V. Kết cấu đề tài:
1.2.1. Khái niệm chất lượng hoạt động Kiểm soát nội bộ
1.2.1.1. Khái niệm về chất lượng.
Hiện tại, đang tồn tại rất nhiều khái niệm về Chất lượng, điều này gây ra những tranh cãi về việc sử dụng nhất quán. Nguyên nhân của vấn đề này là khái niệm về chất lượng được nêu ra với nhiều góc độ khác nhau dưới cách tiếp cận, nhìn nhận riêng biệt. Tuy nhiên, dù được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, nhưng tất cả đều có một điểm chung, đó là sự phù hợp
với yêu cầu của người sử dụng mang tính kỹ thuật, kinh tế và pháp lý. Các khái niệm này không loại trừ mà bổ sung cho nhau, vì vậy cần hiểu một cách có hệ thống để đảm bảo nắm được bản chất của khái niệm. Để đảm bảo tính nhất quán của bài luận, tác giả sử dụng định nghĩa về chất lượng của Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO, theo đó, chất lượng được định nghĩa như sau:
“Chất lượng là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan ".
1.2.1.2. Khái niệm về chất lượng hoạt động Kiểm soát nội bộ.
Từ khái niệm về chất lượng của Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO, ta có thể hiểu Chất lượng hoạt động Kiểm soát nội bộ là một tập hợp các đặc tính của hoạt động Kiểm soát nội bộ để đáp ứng yêu cầu của Nhà quản lý và các bên có liên quan. Hay hiểu ngắn gọn hơn là chất lượng của hoạt động Kiểm soát nội bộ là việc có đáp ứng được yêu cầu đề ra của Nhà quản lý hay không, hay nói cách khác là có đáp ứng được các mục tiêu đã được đặt ra của kiểm soát nội bộ.
Dựa vào các mục tiêu đã được đưa ra ở trên, có thể đánh giá chất lượng của hoạt động dựa vào việc có đạt được các mục tiêu đề ra không.
1.2.2. Các tiêu chí để đánh giá chất lượng hoạt động Kiểm soát nội bộ.1.2.2.1. Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán: 1.2.2.1. Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán:
Bảo vệ tài sản: Mỗi ngân hàng đều đối mặt với các rủi ro cố hữu như: rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường, rủi ro thanh khoản, rủi ro tác nghiệp, rủi ro về tính tuân thủ, rủi ro về danh tiếng và rủi ro kinh doanh.
Một hệ thống Kiểm soát nội bộ có chất lượng tốt trước hết phải đánh giá được các rủi ro trong hoạt động của ngân hàng và sắp xếp chúng theo một thứ tự ưu tiên nhằm hạn chế các vụ việc xấu xảy ra cho ngân hàng.
Ví dụ: Kiểm soát hoạt động tín dụng của ngân hàng: với mục tiêu là giảm tỷ lệ nợ xấu trên tổng dư nợ. KSV tốt phải nhận biết rõ các nguyên nhân dẫn đến tình trạng nợ xấu như: do môi trường (thiên tai, do cạnh tranh,...); do khách hàng (trình độ đánh giá xu thế phát triển ngành nghề, lĩnh vực mà họ kinh doanh còn non kém, tiềm lực tài chính chưa cao,.); do bản thân ngân hàng (trình độ nghiệp vụ và đạo đức cán bộ tín dụng, đánh giá không đúng khách
hàng, đảo nợ hoặc giãn nợ cho khách hàng,.). Hậu quả của rủi ro tín dụng là dẫn đến rủi ro thanh khoản, giảm thu nhập và giảm uy tín của ngân hàng.
