V. Kết cấu đề tài:
2.2.3.2. Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin trong khối KHDN
Thông tin quan trọng đối với hoạt động của khối KHDN chủ yếu là các thông tin xoay quanh hai hoạt động tín dụng và huy động.
Trên thực tế, với việc áp dụng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, việc cập nhật các thông tin liên quan đến hai hoạt động này là tức thời. Mọi nghiệp vụ khi phát sinh và được hạch toán trên core banking là lập tức có thể lập được báo cáo online tại mọi thời điểm với độ chính xác cao. Việc đảm bảo độ chính xác thông tin này thuộc trách nhiệm của bộ phận nhập liệu, hạch toán và công nghệ thông tin.
Hiện tại, IC với vai trò là người sử dụng thông tin chứ chưa thực sự trở thành một chốt kiểm tra độ tin cậy của thông tin. Định kỳ hoặc đột xuất, IC sử dụng các báo cáo được xây dựng sẵn để xuất các thông tin cần thiết liên quan đến dư nợ và huy động, nhằm phục vụ công tác Kiểm soát nội bộ. Việc sử dụng các thông tin này với mặc định là thông tin chính xác và cập nhật, ngoài ra, IC chưa có hoạt động nào đáng kể để kiểm tra chéo lại các thông tin được xuất ra nêu trên.
Một số hoạt động nhắm kiểm tra chéo tính chính xác của thông tin cũng rất thủ công và tốn nhiều thời gian. Cụ thể, đối với trường hợp kiểm tra lãi suất cho vay, IC xuất các báo cáo liên quan đến khoản vay (lãi suất, số dư, thời điểm...) rồi thực hiện đối chiếu với các thông tin trên bề mặt hồ sơ, trên tờ trình, phê duyệt. Việc kiểm tra này tốn nhiều thời gian, đồng thời mỗi lần kiểm thử chỉ có một lượng mẫu chọn rất ít, vì thế, số vụ việc phát hiện sai sót chưa nhiều. Trong năm 2016, IC chỉ thực hiện kiểm tra tại 5 chi nhánh, với tổng số 96 khách hàng, và chưa phát hiện vi phạm nào. Với số lượng tại khối KHDN thống kê trong năm 2016 là xấp xỉ 4500 khách hàng, số mẫu kiểm tra trên là rất ít, và chưa thể kết luận được việc các chi nhánh có thực hiện đúng quy định hay không.
Hay đối với việc kiểm tra thu phí dịch vụ đối với khách hàng, IC thực hiện xuất sao kê hoạt động tài khoản của khách hàng, sau đó kiểm tra thủ công bằng cách lọc ra các dịch vụ thu phí và đối chiếu với bút toán thu phí. Các thực hiện này cũng tương đối thủ công và tốn nhiều
thời gian, đặc biệt với khách hàng có số lượng giao dịch phát sinh lớn, có thể đến hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, việc kiểm tra thủ công thực sự chưa mang lại hiệu quả. Thực tế kiểm tra trong năm 2016, IC tiến hành kiểm tra 9 chi nhánh, khoảng thời gian kiểm tra là 02 quý gần nhất tính từ thời điểm kiểm tra. Qua kiểm tra 90 khách hàng, phát hiện được 56 bút toán chưa phản ánh đúng giao dịch. Các nguyên nhân được RM đưa ra thường là: quên chưa thu phí; thu phí trong nhưng hạch toán nhầm thành thu phí ngoài; đã được phê duyệt miễn giảm lãi, phí nhưng lại thất lạc, quên kẹp phê duyệt cùng hồ sơ ...
Từ các vấn đề trên, có thể thấy chất lượng hoạt động kiểm soát để đảm bảo độ tin cậy của thông tin chưa được cao, cần phải cải thiện trong thời gian tới.
2.2.3.3. Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sáchcó liên quan đến hoạt động của khối KHDN có liên quan đến hoạt động của khối KHDN
Việc kiểm tra việc tuân thủ các quy trình, quy định của khối KHDN là công việc chính của IC trong quá trình hoạt động. Sau mỗi lần kiểm soát nội bộ tại các chi nhánh, đều có báo cáo đánh giá về tình hình vi phạm của chi nhánh đó.
