V. Kết cấu đề tài:
2.2.4.7. Sử dụng các nguồn lực kiểm soát:
Với cơ cấu nhân sự tương đối mỏng, IC vẫn có thể phân bổ và sử dụng các nguồn lực tương đối hiệu quả, đáp ứng được phần nào yêu cầu đề ra của ban lãnh đạo.
IC vẫn đảm bảo công tác Kiểm soát nội bộ trực tiếp tại các chi nhánh tối thiểu 01 lần/1 năm. Đồng thời các nhiệm vụ của Ban lãnh đạo đưa ra, IC vẫn có thể hoàn thiện theo yêu cầu. 2.2.5. Các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc Khối
a. Đôn đốc các Chi nhánh thực hiện khắc phục các vấn đề được nêu ra bởi Phòng Kiểm toán Nội bộ và Kiểm soát Tuân thủ.
Với mô hình 3 tầng Kiểm soát được thiết lập từ thấp đến cao, VIB đảm bảo một quá trình kiểm soát rủi ro chặt chẽ.
S T T CHI NHÁNH Tổng sô vấn đề Đã khắc phục Chưa khắc phục Ghi chú
....1......HAI"PHONG......19... ...14... ...5... Dã quá 30 ngày ...2.......DXNANG......32... ...25... ...7... Dã quá 30 ngày ...3........QUANGNINH.......25... ...25... ...0... Dã hoàn tất khắc phục ...4.......CANTHO......11... ...9... ...2... Dưới 30 ngày ...5.......NHATRANG.......14... ...11... ...3... Dưới 30 ngày ...6........BÌNHDỮONG.......17... ...12... ...5... Dã quá 30 ngày
Phòng Kiêm toán nội bộ
Phòng Kiêm soát tuân thủ
Bộ phận Kiêm soát nội bộ
Hàng năm, ngoài việc chịu sự kiêm soát của IC, các chi nhánh của khối KHDN còn chịu sự kiêm soát của 2 phòng ban khác trong nội bộ VIB, đó là Phòng Kiêm soát tuân thủ và Phòng Kiêm toán nội bộ.
Phòng Kiêm soát tuân thủ (CCRR) kiêm soát chi nhánh với các mục tiêu đảm bảo tuân thủ quy trình, quy định của các đơn vị kinh doanh và các phòng ban tại từng Khối.
Phòng Kiêm toán nội bộ (IA) kiêm soát toàn hàng với mục tiêu đảm bảo tuân thủ quy trình, quy định, đảm bảo tuân thủ về số liệu kế toán, kiêm toán.
Hai Phòng CCRR và IA cũng thực hiện các đoàn kiêm tra đến các chi nhánh theo khẩu vị
riêng của từng Phòng, và mỗi Phòng đều có các Báo cáo sau khi đi kiêm tra.
Với sự chỉ đạo của Giám đốc Khối, IC thực hiện đôn đốc các chi nhánh thực hiện khắc phục các vấn đề mà hai Phòng CCRR và IA nêu ra trong các báo cáo của mình. Đảm bảo chi nhánh khắc phục đúng thời hạn theo yêu cầu.
Số liệu Tổng hợp về việc khắc phục các vấn đề phát hiện bởi phòng CCRR tại thời điêm 31/12/2016.
Bảng 2.7: Số liệu Tổng hợp về việc khắc phục các vấn đề phát hiện bởi phòng CCRR tại thời điêm 31/12/2016
...
10......ANGIANG......26... ...26... ...0... Dã hoàn tất khắc phục ...
11...
...VINH... ...17... ...9... ...8... Dưới 30 ngày ...
12......THANHHOA......19... ...13... ...6... Dã quá 30 ngày ...
13...
...HUE... ...21... ...9... ...12... Dưới 30 ngày ...
14......DAKLAK. . ....13... ...7... ...6... Dưới 30 ngày ...
15.... . .THAINGUYEN......11... ...8... ...3... Dã quá 30 ngày ...