Kiểm soát hoạt động tín dụng cần đánh giá lại tỷ lệ nợ xấu của ngân hàng, đánh giá mức độ chính xác trong việc phân loại nợ theo các tiêu chuẩn của Ngân hàng Trung ương đã đặt ra. Từ đó, nêu ra được các câu hỏi về thực trạng hoạt động tín dụng: các cán bộ tại các phòng ban thực hiện cho vay đã thực hiện đúng quy trình cho vay chưa? Có đầy đủ các hồ sơ cần thiết trước khi tiến hành giải ngân như: Báo cáo đề xuất cấp tín dụng, báo cáo rà soát rủi ro, tập hợp các báo cáo tài chính, báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, tài sản đảm bảo cho khoản vay.của khách hàng. Các khoản cấp tín dụng cho khách hàng đã đúng với quyền hạn, trách nhiệm của cấp Phòng, cấp chi nhánh theo phân cấp, ủy quyền đã được Tổng Giám đốc phê duyệt hay chưa? Lĩnh vực cho vay có phù hợp với tình hình của nền kinh tế và chính sách tín dụng của ngân hàng hay không? Tình hình kiểm tra sau cho vay có được thực hiện nghiêm túc?.. ..Kiểm soát nội bộ sẽ thực hiện kiểm tra, kết luận nguyên nhân của tình trạng nợ xấu hay rủi ro tín dụng là do: Danh mục khách hàng của chi nhánh có qua tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh hay không, có hiện tượng đảo nợ hay giãn nợ,...Sau đó tiến hành đề xuất hướng xử lý đối với các trường hợp cụ thể cũng như đề xuất hoàn thiện quy trình nghiệp vụ cho vay.
Ngoài ra KSNB còn kiểm soát hoạt động huy động vốn, kế toán, ngân quỹ, đầu tư, mua sắm và thanh lý tài sản.
Bảo vệ sổ sách kế toán: Kiểm soát nội bộ phải thực hiện đánh giá hoạt động kế toán của ngân hàng có được phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời hay không. Công tác chi tiêu tài chính và mua sắm, thanh lý tài sản cố định có thực hiện đúng quy định hay không. Bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo doanh số thu chi.của ngân hàng có được khớp đúng với các nghiệp vụ phát sinh theo dõi trên sổ phụ của từng loại tài khoản hay không, có phản ánh được mức độ tin cậy và hợp lý của các chỉ tiêu trọng yếu hay không.
Hệ thống KSNB có chất lượng phải phân định được mối quan hệ giữa Kiểm soát nội bộ và người quản lý rủi ro. Công việc của người quản lý rủi ro là xác định, đo lường, sắp xếp ưu tiên và quản lý rủi ro, đây là một phần trong quản trị doanh nghiệp. KSNB đóng vai trò chính trong hoạt động của các hệ thống quản lý rủi ro của ngân hàng bằng cách: cung cấp phản hồi chính xác, khách quan và kịp thời cho nhóm quản trị ngân hàng.
1.2.2.2. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
Xuất phát từ yêu cầu quản lý, người ta sẽ quyết định việc thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin như thế nào?
Như vậy không phải tất cả mọi thông tin đều được đánh giá, xem xét như nhau, vì vai trò và ý nghĩa của chúng có thể rất khác nhau, kể cả công dụng trước mắt hoặc lâu dài. Số lượng thông tin là vô cùng, trong khi đó, khả năng thu thập và phân tích, xử lý, lưu trữ của trang thiết bị, cho dù mạnh đến mấy cũng chỉ là hữu hạn. Bởi vậy, quyết định về nguyên tắc, cách thức lựa chọn thông tin là hết sức quan trọng. Chỉ trên cơ sở quyết định đúng, mới có đủ thông tin để phục vụ cho việc sử dụng và khai thác một cách có hiệu quả, tránh được những lãng phí không cần thiết. Để thông tin có thể được sử dụng và khai thác có hiệu quả, điều trước tiên là thông tin phải có chất lượng, cụ thể và phải đáp ứng đủ các nguyên tắc sau:
- Thông tin phải đầy đủ: Thông tin phải đầy đủ, nghĩa là phải phản ánh được tất cả những khía cạnh cần thiết, không để xẩy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiếm diện, méo mó, lệch lạc về đối tượng đang được quan tâm đến. Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi và tình hình thực tế. Dĩ nhiên, muốn có một danh mục thông tin đầy đủ, ngay từ đầu nhà quản lý phải có một định hướng đúng đắn, khách quan, mọi quy định phải dựa trên một phương pháp luận rõ ràng, khoa học, có khả năng thuyết phục. Hơn nữa để hoạt động mang tính hiệu quả và tiết kiệm, thông tin cũng phải hàm nghĩa là không dư thừa, không cần thiết, làm lãng phí công của, thời gian. Thực ra, điều này không hề đơn giản chút nào khi chạy theo yêu cầu tức thời, ngắn hạn. Có những thông tin hôm nay đã bị bỏ qua, do bị cho là chưa mang ý nghĩa thiết thực, ngày mai có thể lại cần đến, khi đó chúng ta phải mất công thu thập hoặc phục hồi, rất tốn kém, nhiều khi cơ hội đã lỡ, không thể nào có lại được nữa, nhưng với tầm nhìn chiến lược cần phải thường xuyên chuẩn bị sẵn thông tin cần thiết cho nhu cầu sử dụng, khai thác lâu dài.
