V. Kết cấu đề tài:
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống phương pháp Kiểm soát nội bộ:
Có thể nói, nền tảng cốt lõi của quy trình kiểm soát chính là hệ thống các phương pháp kiểm soát, để làm được điều này, VIB cần xây dựng một hệ thống phương pháp kiểm soát mang tính hướng dẫn cho từng nội dung hoạt động, từng mảng nghiệp vụ của KSNB.
Các thủ tục kiểm soát sẽ được thiết kế như sau:
a. Thủ tục thử nghiệm các chốt kiểm soát của quy trình
Chốt kiểm soát là điểm cực kỳ quan trọng của quy trình, và đây chính là điểm cần chú ý và tiến hành kiểm tra đầu tiên. Phương pháp có thể là phỏng vấn hoặc đưa các bảng câu hỏi dựa trên quy trình mà nhân viên đang thực hiện. Câu hỏi xoay quanh việc có hay không các chốt kiểm soát của quy trình. Tuy nhiên, việc kiểm tra này chỉ nên thực hiện ở các quy trình mới ban hành, hoăc các quy trình mới thực hiện sửa đổi. Đây cũng là cách vừa kiểm tra nghiệp vụ nhân viên, vừa có thể kiểm tra hoàn thiện quy trình.
Ví dụ: Trong quy trình về giao dịch tiền mặt quy định: “ Khi khách hàng rút tiền, yêu cầu phải có đủ chữ ký khách hàng, kế toán giao dịch, chữ ký phê duyệt của kiểm soát thì thủ quỹ mới tiến hành chi tiền cho khách hàng”. Như vậy, có tính hiện hữu của hệ thống KSNB trong chốt kiểm soát này. Tuy nhiên, để xác định tính hiệu quả thì kiểm soát viên phải sử dụng một số các biện pháp kỹ thuật khác như: xác minh, kiểm tra chọn mẫu, quan sát,...
b. Thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích cần thực hiện trước khi tiến hành lập kế hoạch kiểm soát. Đồng thời trong quá trình kiểm soát cũng sử dụng các phương pháp này. Một số bước phân tích so sánh các thông tin tài chính, các tỷ lệ, hiện tượng để phát hiện và nghiên cứu về các trường hợp bất thường:
- Phân tích mức độ sai phạm thông qua báo cáo giám sát từ xa hàng tháng. - Phân tích các chỉ tiêu tài chính.
- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch theo các chỉ tiêu.
Điển hình của phương pháp phân tích là phương pháp CAMELS để đánh giá hoạt động của ngân hàng. Nội dung của phương pháp này là so sánh các chỉ số tài chính từ báo cáo tài chính của tổ chức tín dụng với các chỉ số quy định trong quy chế, chế độ mà Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành. Mục đích của phương pháp này là phân tích tài chính nhằm phát hiện ra các hiện tượng bất lợi cho TCTD, trên cơ sở đó khuyến nghị Ban lãnh đạo có biện
pháp khắc phục. Đồng thời phương pháp này cho phép xác lập các chỉ tiêu làm rõ các hiện tượng
lệch pha giữa vốn đầu vào đầu ra như: Sử dụng vốn không hiệu quả, không đảm bảo khả năng thanh toán; tỷ lệ lợi nhuận quá thấp so với mặt bằng lãi suất thi trường; chi phí cho 1 đồng vốn quá
cao so với mặt bằng chung....
Các thủ tục phân tích đưa ra chỉ mang tính hướng dẫn. các thủ tục phân tích chi tiết có thể do yếu tố kinh nghiệm của kiểm soát viên mang lại.
c. Thủ tục kiểm tra chi tiết
Phương pháp kỹ thuật sử dụng:
- Phương pháp kiểm tra đối chiếu. - Phương pháp xác minh.
- Phương pháp quan sát thực nghiệm. - Phương pháp phỏng vấn.
- Tính toán lại
Mỗi phương pháp kỹ thuật giúp cho IC thu thập những bằng chứng kiểm toán khác nhau với mức độ tin cậy khác nhau với ưu nhược điểm khác nhau. Do đó. trong trường hợp cụ thể. IC phải nằm rõ từng phương pháp và lựa chọn các phương pháp thích hợp để đạt hiệu quả cao nhất.