16......QUYNHON......21... ...8... ...13... Dã quá 30 ngày ...
17......CAUGIAY......20... ...20... ...0... Dã hoàn tất khắc phục ...
18......HAIBÀTRỮNG......13... ...7... ...6... Dưới 30 ngày ...
19...
...QUAN2... ...19... ...11... ...8... Dưới 30 ngày . .20......TANBINH......19... ...12... ...7... Dã quá 30 ngày . .21......THANH DO... ...14... ...6... ...8... Dưới 30 ngày . .22......QUAN1......22... ...4... ...18... Dã quá 30 ngày . .23......LONGBIEN......21... ...5... ...16... Dưới 30 ngày . .24......QUẠNĨĨ......20... ...12... ...8... Dã quá 30 ngày . .25...LÝTHỮỜNGKIẸT. ...8... ...8... ...0... Dã hoàn tất khắc phục . .26......SAIGON......24... ...15... ...9... Dưới 30 ngày
Qua bảng tổng kết ta thấy chỉ có 4/26 đơn vị đã khắc phục hoàn toàn các vấn đề được nêu ra bởi Phòng CCRR. Số chi nhánh bị quá thời hạn khắc phục trên 30 ngày là 9/26 đơn vị. Qua đó có thể thấy việc khắc phục các lỗi tại các đơn vị này còn chưa hiệu quả. Nguyên nhân theo thống kê của IC phần lớn là các lỗi đã tồn tại từ lâu, khi các Quản lý khách hàng nghỉ việc, quy trình bàn giao lại hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận còn lỏng lẻo, dẫn đến việc thất lạc các giấy tờ trong bộ hồ sơ, dẫn đến việc không thể khắc phục hoặc bổ sung. Một số liên quan đến việc khách hàng đã có các dấu hiệu không trả được nợ, hoặc chây ì không hợp tác cung cấp hồ sơ, dẫn đến Chuyên viên Quan hệ khách hàng không thể lấy được giấy tờ để khắc phục vấn đề. Vấn đề này đã được IC phản ánh lên Ban lãnh đạo Khối, theo đó, Khối KHDN đang xây dựng lại quy trình bàn giao hồ sơ, quy trách nhiệm một phần về cho các Giám đốc chi nhánh, đồng thời quy trình bàn giao có đầy đủ các giấy tờ liệt kê số hồ sơ bàn giao, chi tiết từng giấy tờ trong bộ hồ sơ, chữ ký của các bên .... Điều này sẽ khắc phục được phần nào việc thất lạc hồ sơ, đồng thời đảm bảo quyền lợi cũng như trách nhiệm của RM tiếp nhận khách hàng. Ngoài ra, IC cũng yêu cầu RM tiếp nhận khách hàng chủ động tìm hiểu, nắm bắt hồ sơ trước khi tiếp nhận, tránh tình trạng chuyển trách nhiệm cho RM cũ, coi như chuyện đã rồi. RM tiếp nhận khách hàng trong quy định mới sẽ chịu trách nhiệm phần lớn trong việc thất lạc hồ sơ. Đối với trường hợp khách hàng bất mãn, cố tình không cung cấp hồ sơ, IC hướng tới việc RM khéo léo trong mối quan hệ, tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới việc khách hàng không hài lòng: RM cũ có cách cư xử không lịch sự khiến mất hình ảnh của VIB, khách hàng đang gặp khó khăn trong cuộc sống, khách hàng đang gặp khó khăn trong việc kinh doanh .... Đối với mỗi nguyên nhân, RM chủ động xin tư vấn từ các Phòng, Ban có liên quan để đưa ra phương án xử lý, tránh cách xử lý thiếu chuyên nghiệp làm ảnh hưởng đến hình ảnh và công việc kinh doanh của chi nhánh cũng như của VIB.
b. Đôn đốc các Chi nhánh thực hiện khắc phục các vấn đề được nêu ra bởi Thanh tra
Ngân hàng Nhà nước.
