V. Kết cấu đề tài:
2.2.2.1. Quy chế Kiểm soát nội bộ tại khối KHDN của Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam
HÀNG TMCP QUỐC TẾ VIỆT NAM
2.2.1. Tổ chức của Bộ phận Kiểm soát nội bộ tại Khối KHDN
Tổ chức của Bộ phận Kiểm soát nội bộ tại Khối KHDN đang được tổ chức dưới dạng phân theo khu vực địa lý. Một nửa bộ phận ở Hội sở phía Bắc, chịu trách nhiệm kiểm soát các chi nhánh thuộc khu vực phía Bắc. Một nửa bộ phận ở Trung tâm phía Nam, chịu trách nhiệm kiểm soát chi nhánh thuộc khu vực phía Nam.
2.2.2. Thực trạng hoạt động của Kiểm soát nội bộ tại khối KHDN Ngân hàng TMCP QuốcTế Việt Nam: Tế Việt Nam:
2.2.2.1. Quy chế Kiểm soát nội bộ tại khối KHDN của Ngân hàng TMCP Quốc tế ViệtNam Nam
a. Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ
Hệ thống Kiểm soát nội bộ của khối KHDN VIB hoạt động theo các yêu cầu và nguyên tắc sau:
Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của VIB đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp.
- Hoạt động kiểm tra, Kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của khối KHDN. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ , tại tất cả các đơn vị, bộ phận của khối KHDN.
• Mọi bộ phận của khối KHDN đều phải xây dựng quy trình nghiệp vụ cho đơn vị của mình nhằm hoàn thiện quy trình chung, đồng thời kiểm soát các rủi ro có liên quan. Các quy trình nghiệp vụ này phải phù hợp với yêu cầu chung, đồng thời cũng phải tuân thủ quy tắc “4 mắt”, tức là phải thiết lập được các chốt kiểm tra, kiểm soát; đảm bảo cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, bộ phận; đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, tuyệt đối không để cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được VIB cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.
• Trong quy trình nghiệp vụ phải có cơ chế phân cấp uỷ quyền thiết lập rõ ràng, minh bạch, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể nhằm tránh các xung đột lợi ích giữa các bên, đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi nhân viên khối KHDN không có điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ.
• Xây dựng các hạn mức cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thẩm quyền.
- Cán bộ nhân viên khối KHDN phải nắm chắc các quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ, đảm bảo thực hiện theo yêu cầu:
• Mọi nhân viên của khối KHDN đều phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân và phải tham gia thực hiện một cách có hiệu quả.
• Mọi nhân viên phải thường xuyên cập nhật các kiến thức về quy trình, quy định nội bộ có liên quan đến nghiệp vụ của bản thân, chịu trách nhiệm đối với các việc làm của mình trước VIB và pháp luật.
• Xây dựng hệ thống KSNB chuyên trách thực hiện việc kiểm tra, giám sát tuân thủ quy trình, quy định đối với nhân viên VIB.
- Thường xuyên đánh giá, cập nhật và hoàn thiện các công việc đang làm:
• Lãnh đạo tại các đơn vị, bộ phận nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực, hiệu quả của việc tuân thủ quy trình, quy định tại đơn vị mình, nếu tồn tại các bất cập không thể tự xử lý, phải đề xuất hoặc nêu phương án xử lý lên các cấp có thẩm quyền định kỳ hoặc đột xuất phụ thuộc vào mức độ của vấn đề. Đối với các vấn đề trọng yếu cần phải có động thái thông báo ngay cho các cấp có thẩm quyền.
• Đối với việc thay đổi hoặc phát triển các sản phẩm, dịch vụ cần phải được liên tục theo dõi trong thời gian đầu, đưa ra các phương án xử lý nếu nhận dạng được rủi ro. Sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với mục tiêu ban đầu.
b. Tự kiểm tra, đánh giá về hệ thống KSNB
Định kỳ hàng năm, Tổng Giám đốc chỉ đạo tiến hành tự rà soát, kiểm tra, đánh giá hệ thống Kiểm soát nội bộ của toàn hệ thống VIB, của từng đơn vị, bộ phận điều hành, kinh doanh, tác nghiệp và từng hoạt động nghiệp vụ.
Việc tự kiểm tra, đánh giá bao gồm việc rà soát và đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB dựa trên việc xác định, đánh giá rủi ro, các phát hiện trong công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống này để xử lý, khắc phục các vấn đề đó.
Tổng Giám đốc VIB chịu trách nhiệm chỉ đạo việc lập báo cáo KSNB để báo cáo kết quả tự kiểm tra, đánh giá hệ thống KSNB nêu trên. Báo cáo này phải cập nhật được các rủi ro, nêu tóm tắt các hoạt động chính của VIB và các rủi ro liên quan tương ứng và các hoạt động kiểm soát ở cấp độ toàn VIB, cấp độ từng đơn vị bộ phận và từng hoạt động.
Báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ nêu trên được đệ trình cho Hội đồng quản trị, đồng gửi Ban kiểm soát và được gửi cho Ngân hàng Nhà nước (Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Vụ các ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh thành phố Hà Nội) trong thời hạn theo quy định kể từ khi kết thúc năm tài chính.
Cũng giống như các bộ phận khác của ngân hàng, IC cũng phải được đánh giá độc lập và định kỳ bởi bộ phận KSNB. Điều này tuân thủ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Nội dung kiểm tra, đánh giá độc lập bao gồm rà soát, đánh giá và báo cáo về sự đầy đủ, tính hiệu quả của hệ thống KSNB có liên quan đến các hoạt động, lĩnh vực được kiểm toán thông qua việc xác định và đánh giá rủi ro, xác định các tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống này để xử lý, khắc phục.
Báo cáo kiểm tra, đánh giá độc lập đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan đến các nội dung, lĩnh vực được kiểm toán được thực hiện định kỳ một năm một lần.
d. Cơ cấu tổ chức của bộ máy Kiểm soát nội bộ chuyên trách theo khối.
VIB thành lập bộ máy kiểm tra nội bộ chuyên trách chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc Khối hoặc các chức danh tương đương.
Đứng đầu bộ máy kiểm tra, Kiểm soát nội bộ chuyên trách của từng khối là Trưởng IC hoặc chức danh tương đương trong từng thời kỳ.
Bộ máy kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách được tổ chức tương đồng giữa các khối, hoạt động độc lập, chịu trách nhiệm đối với khối mình phụ trách. Đồng thời có cơ chế phối hợp các IC của các khối với nhau, nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại của nghiệp vụ từng khối.
e. Quyền hạn
Được trang bị đầy đủ các nguồn lực tốt nhất trong khả năng của khối để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ khối mình.
Tham dự đầy đủ các khoá đào tạo, hội nghị, hội thảo liên quan đến hoạt động ngân hàng nhằm đảm bảo và nâng cao năng lực chuyên môn. Việc tổ chức các khóa đào tạo được thực hiện bởi VIB hoặc các tổ chức có khả năng.
Có quyền yêu cầu đối tượng kiểm tra và các bộ phận liên quan cung cấp và giải trình các thông tin liên quan đến nội dung kiểm tra. Truy xuất thông tin từ Hệ thống thông tin để đối chiếu với các thông tin được cung cấp.
Kiến nghị với Giám đốc Khối chỉ đạo các bộ phận nghiệp vụ thực hiện chỉnh sửa những sai sót, tồn tại phát hiện được qua công tác kiểm tra, giám sát.
Kiến nghị với Giám đốc Khối xử lý các đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm quy định của Nhà nước và quy định nội bộ của VIB làm phương hại đến lợi ích của Ngân hàng và an toàn hệ thống.