V. Kết cấu đề tài:
2.2.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KSNB tại khối KHDN VIB
2.2.6.1. Nhân tố khách quan
Thời điểm hiện tại, NHNN chưa có một văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết các công việc của Kiểm soát nội bộ tại NHTM. Chỉ có một quy định chung về các yêu cầu, quy tắc và thả nổi cho các NHTM tự xây dựng theo các yêu cầu nói trên. Điều này có ưu điểm là các NHTM có thể xây dựng linh hoạt dựa trên thực tế hoạt động của ngân hàng mình. Tuy nhiên nó cũng có một hạn chế là chưa có chuẩn để áp dụng chung, vì vậy dẫn đến sự lúng túng trong công tác tiến hành. Các ngân hàng liên tục thử nghiệm và sửa đổi nhằm phù hợp với ngân hàng của mình.
2.2.6.2. Nhân tố chủ quan
Thực tế vận hành tại khối KHDN VIB, IC chưa có một định hướng xuyên suốt, mà chủ yếu là làm theo yêu cầu của Ban lãnh đạo, phụ thuộc vào sự chỉ đạo trong từng thời kỳ. Yêu cầu đối với IC thay đổi rõ rệt đối với từng thời kỳ và quan điểm của Ban lãnh đạo.
b. Điều kiện hoạt động
Cơ sở vật chất đối với IC được đáp ứng tương đối tốt, các nhu cầu của IC phần lớn đều được thỏa mãn. Trang thiết bị được trang bị hiện đại, là cơ sở tốt để IC đáp ứng được nhu cầu của công việc. Hiện tại, VIB đã đầu tư một hệ thống kiểm soát, quản trị rủi ro bằng phần mềm chuyên biệt và sẽ tiến hành nâng cấp, phát triển trong tương lai. Hệ thống này vận hành dựa trên sự phối hợp giữa Khối Quản trị rủi ro và các phòng ban Công nghệ thông tin tại Hội sở chính. Tuy nhiên, chỉ mới có Khối Quản trị rủi ro được tiếp cận hệ thống này, mặc dù phần lớn các nghiệp vụ có sự tương đồng, nhưng IC các khối vẫn chưa tiếp cận được hệ thống này. Do đó, để tăng tính hiệu quả của việc kiểm soát và nhận diện rủi ro sớm, IC cần có các cơ chế để được tiếp cận một phần dựa trên mục đích và nhu cầu của bộ phận. Có thể phân quyền truy cập dựa vào nhu cầu: ví dụ chỉ cho phép truy cập data của Khối KHDN, phân quyền truy xuất một số báo cáo, phân quyền truy xuất cho một số User chỉ định .... Điều này vừa hạn chế được khả năng thông tin bị truy xuất trái phép, vừa tăng cường khả năng kiểm soát của IC, tránh lãng phí tài nguyên ngân hàng.
c. Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực của IC hiện tại tương đối mỏng, theo cơ cấu hiện tại, Miền Bắc có 2 cán bộ, Miền Nam có 2 cán bộ và 01 trưởng bộ phận. Với khối lượng công việc tương đối nhiều, lực lượng mỏng như hiện tại sẽ khó lòng đáp ứng được nhu cầu đề ra. Đồng thời, nguồn nhân lực đều xuất phát từ các bộ phận có nghiệp vụ riêng, chứ không phải được đào tạo từ Kiểm soát từ đầu, đây cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng Kiểm soát nội bộ.
Về việc sử dụng các nguồn lực trong hoạt động KSNB tại VIB: Các kiểm soát viên tuổi đời và tuổi nghề đều còn trẻ, chưa có kinh nghiệm hoặc chỉ có kinh nghiệm về một mảng nghiệp vụ. Việc luân chuyển cán bộ có kinh nghiệm từ phòng ban khác sang mặc dù giúp cho IC có đội ngũ kiểm soát viên am hiểu quy trình nghiệp vụ, nắm vững quy chế, chế độ của Ngân hàng Nhà nước và VIB nhưng cũng gây ra sự lãng phí nguồn lực tại phòng ban khác và
không hiệu quả trong trường hợp họ đi kiểm tra lại hoạt động tại các phòng ban cũ của mình bởi sẽ có hiện tượng nể nang, cho qua. Về thời gian, các cuộc kiểm tra, kiểm soát thường không quá 01 tuần, đó cũng là khoảng thời gian hợp lý. Chi phí về lương, chi thuê chuyên gia (01 khóa học/năm) hiện tại không cao. Có nghĩa là, hoạt động KSNB tại VIB tương đối tiết kiệm được các nguồn lực.
