, kiểm soát để đưa ra các đánh giá, kiến nghị phù hợp.
2.3.1.5. Quy trình một cuộc kiểm tra
Đối với các cuộc kiểm tra toàn diện hay một mặt nghiệp vụ theo định kỳ hay đột xuất được thực hiện theo quy trình như sau:
- Chuẩn bị đề cương kiểm tra: Bộ phận Kiểm tra, KSNB xây dựng đề cương kiểm tra trình Giám đốc phê duyệt. Nội dung đề cương phải nêu được mục đích, yêu cầu, nội dung, đối tượng, phương pháp, thời gian, thời hiệu và lực lượng thực hiện kiểm tra; các quy định về chế độ thông tin báo cáo về kết quả kiểm tra và xử lý sau kiểm tra.
- Quyết định thành lập đoàn, tổ kiểm tra: Tuỳ theo tính chất vụ việc, khối lượng công việc nêu trong đề cương kiểm tra, bộ phận kiểm tra, kiểm toán lựa chọn cán bộ tham gia kiểm tra trình Giám đốc ra quyết định thành lập đoàn, tổ kiểm tra. Quyết định thành lập đoàn, tổ kiểm tra, thời gian kiểm tra và trách nhiệm của chi nhánh, đơn vị được kiểm tra.
71
- Các trưởng đoàn, tổ trưởng kiểm tra chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ nêu trong quyết định và đề cương kiểm tra. Giám đốc chi nhánh, đơn vị được kiểm tra có trách nhiệm tạo mọi điều kiện để đoàn, tổ kiểm tra hoàn thành nhiệm vụ.
- Kết thúc cuộc kiểm tra tại mỗi chi nhánh, đơn vị; đoàn, tổ kiểm tra phải thiết lập biên bản kiểm tra có ý kiến của Giám đốc đơn vị được kiểm tra. Trưởng đoàn, tổ trưởng kiểm tra chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra và kết luận kiểm tra của mình với người đã ra quyết định thành lập đoàn, tổ kiểm tra.
- Kết thúc đợt kiểm tra bộ phận kiểm tra, kiểm toán phải tổng hợp kết quả kiểm tra toàn đợt của chi nhánh, đơn vị mình báo cáo lên cấp trên. Đồng thời có văn bản chỉ đạo các chi nhánh, đơn vị tiến hành chấn chỉnh, sửa chữa các tồn tại thiếu sót theo kiến nghị của đoàn, tổ kiểm tra và tổ chức xử lý cán bộ sai phạm phát hiện qua kiểm tra đồng thời báo cáo kết quả chấn chỉnh, sửa chữa tồn tại, thiếu sót và xử lý cán bộ sai phạm lên ngân hàng cấp trên.
- Đối với các vụ việc phát sinh, phát hiện hoặc qua thông tin, tố giác của quần chúng nhân dân: Giám đốc chi nhánh, đơn vị có phát sinh vụ việc phải tổ chức kiểm tra, xác minh để xác định tính chính xác của thông tin, mức độ sai phạm, hành vi, nguyên nhân, hậu quả của vụ việc và có biện pháp xử lý, giải quyết kịp thời. Đồng thời có báo cáo kèm hồ sơ vụ việc gửi ngay về Ngân hàng cấp trên.
2.3.1.6. Phương pháp kiểm tra tín dụng
Phương pháp kiểm tra tín dụng tại Agribank Thừa Thiên Huế hiện nay được thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản số 405/NHNo-KTKT ngày 16/2/2006. Một cuộc kiểm tra tín dụng được tiến hành dựa trên một quy trình tín dụng, kể cả công tác tổ chức chỉ đạo điều hành hoạt động tín dụng, bao gồm các phương pháp như sau:
* về trình tự một cuộc kiểm tra:
- Xây dựng đề cương kiểm tra trình lãnh đạo phê duyệt. - Lãnh đạo ký quyết định kiểm tra.
* Nội dung một cuộc kiểm tra:
> Kiểm tra việc tổ chức chỉ đạo, điều hành hoạt động tín dụng
- Kiểm tra việc phân công trong Ban Giám đốc chỉ đạo, điều hành hoạt động tín dụng.