Cơ quan Thanh tra Ngân hàng Nhà nước là cơ quan kiểm soát rủi ro cao nhất trong hệ thống ngân hàng, hàng năm, cơ quan này vẫn thực hiện các cuộc kiểm tra có thông báo trước đến ngân hàng và chi nhánh. Thanh tra Ngân hàng thực hiện thanh kiểm tra toàn diện một chi nhánh, và cũng ra các Biên bản thanh tra, trong đó có nội dung liên quan đến các vi phạm của đơn vị bị thanh kiểm tra. Theo chỉ đạo của Giám đốc Khối, ICcũng tiến hành theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện khắc phục các vấn đề được nêu. Tổng hợp lại để báo cáo lên Kiểm toán Nội bộ giải trình cho Ngân hàng Nhà nước.
Bảng 2.8: Bảng tổng hợp theo dõi tiến độ khắc phục thanh tra Ngân hàng Nhà nước của Khối KHDN tính đến thời điểm 31/12/2016.
hàng Nhà nước. Đang đợi phản hồi từ Ngân hàng
Nhà nước 97 82%
- Kết luận đang khắc phục và sẽ được báo cáo trong
Qua bảng tổng hợp có thể thấy, đa số các vấn đề được nêu ra bởi Ngân hàng Nhà nước đều đã được khắc phục và gửi bằng chứng khắc phục về cho đơn vị tiếp nhận. Số lỗi đang tiến hành khắc phục chiếm tỷ lệ nhỏ, chủ yếu rơi vào khách hàng đã nợ quá hạn, mất khả năng thanh toán, một phần nữa là đa số các biên bản kiểm tra chi nhánh đã được thanh kiểm tra từ giai đoạn trong năm 2015 nên các vấn đề có thời gian khắc phục tương đối dài, nên khả năng khắc phục được tốt hơn.
c. Nhận diện sớm rủi ro đối với các khách hàng phát sinh nợ quá hạn
Hàng ngày, Phòng Nhận diện rủi ro (RID) thực hiện quét hệ thống và gửi danh sách các khách hàng nợ quá hạn từ 1 đến 9 ngày. Danh sách này được gửi đến IC, sau đó IC gửi đến đơn vị nhằm làm rõ nguyên nhân quá hạn. Đối với các trường hợp không nghiêm trọng, chưa ảnh hưởng đến khả năng trả nợ của khách hàng, chi nhánh chỉ cần gửi nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn về IC làm đầu mối tập hợp kèm bằng chứng (nếu có). Sau đó IC tổng hợp gửi lại cho RID. Tuy nhiên, đối với các trường hợp IC nhận thấy nguyên nhân có thể ảnh hưởng đến khả năng trả nợ của khách hàng trong tương lai, IC sẽ đề xuất đưa khách hàng vào danh sách quản lý đặc biệt (Watchlist). Nếu khách hàng nằm trong danh sách này, sẽ phải cập nhật tình hình trả nợ và nguyên nhân từng ngày, chuẩn bị sẵn các phương án xử lý nếu khách hàng không trả được nợ đồng thời báo cáo lên Ban lãnh đạo Khối tìm phương án xử lý.
....5...."NHATRANG... 102 11 1 ....6.... ■■■■BÌNHDƯƠNG... 79 9 0 ....7...."DONG'NAI... 91 9 0 ....8....HAIDỮỞNG... 62 8 1 9 "VĨNHPHÚC... 99 6 0 ...10... AN GIANG... 109 8 0 11 ViNH... 136 11 1 12 ^THANHHGA... 185 20 6 13 HUE... 96 10 2 14 -HAKLAK... 75 9 0 15 -THAINGUYEN... 79 8 0 16 "QUYNHỞN... 89 7 1 17 -CAUGIAY... 289 43 2 18 -HATBÀTRỮNG... 256 36 3 19 -QUẠN2... 59 4 0 20 -TANBINH... 84 6 0 21 ...THÀNH" HÔ... 124 12 0
...25... .Lγ--HỮỜNGKĨẸT... ...189... 19 1
26 .SAIGON... 225 28 2
Lượng khách hàng đưa vào Watchlist để theo dõi do đó cũng giảm đáng kể. Việc theo dõi giúp phát hiện sớm các dấu hiệu mất khả năng thanh toán của khách hàng, kịp thời đưa ra các phương án xử lý như: cơ cấu lại thời gian trả nợ, có phương án giúp đỡ doanh nghiệp trong thời điểm khó khăn bằng cách miễn lãi phạt thời gian quá hạn ..., từ đó giúp giảm số lượng khách hàng bị rơi vào nhóm nợ xấu.