5 NHA TRANG 44 37 45 41 6 BÌNH DƯƠNG 36 52 42 29 ĐỒNG NAI 52 49 60 35 8 HẢI DƯƠNG 49 56 62 42 9 VĨNH PHÚC 57 47 39 33 10 AN GIANG 41 62 52 28 11 VINH 39 52 43 31 12 THANH HÓA 98 88 82 61 13 HUẾ 62 57 55 42
17 CẨU GIẤY 134 151 102 86 18 HAI BÀ TRƯNG 121 135 96 72 19 QUẬN 2 97 99 70 53 20 TÂN BÌNH ĩõĩ 112 85 55 21 THÀNH ĐÔ 86 80 62 49 22 QUẬN 1 87 77 53 52 23 LONG BIÊN 95 102 62 51 24 QUẬN 11 72 80 63 48 25 LÝ THƯỜNG KIỆT 113 121 81 62 26 SÀI GÒN 109 101 91 79 Tổng cộng 1907 1971 1566 1209
xuất nhằm giải quyết nguyên nhân dẫn đến tình trạng vi phạm quy trình, quy định.
Mặc dù có hoàn thành kiểm tra ít nhất 01 lần/1 chi nhánh/1 năm, tuy nhiên, với số lượng mẫu kiểm tra trung bình chỉ chiếm 20% số lượng khách hàng của chi nhánh. Do đó, số lượng thực tế vi phạm phát sinh có thể sẽ lớn hơn. Hiện tại, số lượng khách hàng có quan hệ tín dụng của khối KHDN năm 2016 là 4,586 khách hàng, số lượng khách hàng tiến hành kiểm tra bề mặt hồ sơ tương ứng là 917 khách hàng. Số vi phạm trung bình tính trên 1 khách hàng là ~ 1.3 vi phạm/1 khách hàng. Số vi phạm này bao gồm cả vi phạm trọng yếu và vi phạm không trọng yếu. Từ số liệu nêu ra có thể thấy, mặc dù đã có nhiều tiến triển trong việc hạn chế số vi phạm, nhưng tỷ lệ vi phạm vẫn cần giảm thiểu nếu muốn nâng cao chất lượng hơn nữa.
Tình hình các vi phạm được báo lên Ban lãnh đạo, tuy nhiên, các vi phạm này đều là các vi phạm đã xảy ra, và IC phát hiện sau trong đợt kiểm tra, chứ chưa có vi phạm nào mà IC chủ động phát hiện sớm trước khi xảy ra. Hơn nữa, do các rủi ro phát hiện hoàn toàn trong đợt
kiểm tra, nên các vi phạm trọng yếu cũng như không trọng yếu đều có thời gian báo cáo lên Ban lãnh đạo tương đương nhau. Có chăng các vi phạm trọng yếu được báo cáo qua mail trước khi ra báo cáo trực tiếp.
Sau mỗi đợt kiểm soát nội bộ, IC đều có các cuộc họp nhằm đưa ra các nguyên nhân dẫn đến việc xảy ra các vi phạm. Các nguyên nhân này được báo cáo lên Ban lãnh đạo để tìm phương án xử lý. Đồng thời hạn chế việc vi phạm tiếp diễn về sau. Việc xử lý các nguyên nhân dẫn đến vi phạm thường được xử lý trong thời gian dài, đặc biệt nguyên nhân từ các lỗ hổng của quy trình. Các nguyên nhân khác được xử lý, tuy nhiên chưa triệt để, dễ bị tiếp tục vi phạm trong những lần sau.
IC hiện chưa xây dựng được cơ sở đánh giá của mức độ vi phạm trọng yếu và không trọng yếu. Cơ sở hiện tại được lấy từ cơ sở đánh giá chung của toàn hàng, vì vậy, vẫn còn một số chỉ tiêu chưa phù hợp với đặc thù doanh nghiệp. Từ đó gây lúng túng trong quá trình đánh giá và xử lý các vi phạm đã xảy ra.
Có thể nói, mặc dù là công tác chính, tuy nhiên, chất lượng kiểm soát nội bộ trong hoạt động bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị mới chỉ đáp ứng được yêu cầu ở mức cơ bản, chưa hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của Ban lãnh đạo.