+ Xem xét việc phân công trong Ban Giám đốc phụ trách công tác tín dụng và trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được giao.
+ Sự phối kết hợp giữa các đồng chí trong Ban Giám đốc, giữa Ban Giám đốc với các chi nhánh trực thuộc để chỉ đạo điều hành công tác tín dụng.
+ Việc ủy quyền phán quyết cho vay, bảo lãnh của Giám đốc cho Phó Giám đốc và các chi nhánh trực thuộc.
+ Công tác chỉ đạo điều hành hoạt động tín dụng hàng tháng, quý, năm. Xây dựng chương trình công tác, giao chỉ tiêu kế hoạch, tổ chức đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu giao khoán cho từng chi nhánh trực thuộc, từng CBTD.
+ Các biện pháp, giải pháp triển khai để hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch tín dụng tháng, quý, năm.
+ Các biện pháp, giải pháp chỉ đạo sau kiểm tra để chấn chỉnh sai phạm. + Đánh giá công tác chỉ đạo điều hành hoạt động tín dụng theo định hướng tín dụng của ngành, mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương trong từng thời kỳ.
- Kiểm tra việc triển khai chính sách chế độ và tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho CBTD
+ Việc triển khai đầy đủ, kịp thời các chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước, của các cán bộ, các ngành, NHNN, của địa phương và của Agribank về công tác tín dụng với CBTD và các cán bộ có liên quan.
+ Việc phổ biến và mở các lớp tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độ cho CBTD? Hình thức mở lớp và phương pháp tập huấn.
73
+ Những sáng kiến, đề xuất trong việc cải tiến quy trình thủ tục cho vay, quản lý tín dụng.
- Việc phân công, bố trí CBTD phụ trách địa bàn
+ Tổng số CBTD/tổng số CBCNV. Chỉ tính CBTD trực tiếp cho vay, nếu truởng, phó phòng không trực tiếp cho vay thì không tính là CBTD.
+ Trình độ CBTD; Sự hợp lý về trình độ của CBTD với địa bàn phụ trách. + Bình quân số món vay, số du nợ/một CBTD.
+ Việc tổ chức luân chuyển và đổi địa bàn phụ trách của CBTD. - Các biện pháp để nâng cao chất luợng tín dụng của lãnh đạo
+ Tổ chức triển khai chỉ đạo của cấp trên về nâng cao chất luợng tín dụng. + Tăng cuờng huy động vốn để mở rộng tín dụng.
+ Xử lý nợ đến hạn, nợ cơ cấu lại, nợ xấu và giải quyết các vuớng mắc trong công tác tín dụng.
- Kết quả hoạt động kinh doanh
> Kiểm tra nghiệp vụ tín dụng
- Kiểm tra hồ sơ vay vốn của KH:
+ Việc kiểm tra hồ sơ vay vốn của KH phải căn cứ vào những quy định hiện hành của pháp luật, của cán bộ, các ngành, NHNN, và của Agribank về công tác tín dụng trong từng thời kỳ để kiểm tra.
+ Cán bộ kiểm tra phải thuờng xuyên cập nhật đầy đủ thông tin, những thay đổi về chính sách chế dộ để tập hợp hồ sơ vay vốn của KH sao cho chính xác, đầy dủ, làm cơ sở cho quá trình kiểm tra.
+ Bộ hồ sơ vay vốn của tổ chức gồm: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế, hồ sơ cho vay và hồ sơ bảo đảm tiền vay.
+ Kiểm tra những nội dung cơ bản sau: Tính đầy đủ, hợp pháp hợp lệ của hồ sơ; việc đánh giá, phân loại và xếp hạng KH; kiểm tra công tác thẩm định, tái thẩm định của CBTD; kiểm tra đánh giá, phân loại nợ; kiểm tra cho vay đảo nợ; kiểm tra bảo đảm tài sản tiền vay.