2.2.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KSNB tại khối KHDN VIB2.2.6.1. Nhân tố khách quan 2.2.6.1. Nhân tố khách quan
Thời điểm hiện tại, NHNN chưa có một văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết các công việc của Kiểm soát nội bộ tại NHTM. Chỉ có một quy định chung về các yêu cầu, quy tắc và thả nổi cho các NHTM tự xây dựng theo các yêu cầu nói trên. Điều này có ưu điểm là các NHTM có thể xây dựng linh hoạt dựa trên thực tế hoạt động của ngân hàng mình. Tuy nhiên nó cũng có một hạn chế là chưa có chuẩn để áp dụng chung, vì vậy dẫn đến sự lúng túng trong công tác tiến hành. Các ngân hàng liên tục thử nghiệm và sửa đổi nhằm phù hợp với ngân hàng của mình.
2.2.6.2. Nhân tố chủ quan
Thực tế vận hành tại khối KHDN VIB, IC chưa có một định hướng xuyên suốt, mà chủ yếu là làm theo yêu cầu của Ban lãnh đạo, phụ thuộc vào sự chỉ đạo trong từng thời kỳ. Yêu cầu đối với IC thay đổi rõ rệt đối với từng thời kỳ và quan điểm của Ban lãnh đạo.
b. Điều kiện hoạt động
Cơ sở vật chất đối với IC được đáp ứng tương đối tốt, các nhu cầu của IC phần lớn đều được thỏa mãn. Trang thiết bị được trang bị hiện đại, là cơ sở tốt để IC đáp ứng được nhu cầu của công việc. Hiện tại, VIB đã đầu tư một hệ thống kiểm soát, quản trị rủi ro bằng phần mềm chuyên biệt và sẽ tiến hành nâng cấp, phát triển trong tương lai. Hệ thống này vận hành dựa trên sự phối hợp giữa Khối Quản trị rủi ro và các phòng ban Công nghệ thông tin tại Hội sở chính. Tuy nhiên, chỉ mới có Khối Quản trị rủi ro được tiếp cận hệ thống này, mặc dù phần lớn các nghiệp vụ có sự tương đồng, nhưng IC các khối vẫn chưa tiếp cận được hệ thống này. Do đó, để tăng tính hiệu quả của việc kiểm soát và nhận diện rủi ro sớm, IC cần có các cơ chế để được tiếp cận một phần dựa trên mục đích và nhu cầu của bộ phận. Có thể phân quyền truy cập dựa vào nhu cầu: ví dụ chỉ cho phép truy cập data của Khối KHDN, phân quyền truy xuất một số báo cáo, phân quyền truy xuất cho một số User chỉ định .... Điều này vừa hạn chế được khả năng thông tin bị truy xuất trái phép, vừa tăng cường khả năng kiểm soát của IC, tránh lãng phí tài nguyên ngân hàng.
c. Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực của IC hiện tại tương đối mỏng, theo cơ cấu hiện tại, Miền Bắc có 2 cán bộ, Miền Nam có 2 cán bộ và 01 trưởng bộ phận. Với khối lượng công việc tương đối nhiều, lực lượng mỏng như hiện tại sẽ khó lòng đáp ứng được nhu cầu đề ra. Đồng thời, nguồn nhân lực đều xuất phát từ các bộ phận có nghiệp vụ riêng, chứ không phải được đào tạo từ Kiểm soát từ đầu, đây cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng Kiểm soát nội bộ.