Như vậy, có thể thấy rằng, các kết quả thu được từ công tác KSNB tại VIB đã cho thấy vai trò không thể thiếu trong việc phát hiện và ngăn chặn các sai sót, từ đó có thể nâng cao được hiệu suất, hiệu quả của các lĩnh vực được kiểm tra, kiểm soát thường xuyên cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh đó, hoạt động kiểm soát vẫn còn một số non kém nhất định.
d. Sự độc lập của hệ thống kiểm soát
Hiện tại, IC nằm trực thuộc khối KHDN, chịu sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo khối, vì vậy, còn nhiều hạn chế về thẩm quyền và chức năng, nhiệm vụ trong công việc. IC chưa được tách riêng khỏi hoạt động chung của khối, vì vậy, vẫn phần nào chịu sự chi phối và ảnh hưởng của khối KHDN.
e. Sự phát triển của Ngân hàng thương mại
VIB nói chung và khối KHDN nói riêng hiện tại được đánh giá là Ngân hàng có các thông tin, chỉ số rất rõ ràng, minh bạch. Đồng thời cũng là một trong số những ngân hàng có tốc độ phát triển tốt, lành mạnh về quy mô hoạt động, quy mô vốn và trình độ công nghệ. Điều này mang lại lợi thế trong hoạt động KSNB, nâng cao chất lượng của hoạt động này.
2.2.7. Hạn chế của hoạt động KSNB và nguyên nhân làm giảm chất lượng của hoạt động KSNB
Tuy công tác kiểm soát nội bộ tại khối Khối KHDN đã đạt được một số kết quả đáng kể nhưng cũng như bất kỳ một hệ thống kiểm soát nội bộ nào, hệ thống KSNB khối KHDN còn một số hạn chế, nhược điểm cần khắc phục.
Từ thực tế nêu ở phần trên, trong các báo cáo KSNB của IC hiện tại chưa có báo cáo đánh giá trực tiếp nào liên quan đến chất lượng dư nợ, cũng chưa có đánh giá trực tiếp nào đưa ra các nguyên nhân chủ quan của khối dẫn đến nợ xấu.
Nguyên nhân của hạn chế trên là do định hướng của BLĐ khối. Trong báo cáo trình lên BLĐ chưa có yêu cầu về việc trình bày nguyên nhân dẫn đến nợ xấu. Đồng thời đây cũng không được coi là hoạt động chính của IC trong thời kỳ này. Vì vậy, việc phân bổ nguồn lực để thực hiện là chưa được ưu tiên.
2.2.7.2. Chưa đảm bảo độ tin cậy của thông tin
Thông tin về Dư nợ và Huy động được xuất hoàn toàn trên hệ thống, thông tin sẽ rất chính xác và kịp thời nếu bộ phận nhập liệu đúng và đầy đủ. Tuy nhiên, trên thực tế kiểm tra, vẫn phát hiện tình trạng nhập liệu chưa chính xác. Làm sai lệch thông tin theo yêu cầu của BLĐ, tính đến hiện tại, tình trạng này chưa xảy ra sai sót đang tiếc nào. Phần lớn các thông tin sai đều do nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu. Tuy nhiên, nếu bỏ ngỏ rủi ro này thì sẽ gây ra hậu quả rất lớn.
Thực tế, IC mới kiểm tra được một phần rất nhỏ trên tổng số lượng bút toán được hạch toán. Nguyên nhân phần lớn do lực lượng mỏng, phương pháp còn thủ công, chưa có cơ chế chịu trách nhiệm rõ ràng trong quy trình nhập liệu. Mặc dù quá trình nhập liệu vẫn có chốt kiểm soát khi người nhập và người duyệt là riêng biệt, tuy nhiên do cơ chế xử lý chưa nghiêm, chưa triệt để, nên vẫn có tính trạng RM cố tình đưa thông tin sai lệch, hoặc do thiếu sót trong quá trình cung cấp thông tin, dẫn đến bộ phận nhập liệu bị nhập sai ngay từ đầu vào.
2.2.7.3. Chưa nhận diện sớm các rủi ro liên quan đến việc vi phạm quy trình, quy định.
KSNB có chất lượng tốt là cần phải nhận diện sớm các rủi ro trước khi nó xảy ra. IC hiện tại chưa làm được điều này. Các vi phạm phát hiện được phần lớn là các vi phạm đã xảy ra. Đồng thời chưa có cơ chế để đánh giá, phân loại mức độ các rủi ro. Hoạt động KSNB chưa đánh giá được đầy đủ các loại rủi ro trong hoạt động của khối KHDN, cũng như chưa đánh giá được rủi ro tổng thể và khả năng chống chịu rủi ro của khối KHDN.