Chi nhánh Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Tổng số KT TD Tổng số KT TD Tổng số KT TD
Thừa Thiên Huế 37 11 35 16 26 17
+ Căn cứ vào tài liệu đang lưu giữ tại ngân hàng (sao kê HĐTD, sổ kế toán cho vay, các HĐTD đang còn dư nợ) để xác định số tiền KH còn dư nợ, số lãi đọng đến ngày đối chiếu của từng HĐTD, theo từng loại vay: Ngắn hạn, trung hạn, dài hạn (nội tệ, ngoại tệ, bảo lãnh).
+ Việc xác định nợ vay giữa ngân hàng và KH phải được lập thành văn bản.
- Kiểm tra việc sử dụng tiền vay.
- Kiểm tra thực trạng TSBĐ nợ vay (trường hợp TSBĐ do khách hàng hoặc bên thứ ba giữ)
+ Tình trạng hiện tại của tài sản (ai đang quản lý, sử dụng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại đối chiếu với hồ sơ bảo đảm).
+ Tham khảo giá cả thị trường tại địa phương nơi có tài sản để so sánh giá trị của tài sản với giá trị trong hồ sơ bảo đảm tiền vay.
+ Đánh giá giá trị TSBĐ tại thời điểm kiểm tra để xem xét mức độ biến động của tài sản so với thời điểm cho vay và so với dư nợ tại thời điểm kiểm tra để đánh giá mức độ an toàn của khoản vay.
- Kiểm tra quá trình cho vay, thu nợ và quản lý nợ: Đúng với chính sách tín dụng, quy định của Agribank.
+ Kiểm tra điều kiện vay vốn của KH.
+ Kiểm tra phương án, dự án vay vốn của KH. + Kiểm tra quy trình, thủ tục phát tiền vay.
+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý nợ xấu. + Kiểm tra quản lý và lưu giữ hồ sơ tín dụng.
- Rà soát hồ sơ các khoản nợ xấu, nợ đã xử lý rủi ro, nợ tồn đọng để có biện pháp tích cực thu hồi nợ.
2.3.2.1. Số lượng các cuộc kiểm tra
Trong thời gian qua, Chi nhánh đã tổ chức thực hiện kiểm tra toàn diện nghiệp vụ tín dụng theo đề cương kiểm tra hoạt động kinh doanh và đề cương kiểm tra chuyên đề của Agribank, cụ thể như sau:
Năm 2010, Chi nhánh thực hiện kiểm tra hoạt động kinh doanh doanh theo Đề cương kiểm tra số 1278/NHNo-KTNB ngày 24/3/2010; kiểm tra chất lượng tín dụng theo Đề cương kiểm tra số 2602/NHNo-TDDN ngày 03/6/2010.
Năm 2011, kiểm tra hoạt động kinh doanh theo Kế hoạch kiểm tra số 2179/NHNo-KTNB ngày 09/4/2011.
Năm 2012, kiểm tra hoạt động kinh doanh theo Kế hoạch kiểm tra số 1719/NHNo-KTNB ngày 21/3/2012 và thực hiện kiểm tra chéo theo Văn bản số 2709/NHNo-KTNB ngày 02/5/2012
Bảng 2.10. Số lượng các cuộc kiểm tra tại chi nhánh Thừa Thiên Huế qua 3 năm (2010 - 2012)
STT
Hồ sơ được kiểm
tra Số 2010 2011 2012
món Số tiền mónSố Số tiền mónSố Số tiền
1 Doanh nghiệp 30 8 445.960 261 303.902 415 625.39 1 2 Hộ sản xuất 25 3 128.138 305 153.294 274 9146.67 3 Đời sống 10 2 7 9.61 219 3 18.99 348 2 21.03 4 Cầm đồ, cầm cố _____ 38 1.01 5 _____25 870 _____ 61 1.890 5 Bảo lãnh _____ 66 17.26 7 _____52 4 12.36 112 9 31.02 6 Đối chiếu trực tiếp _____
44 135.289 _____ 69 78.21 5 _____76 92.95 0 Tổng cộng 81 1 737.286 931 567.638 1.28 6 918.971
(Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác KT, KSNB năm 2010, 2011 và 2012 của Agribank TTHuế)
Biểu đồ 2.4. Số lượng các cuộc kiểm tra tại Agribank Thừa Thiên Huế
sổ lượng các cuộc kiểm tra tại chi nhánh Thừa Thiên Huế
■ số lượng các cuộc kiểm tra tại CN Trong đó: KTTin dụng
76
Số lượng các cuộc kiểm tra tín dụng tại các chi nhánh có xu hướng tăng lên cùng với sự phát triển của quy mô hoạt động kinh doanh, năm 2011 chỉ kiểm tra 11 cuộc về công tác tín dụng, đến năm 2011 là 16 cuộc và năm 2012 là 17 cuộc. Điều này cho thấy các chi nhánh đã chú trọng tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong quá trình tác nghiệp.