- Thông tin phải kịp thời và linh hoạt: Thông tin phải kịp thời nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tượng (theo góc độ thời gian) để người
quản lý có đủ thời gian phân tích, phán đoán, xử lý ngay nếu thấy cần thiết và có thể. Thông tin không kịp thời không những không giúp được gì cho việc ra quyết định, mà đôi khi còn gây ra phiền toái, rắc rối hoặc có tác động tiêu cực khác. Ví như một cửa hàng rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh. Tuy nhiên, khái niệm kịp thời được nói đến ở đây còn tuỳ thuộc chủ yếu vào trình độ khoa học và kỹ thuật cụ thể (của con người, của trang thiết bị và của cả những phương pháp mà con người đang sử dụng khi điều khiển các trang thiết bị cũng như các quyết định cần thiết). Công nghệ thông tin hiện đại với sự trợ giúp của các phương tiện truyền thông, các đa phương tiện đã tạo được khả năng giúp con người vượt qua hạn chế của thời gian và không gian, khắc phục những khó khăn trong việc thu thập các thông tin kịp thời nói trên. Có thể nói thông tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi cho quản lý tới 50%.
- Thông tin phải đảm bảo tính chính xác và trung thực: Thông tin phải trung thực nghĩa là thông tin phải chính xác, khách quan, sử dụng được và phải hợp với yêu cầu. Thông tin cần được đo lường chính xác và phải chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm được chi phí. Thông tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho quản trị.
- Thông tin phải có độ tin cậy cao: Thông tin có độ tin cậy cao thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập tính lãi suất có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền lãi phải trả giá cao hơn so với giá trị thực tế, điều này sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về ngân hàng, lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số sẽ sụt xuống.
- Thông tin phải đảm bảo tính hệ thống và tổng hợp: Thông tin phải được gắn theo mạch thời gian có tính hệ thống, nghĩa là phải nằm trong một sâu chuỗi có trình tự hợp lý, nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả. Thiết thực trợ giúp cho hoạt động tư duy của con người, làm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, điều chỉnh sự hoạt
động của đối tượng quản lý cho phù hợp với từng tình huống cụ thể. Vì nếu xét trong một hệ thống xử lý thông tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian của thông tin là tiêu chuẩn quan trọng. Mọi sự tuỳ tiện, vô trật tự không chỉ làm giảm bớt, thậm chí triệt tiêu giá trị của bản thân thông tin đó, mà còn kéo theo một sự lộn xộn, rắc rối cùng những hậu quả có thể nặng nề khác. Do đó, công nghệ càng hiện đại, độ chuẩn xác cần phải được đề cao, trong đó tính trật tự, tổ chức của thông tin là điều kiện đầu tiên và không thể xem nhẹ.
