5. Cấu trúc đề tài
2.3.3.2. Quy trình cho vay '
Quy trình cho vay được cán bộ tác nghiệp tuân thủ và thực hiện nghiêm túc, đúng quy định hiện hành, được thống nhất từ hội sở đến các chi nhánh trực thuộc. Cán bộ thực hiện cho vay đã bám sát quy trình từ khâu tiếp nhập hồ sơ, thẩm định, giải ngân nên đã khắc phục được những hạn chế trong hệ thống KSNB.
Trong quy trình thẩm định hồ sơ cho vay, đã hướng dẫn cho CBTD phải tiến hành thẩm định kỹ hồ sơ vay vốn, lựa chọn những khách hàng đáp ứng đủ các điều kiện vay vốn, có uy tín, những dự án phương án sản xuất, kinh doanh khả thi.
Trong công tác xét duyệt cho vay: Có sự phân công phân nhiệm giữa cấp xét duyệt nghiệp vụ và những người thực hiện nghiệp vụ.
Quy trình giải ngân có sự kiểm soát quá trình xử lý thông tin về các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động tín dụng như kiểm soát chứng từ giải ngân, kiểm soát sự cập nhật vào hệ thống xử lý.
Quy trình kiểm tra sau khi cho vay chặt chẽ, hợp lý, thường xuyên, đã giúp ngân hàng kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng, khả năng trả nợ và hiệu quả sử dụng vốn vay. Qua đó phát hiện những dấu hiệu không an toàn về khoản vay như sử dụng sai mục đích, hoạt động kinh doanh thua lỗ để có biện pháp xử lý kịp thời.
Mặc dù có những ưu điểm như trên, các hoạt động kiểm soát trong lĩnh vực tín dụng có những tồn tại như sau:
Các thủ tục trong quy trình cho vay và quản lý cho vay chưa chặt chẽ, thiếu tính kiểm soát, dễ bị cán bộ lợi dụng. Hiện nay, các chi nhánh giao dịch một cửa trên chương trình IPCAS, như vậy CBTD sẽ thực hiện toàn bộ các khâu trong quy trình cho vay từ việc tiếp cận khách hàng, thẩm định, giải ngân
84
cho vay, thu nợ và quản lý rủi ro. Việc để một bộ phận thực hiện toàn bộ chức năng trong quy trình tín dụng dễ dẫn đến tình trạng quá tải, quản lý khách hàng không tốt và tăng nguy cơ xảy ra rủi ro đạo đức ở cán bộ tín dụng.
Trong quy trình giải ngân, ở mỗi khâu đều phải qua phê duyệt của lãnh đạo, vì vậy lãnh đạo phải thuờng xuyên ngồi tại bàn làm việc để phê duyệt. Tuy nhiên, trong truờng hợp lãnh đạo vì một lý do nào đó không thể có mặt tại bàn làm việc để trực tiếp phê duyệt kiểm soát, thuờng dễ dẫn đến tình trạng giao user, password của mình cho cán bộ CBTD trực tiếp thực hiện phê duyệt. Điều này đễ dẫn đến truờng hợp: CBTD nhập thông tin trên máy không đúng với thực tế trên bộ hồ sơ vay vốn đã đuợc lãnh đạo phê duyệt nhung không đuợc kiểm soát lại; hoặc CBTD lợi dụng user, password đuợc lãnh đạo giao để tự phê duyệt hồ sơ vay sai quy định dẫn đến rủi ro. Cũng có truờng hợp, giữa CBTD và lãnh đạo có sự thông đồng, nhập thông tin trên máy không đúng với thực tế trên bộ hồ sơ vay vốn đã đuợc phê duyệt nhập sai thông tin: đơn xin vay có tài sản bảo đảm nhung đăng ký trên máy thì nhập không bảo đảm bằng tài sản; định kỳ hạn trả nợ gốc, lãi trên hồ sơ trả theo tháng, quý nhung trên máy là trả theo năm (12 tháng)...
2.3.3.3. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụnga) Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ kiểm tra, KSNB a) Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ kiểm tra, KSNB
Cơ cấu tổ chức hoạt động đóng vai trò quan trọng trong quản lý nói chung, KSNB hoạt động tín dụng nói riêng. Tại Agribank Thừa Thiên Huế hình thành đuợc cơ cấu tổ chức, đảm bảo đuợc KSNB đối với hoạt động tín dụng thông qua các phòng nghiệp vụ: Phòng Tín dụng, phòng Kế toán - Ngân quỹ và bộ phận Thẩm định. Giữa các phòng có sự phối hợp chặt chẽ thực hiện quy trình nghiệp vụ cho vay.