Bảng 2.11. Số lượng hồ sơ tín dụng được kiểm tra tại các chi nhánh trực
thuộc Agribank Thừa Thiên Huế từ năm 2010-2012
Bộ phận kiểm tra, KSNB đã đóng góp đáng kể tạo nên môi trường kiểm soát lành mạnh, hiệu quả tại các chi nhánh trực thuộc; phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai sót trong các hoạt động nghiệp vụ, đảm bảo cho các chi nhánh trực thuộc hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
Qua kiểm tra của bộ phận kiểm tra, KSNB đã phát hiện một số trường hợp sai sót tại các chi nhánh trực thuộc, điển hình như sau:
(1) Tồn tại trong việc thiết lập hồ sơ cho vay
Việc lưu giữ hồ sơ cho vay chưa đầy đủ, thiếu các giấy tờ hoặc các giấy tờ chỉ là bản sao chưa được chứng thực như:
77
- Hồ sơ cho vay, bảo lãnh doanh nghiệp
+ Thiếu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Điều lệ doanh nghiệp, Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, Kế toán truởng.
+ Thiếu biên bản họp HĐTV, HĐQT công ty về việc bầu Chủ tịch HĐQT, HĐTV, thông qua nội dung Điều lệ, phuơng án tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh công ty, về việc vay vốn ngân hàng.
+ Thiếu Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh đối với hàng hóa, dịch vụ kinh doanh có điều kiện.
+ Thiếu biên bản góp vốn của các thành viên. - Hồ sơ cho vay hộ sản xuất, cá nhân, tổ hợp tác + Thiếu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. + Thiếu giấy phép xây dựng nhà hoặc đã hết hạn.
+ Cho vay góp vốn đầu tu nhung thiếu biên bản của Công ty công nhận tu cách thành viên của nguời vay.
- Hồ sơ cho vay nhu cầu đời sống
+ Thiếu giấy phép sữa chữa nhà, xây dựng; Giấy phép xây dựng hết thời hạn hiệu lực.
+ Thiếu dự toán chi phí sửa chữa.
b. Hồ sơ kinh tế:
- Đối với doanh nghiệp
+ Thiếu Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Thiếu kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ; Kế hoạch sản xuất kinh doanh chua đuợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Số liệu không khớp giữa báo cáo tài chính năm truớc và năm sau.
c. Hồ sơ cho vay:
- Cho vay doanh nghiệp:
+ Chua khai thác thông tin từ Trung tâm thông tin tín dụng của NHNN + Thiếu hợp đồng, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng tiền vay. + Thiếu xếp loại khách hàng.
+ Không có thông báo nợ quá hạn cho khách hàng.
+ Thiếu hóa đơn, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng tiền vay. + Thiếu giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập của người vay.
- Cho vay nhu cầu tiêu dùng, đời sống:
+ Thiếu giấy xác nhận về nguồn thu nhập từ tiền lương để trả nợ. + Tài liệu chứng minh nguồn thu nhập trả nợ thiếu cơ sở.
+ Thiếu phương án trả nợ.
+ Thiếu dự toán kinh phí xây dựng, bản vẽ thiết kế xây dựng nhà ở.
- Cho vay cầm đồ và cầm cố chứng chỉ có giá
+ Thiếu giấy đề nghị vay vốn.
+ Thiếu giấy xác nhận số dư của đơn vị phát hành.
d. Hồ sơ bảo đảm tiền vay