Về việc sử dụng các nguồn lực trong hoạt động KSNB tại VIB: Các kiểm soát viên tuổi đời và tuổi nghề đều còn trẻ, chưa có kinh nghiệm hoặc chỉ có kinh nghiệm về một mảng nghiệp vụ. Việc luân chuyển cán bộ có kinh nghiệm từ phòng ban khác sang mặc dù giúp cho IC có đội ngũ kiểm soát viên am hiểu quy trình nghiệp vụ, nắm vững quy chế, chế độ của Ngân hàng Nhà nước và VIB nhưng cũng gây ra sự lãng phí nguồn lực tại phòng ban khác và
không hiệu quả trong trường hợp họ đi kiểm tra lại hoạt động tại các phòng ban cũ của mình bởi sẽ có hiện tượng nể nang, cho qua. Về thời gian, các cuộc kiểm tra, kiểm soát thường không quá 01 tuần, đó cũng là khoảng thời gian hợp lý. Chi phí về lương, chi thuê chuyên gia (01 khóa học/năm) hiện tại không cao. Có nghĩa là, hoạt động KSNB tại VIB tương đối tiết kiệm được các nguồn lực.
Như vậy, có thể thấy rằng, các kết quả thu được từ công tác KSNB tại VIB đã cho thấy vai trò không thể thiếu trong việc phát hiện và ngăn chặn các sai sót, từ đó có thể nâng cao được hiệu suất, hiệu quả của các lĩnh vực được kiểm tra, kiểm soát thường xuyên cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh đó, hoạt động kiểm soát vẫn còn một số non kém nhất định.
d. Sự độc lập của hệ thống kiểm soát
Hiện tại, IC nằm trực thuộc khối KHDN, chịu sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo khối, vì vậy, còn nhiều hạn chế về thẩm quyền và chức năng, nhiệm vụ trong công việc. IC chưa được tách riêng khỏi hoạt động chung của khối, vì vậy, vẫn phần nào chịu sự chi phối và ảnh hưởng của khối KHDN.
e. Sự phát triển của Ngân hàng thương mại
VIB nói chung và khối KHDN nói riêng hiện tại được đánh giá là Ngân hàng có các thông tin, chỉ số rất rõ ràng, minh bạch. Đồng thời cũng là một trong số những ngân hàng có tốc độ phát triển tốt, lành mạnh về quy mô hoạt động, quy mô vốn và trình độ công nghệ. Điều này mang lại lợi thế trong hoạt động KSNB, nâng cao chất lượng của hoạt động này.
2.2.7. Hạn chế của hoạt động KSNB và nguyên nhân làm giảm chất lượng của hoạt động KSNB
Tuy công tác kiểm soát nội bộ tại khối Khối KHDN đã đạt được một số kết quả đáng kể nhưng cũng như bất kỳ một hệ thống kiểm soát nội bộ nào, hệ thống KSNB khối KHDN còn một số hạn chế, nhược điểm cần khắc phục.
Từ thực tế nêu ở phần trên, trong các báo cáo KSNB của IC hiện tại chưa có báo cáo đánh giá trực tiếp nào liên quan đến chất lượng dư nợ, cũng chưa có đánh giá trực tiếp nào đưa ra các nguyên nhân chủ quan của khối dẫn đến nợ xấu.
Nguyên nhân của hạn chế trên là do định hướng của BLĐ khối. Trong báo cáo trình lên BLĐ chưa có yêu cầu về việc trình bày nguyên nhân dẫn đến nợ xấu. Đồng thời đây cũng không được coi là hoạt động chính của IC trong thời kỳ này. Vì vậy, việc phân bổ nguồn lực để thực hiện là chưa được ưu tiên.