Ý thức đuợc vai trò của bộ máy kiểm tra, KSNB đối với việc giám sát, kiểm tra, kiểm soát các mặt hoạt động của ngân hàng, đặc biệt là đối với hoạt động tín dụng, tại Chi nhánh đã hình thành đội ngũ cán bộ thực hiện công tác kiểm tra, KSNB và đang từng buớc đuợc tăng cuờng cả về luợng và chất theo
Tuy nhiên, về cơ cấu và trình độ của đội ngũ kiểm tra, kiểm soát còn có những hạn chế nhu sau:
Thứ nhất, năng lực, trình độ của một số cán bộ kiểm tra, kiểm soát chua
đảm bảo theo yêu cầu: Về chuyên môn và kinh nghiệm công tác cũng nhu hiểu biết về pháp luật của cán bộ kiểm tra viên vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập. Bộ phận kiểm tra, KSNB không nắm vững đuợc các bộ luật nhu: Luật dân sự, Luật kinh tế theo các chuẩn mực nghề nghiệp đã đuợc ban hành... nên dẫn đến việc kiểm tra chua sâu sắc và có căn cứ, tính thuyết phục của các kiến nghị cũng không cao.
Cán bộ kiểm tra đều có độ tuổi cao, trung bình trên 40 tuổi, số luợng cán bộ KTV là 10 nguời nên khả năng làm việc bị hạn chế vì số luợng chi nhánh nhiều, khối luợng công việc rất lớn, chịu nhiều áp lực.
Thứ hai, công tác kiểm tra, KSNB tuy đã đuợc sự quan tâm của lãnh đạo
các Chi nhánh, nhung do hạn chế về biên chế, áp lực kinh doanh và đôi khi vẫn còn xem kiểm tra, KSNB là bộ phận không sinh lời nên bộ phận này vẫn chua đuợc chú trọng một cách đúng mức KSNB đầu tu thích đáng nên không phát huy đuợc hiệu quả thực của nó. Bố trí đội ngũ cán bộ kiểm tra, kiểm soát tại chi nhánh còn quá mỏng so với mạng luới hoạt động và trong điều kiện hoạt động kinh doanh của các chi nhánh đang tăng truởng rất mạnh và tính chất công việc cũng ngày càng phức tạp, do đó chua đáp ứng yêu cầu kiểm tra các chi nhánh trực thuộc.
Thứ ba, công tác đào tạo và trang bị công nghệ cho nghiệp vụ kiểm tra,
kiểm soát nội bộ còn nhiều hạn chế: Trong khi các mặt nghiệp vụ ngày càng đa dạng, luôn đổi mới và sử dụng công nghệ thông tin thì việc kiểm tra chủ yếu vẫn còn mang tính thủ công, chua có phần mềm tin học hỗ trợ cho công tác kiểm tra trên chuơng trình giao dịch IPCAS.
86
Bộ phận kiểm tra, KSNB chưa được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ KSNB một cách bài bản (chuyên ngành kiểm toán, pháp luật). Trong khi đó, cán bộ kiểm tra phải tham gia nhiều chuyên đề từ điều hành nhân sự, tổ chức, kế hoạch, tín dụng, kế toán tài chính - kho quỹ, thanh toán quốc tế. Điều này hạn chế sự sắc bén của người kiểm tra (biết nhiều nhưng không biết sâu) nên hiệu quả kiểm tra không rõ ràng, cụ thể. Mặt khác cán bộ kiểm tra chủ yếu chỉ được tập huấn lại từ các cán bộ nghiệp vụ đi học về truyền đạt lại và phải tự nghiên cứu tất cả các lĩnh vực nên việc kiểm tra còn bị hạn chế, hiệu quả không cao.
