V. Kết cấu đề tài:
2.2.4.2. Kế hoạch kiểm soát chi tiết của đoàn kiểm soát và Kế hoạch kiểm soát chi tiết của tổ
của tổ kiểm soát:
Việc thực hiện kế hoạch chi tiết cho đoàn và tổ kiểm soát chưa được IC thực hiện. Việc lên kế hoạch chỉ được đưa ra ở mức độ tổng quát trong Báo cáo trình lên Giám đốc khối. Việc này được lý giải do IC ở giai đoạn hiện tại là một bộ phận tương đối nhỏ, với nhân sự mỏng, đồng thời, việc lên kế hoạch chi tiết cần nhiều thời gian. Một yếu tố nữa là VIB chưa có quy định cụ thể về việc lập kế hoạch chi tiết này, điều này dẫn đến không có văn bản hướng dẫn, ảnh hưởng đến việc xây dựng một phom mẫu chuẩn cho việc lập kế hoạch chi tiết.
2.2.4.3. Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động KSNB của IC hiện tại được áp dụng dựa trên kế hoạch tổng quát sau khi đã được Giám đốc Khối phê duyệt. Các bước thực hiện Kiểm soát đều tuân thủ kế hoạch tổng quát và các quy trình kiểm soát, các quy định về chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên, mới chỉ là dựa trên bảng kế hoạch tổng quát, và do chưa có kế hoạch chi tiết, nên việc thực hiện thường mất một khoảng thời gian “độ trễ” để làm quen với các nghiệp vụ thực hiện KSNB, và đôi khi vẫn xảy ra thiếu xót do sơ suất cá nhân của KSV.
Các bằng chứng, chứng từ đều được IC lưu lại chi tiết, rõ ràng về từng vấn đề phát hiện được tại đơn vị. Các bằng chứng, chứng từ này sau đó được tổng hợp lại và báo cáo lên Giám đốc Khối. Các kết luận được đưa ra đều dựa trên những bằng chứng xác thực và căn cứ chính xác.
Thực tế việc lưu lại chứng từ đều khá thủ công, bằng một số phương pháp như: photo lại chứng từ, chụp ảnh, scan lưu trên máy tính. Những bằng chứng này được lưu dưới dạng bản sao, chứ không được cầm bản gốc. Điều này vẫn có những rủi ro nhất định trong việc chứng thực tính xác thực của bản sao, đồng thời, việc xảy ra rủi ro thất lạc hồ sơ gốc được lưu tại đơn vị vẫn xảy ra. Điều này cũng ảnh hưởng đến việc đưa ra các nhận định của IC, ảnh hưởng đến chất lượng Hoạt động KSNB.
2.2.4.5. về kiểm soát viên và đoàn kiểm soát:
Việc yêu cầu đối với KSV về việc thực hiện các chuẩn mức kiểm soát chung của Ngân hàng nhà nước được quán triệt rõ ràng, đây cũng là những yêu cầu tối thiểu đối với một KSV. IC cũng nhận diện được điều này nên luôn đặt việc thực hiện các chuẩn mực là việc làm ưu tiên trên nhất.
Tuy nhiên, hạn chế của IC là việc yêu cầu khắt khe đối với các chuẩn mực này chưa cao như đối với Kiểm toán nội bộ. Đồng thời, các KSV đều là các Cán bộ thực hiện công việc chuyên môn trước khi điều động đến để làm KSV, do đó, việc thực hiện các chuẩn mực chỉ đạt được một mức độ an toàn, chứ chưa đạt ngưỡng tốt. Đây cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng KSNB.
2.2.4.6. Hồ sơ kiểm soát, Biên bản kiểm soát, báo cáo kiểm soát.
Sau mỗi cuộc KSNB, các KSV trong đoàn đều có một biên bản kiểm soát ghi lại các công việc thực hiện được trong cuộc KSNB đó. Điều này là căn cứ quan trọng đề đánh giá hiệu quả làm việc của KSV, đồng thời, là căn cứ để đánh giá và nâng cao hiệu quả trong đợt làm việc sau. Do sau một cuộc KSNB đều có cuộc họp để tổng kết, nhận xét và rút kinh nghiệm cho các lần tiếp theo. Đây cũng là căn cứ để trình lên Giám đốc khối về việc thực hiện công việc được giao.
Tuy nhiên, vẫn tồn tại hạn chế ở việc biên bản kiểm soát ghi lại các công việc đã được thực hiện trong mỗi cuộc KSNB chỉ ghi lại ở mức tổng quát, tức là chưa đưa ra cụ thể, chi tiết từng bước làm, mà chỉ đơn thuẩn đưa ra kết quả và nhận xét. Điều này làm cho việc đánh giá lại các công việc đã làm cũng chỉ dừng lại ở mức độ tổng quát. Chưa đi sâu phân tích để tìm ra sự thiếu sót trong đợt kiểm tra từ đó rút kinh nghiệm và hoàn thiện trong các lần sau.
Trên thực tế, vẫn chưa có sự rõ ràng, tách bạch về Hồ sơ kiểm soát, Biên bản kiểm soát và Báo cáo kiểm soát. Do quy định của VIB chưa phân chia rõ ràng các loại trên, đồng thời với yêu cầu hiện tại, IC chỉ cung cấp Biên bản kiểm soát và Báo cáo kiểm soát ở mức độ tổng quát.