- Tính cô đọng và logic: Thông tin phải có tính nhất quán, tính có luận cứ, không có chi tiết thừa, tính có nghĩa của vấn đề, tính rõ ràng của mục tiêu đạt tới nhờ sử dụng thông tin.Thông tin phải có tính đơn nghĩa để tránh các cách hiểu khác nhau. - Tính kinh tế: Thông tin trong quản lý phải đảm bảo yêu cầu về mặt kinh tế của hoạt
động quản lý. Yêu cầu này liên quan đến tính tối ưu, tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của quản lý.
- Tính bảo mật: Việc lưu chuyển thông tin trong quản lý kinh tế cần bảo vệ về các vấn đề bí mật của nội bộ hệ thống, khiến cho các hệ thống khác khó nắm bắt để dễ dàng đối phó.
- Tính có thẩm quyền: Thông tin kinh tế phải tương ứng giữa các quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ, lợi ích của các chủ thể lẫn đối tượng nhận tin.
- Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị.
1.2.2.3. Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sáchcó liên quan đến hoạt động của đơn vị: có liên quan đến hoạt động của đơn vị:
Công việc của các KSV là mang lại đảm bảo chắn chắn rằng các quy định của pháp luật và nội bộ được thực hiện, tuân thủ và không vi phạm. Đề việc làm này phát huy tác dụng, các KSV cần phải đạt được các tiêu chí sau:
- Phát hiện các vấn đề, rủi ro đã, đang và có thể xảy ra một cách kịp thời. Đối với những vấn đề, rủi ro mang tính trọng yếu, phải lập tức báo cáo lên các cấp lãnh đạo và tư vấn phương hướng xử lý. Tùy vào tính chất của các vấn đề, rủi ro mà thời gian báo cáo, xử lý.
- Việc không tuân thủ các quy trình, quy định có thể gây ra các sai phạm và gian lận trong kinh doanh. Bằng hoạt động kiểm soát, KSNB phải là bộ phận đưa ra các phương án nhằm ngăn chặn các nguyên nhân dẫn đến sai phạm và gian lận. Nếu các sai phạm, gian lận xảy ra, phải là bộ phận tìm ra nguyên nhân của việc gây ra các sai phạm này, các nguyên nhân có thể đến từ lỗ hổng của quy trình, lỗ hổng của hoạt động kiểm soát, lỗ hổng về nhân sự....
- Đảm bảo duy trì một tỷ lệ không tuân thủ quy trình, quy định ở mức độ an toàn. Tỷ lệ này thay đổi tương ứng với mức độ gây ra các thiệt hại đối với ngân hàng, đồng thời với các vi phạm có tính chất lặp lại thường xuyên, phải đảm bảo tỷ lệ này có xu hướng giảm sau từng thời kỳ.
- Xây dựng cơ chế xử lý đối với việc vi phạm các quy trình, quy định. Đồng thời tìm ra các nguyên nhân dẫn đến việc CBNV vi phạm các quy trình, quy định này để đưa phương án xử lý kịp thời nhằm hạn chế tình trạng vi phạm tiếp diễn.
1.2.2.4. Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý:
Hiệu năng quản lý thể hiện ở các nội dung:
- Thực thi và áp dụng nghiêm túc, phù hợp các định chế liên quan đến hoạt động. - Ban hành được các qui chế nội bộ mang tính khoa học và thực tiễn cao.
- Thiết kế được bộ máy điều hành khoa học, phù hợp với đặc trưng kinh tế-kỹ thuật của hoạt động.
- Phân công, phân nhiệm rõ ràng và tạo ra mối quan hệ và điều kiện hoạt động thuận lợi.
- Kiểm soát đánh giá được trách nhiệm kinh tế trong nhiệm kỳ đối với cán bộ lãnh
đạo.
- Xây dựng và nuôi dưỡng môi trường quản lý thịnh vượng, công bằng, minh bạch, thân thiện.
- Bộ máy kế toán (bao gồm cả kế toán tài chính và kế toán quản trị) được xây dựng và hoạt động hiệu quả.
- Hệ thống thông tin kinh tế-kỹ thuật hiện đại tích hợp được các thông tin phục