Những nguyên nhân này đã gây ra khó khăn trong việc đảm bảo tiến độ và yêu cầu công việc của bộ phận KSNB.
b) Phương pháp kiểm tra:
Phương pháp kiểm tra theo hướng dẫn của Agribank hiện nay chủ yếu chủ yếu thực hiện theo phương pháp thủ công, đi sâu vào kiểm tra chi tiết. Phương pháp này kiểm tra trực tiếp hoạt động tín dụng, bằng cách thông qua việc kiểm tra hồ sơ tín dụng, đối chiếu với quy định, xác định sai sót và ghi vào biên bản, báo cáo kết quả kiểm tra với lãnh đạo ngân hàng để có chỉ đạo chấn chỉnh và biện pháp xử lý. Phương pháp này giúp cho cán bộ kiểm tra dễ thực hiện, giúp họ có cơ sở đánh giá hồ sơ, chứng từ đã thực hiện có đúng với quy định hay không.
Tuy nhiên, phương pháp này chưa đáp ứng được nhu cầu của kiểm tra, KSNB hiện đại; không phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai sót khi tác nghiệp của các bộ phận nghiệp vụ; quá trình kiểm tra mang tính thủ công sẽ phải tốn nhiều thời gian nhưng chỉ cho kết luận về từng sự việc sai sót đã xảy ra; không đánh giá tổng thể về những hạn chế, rủi ro tiềm ẩn trong nghiệp vụ tín dụng. Bên cạnh đó, với chương trình giao dịch IPCAS có thể thực hiện giám sát từ xa, trên cơ sở vấn tin dữ liệu trên hệ thống, chọn lọc số liệu, phân tích thông tin để phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai sót khi tác nghiệp của các bộ phận, xác định những vấn đề nghi vấn, từ đó xác định những địa chỉ cần được kiểm tra.
trực thuộc.
Vì vậy cần bổ sung thêm những nội dung vào phương pháp kiểm tra hiện nay để đảm bảo đúng chức năng giám sát từ xa và kiểm soát hoạt động tín dụng trên giao dịch của hệ thống và hồ sơ.
2.3.3.4. Các nhân tố khác
Vai trò của Hệ thống thông tin:
Agribank đã triển khai hiện đại hóa hệ thống thanh toán và kế toán KH do Ngân hàng Thế giới tài trợ (IPCAS). Chương trình IPCAS là một hệ thống thanh toán nội bộ và kế toán khách hàng của Agribank được xử lý trực tuyến tập trung nhằm giúp ngân hàng quản lý các giao dịch của khách hàng, lưu trữ chứng từ, xử lý số liệu và nhiều nghiệp vụ đơn lẻ khác, tự động hoá theo hình thức giao dịch một cửa. Chương trình là sự tích hợp toàn bộ các ứng dụng nghiệp vụ ngân hàng đơn lẻ trong một hệ thống đồng nhất, được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại theo hướng tuân thủ các chuẩn mực và thông lệ quốc tế.
Trước đây, khi làm thủ tục vay tiền thường phải qua nhiều "công đoạn": làm hồ sơ vay vốn tại Phòng Tín dụng, đến Phòng Kế toán để làm thủ tục nhận hoặc chuyển tiền và Phòng Ngân quỹ để rút tiền (nếu là tiền mặt). Khi Agribank áp dụng IPCAS đã giúp KH giảm được thời gian giao dịch. Hiện nay, chỉ cần thông qua một CBTD, mọi công việc của KH đã được giải quyết. Việc áp dụng chương trình này đã đáp ứng một cách nhanh nhất nhu cầu vay vốn, làm giảm khoảng 30% thời gian giao dịch cho KH so với trước đây.
Thông qua chương trình IPCAS, giúp ngân hàng quản lý thông tin một cách tốt nhất, giảm thiểu rủi ro, sai sót, và giúp cho công tác kiểm tra thuận tiện hơn. Tuy nhiên, tại Chi nhánh việc ứng dụng các tiện ích từ chương trình IPCAS để thông qua đó thực hiện công tác giám sát và cảnh báo sớm những tiềm ẩn rủi ro tín dụng vẫn chưa được phổ biến và thường xuyên.
Bên cạnh đó, sự hợp tác giữa các Chi nhánh trực thuộc Agribank Thừa Thiên Huế chưa chặt chẽ, vai trò của Trung tâm thông tin tín dụng (CIC) chưa
88
thật sự hiệu quả. Lãnh đạo Chi nhánh vẫn chua quan tâm đúng mức đến việc khai thác các thông tin của khách hàng do CIC mang lại để hạn chế rủi ro trong giải quyết cho vay.