Mặc dù, trong những năm qua, IC đã có những điều chỉnh nhất định trong việc hợp tác chặt chẽ với các phòng ban khác trong đơn vị để nâng cao hiệu quả kiểm soát. Tuy vậy, việc phối hợp đó cũng chỉ giúp cho việc làm tăng khả năng phát hiện các sai sót xảy ra chứ ít có tác dụng ngăn ngừa các sai phạm. Tất nhiên việc phát hiện các sai sót cũng là một trong các yếu tố để ngăn ngừa sự lặp lại của các sai phạm đó, nhưng như thế vẫn chưa đủ, mà muốn ngăn ngừa hiệu quả việc tái diễn các sai phạm đòi hỏi kiểm soát viên phải có sự chủ động trong công việc của mình để có thể tác động tới phong cách làm việc cũng như các kỹ thuật nghiệp vụ của kế toán viên. Nghĩa là, kiểm soát viên phải đề ra được những sáng kiến, những góp ý cho việc hoàn thiện các kỹ năng thực hiện nghiệp vụ nhằm tăng hiệu suất công việc, nâng cao ý thức trách nhiệm và bản lĩnh nghề nghiệp của các kế toán viên. Nếu đánh giá trên góc độ này, với phong cách làm việc chậm chạp của các kiểm soát viên, những vấn đề trên khó có thể cải thiện được. Vì thế, việc ngăn ngừa các sai sót vẫn ít được chú trọng cho dù trong thời gian gần đây hoạt động kiểm soát đã có một số thành tựu đáng kể.
Một số nguyên nhân được đưa ra là:
- Hoạt động KSNB hiện nay đang được thực hiện theo một phương pháp không thực sự phù hợp. Phương pháp KSNB đang được áp dụng là phương pháp kiểm soát trên cơ sở tuân thủ. Với phương pháp này, với cùng một nội dung, việc kiểm soát được tiến hành như nhau đối với các chi nhánh khác nhau, có quy mô, độ phức tạp, đa dạng của hoạt động và mức độ rủi ro khác nhau.
- Chưa xây dựng được hướng dẫn cụ thể về việc nhận diện rủi ro sớm, các công việc
chưa mang tính hệ thống và chỉ thực hiện ở một số công việc nhỏ trong cả quy trình. - Chưa có hướng dẫn cụ thể về việc xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro của khối KHDN,
dẫn tới còn lúng túng trong quá trình thực hiện.
2.2.7.4. Chưa đánh giá được hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý của khối KHDN
Từ thực tế IC chưa có bất cứ một báo cáo đánh giá nào liên quan đến hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý của khối KHDN, đây là một tồn tại làm giảm chất lượng của hoạt động KSNB.
Nguyên nhân do còn nhiều hạn chế về thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận. Hiện tại, trong thẩm quyền cũng như chức năng, nhiệm vụ của IC không có thẩm quyền về việc đánh giá hiệu quả hoạt động của khối KHDN. Đồng thời cũng chưa có quy định và hướng dẫn cụ thể nào về việc đánh giá này.
2.2.7.5. Những tồn tại khác
a. Mức độ cải thiện tình hình chi nhánh sau hoạt động KSNB được tiến hành:
Đối với những tồn tại yếu kém của các mặt hoạt động nghiệp vụ đã được phát hiện, IC có đôn đốc theo dõi quá trình tự chấn chỉnh của chi nhánh, nhưng thường không có một sự kiểm tra thực tế nào đối với quá trình này cho đến cuộc kiểm tra tiếp theo, hoặc việc kiểm tra chỉ dựa trên các số liệu, chứng từ mà chi nhánh cung cấp. Tuy nhiên một mặt do những hạn chế về mặt thẩm quyền, mặt khác do thiếu quy trình xử lý sau kiểm tra, thanh tra thống nhất, do cách thức xử lý còn hời hợt, không triệt để nên những hành động khắc phục của các chi nhánh còn mang tính đối phó. Trong một số trường hợp, các sai phạm tương tự vẫn tiếp tục lặp lại.
b. Hiệu quả kiểm soát nghiệp vụ chưa cao:
Việc thực hiện bằng tay hầu hết hoạt động kiểm soát (kỹ thuật kiểm soát thủ công), nếu có chỉ là trích xuất số liệu từ hệ thống để so sánh, đối chiếu, cũng là một trong những hạn chế đã làm giảm đi tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát.
Trong những năm trở lại đây, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều cả về số lượng, quy mô cũng như tính chất phức tạp của nó. Do đó, các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày rất lớn nên KSV đã không đáp ứng tính kịp thời trong công việc, nhất là các nghiệp vụ đòi hỏi phải giải quyết ngay, tức thời.
Một số nhân viên còn chưa nắm vững nội dung quy trình kiểm soát vì thế trong một số trường hợp nhất định còn phải giở chế độ để đối chiếu gây mất thời gian.
c. Sự phối hợp giữa IC và các phòng ban khác chưa tốt:
Sự phối hợp giữa IC với các phòng ban khác phần nhiều còn mang tính khiên cưỡng, chưa có sự chủ động liên lạc, mặc dù hàng tháng vẫn có cuộc họp ICF (Internal Control Forum) là
cuộc họp giữa các IC của các khối với nhau, với mục đích thảo luận và hợp tác giữa các khối với nhau.
Nguyên nhân là chưa có tiếng nói chung giữa các phòng ban, cũng chưa có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, dẫn đến còn ỷ lại và thiếu tinh thần hợp tác.
Các phòng ban khác đôi khi chưa thực sự hiểu rõ nhiệm vụ của Bộ phận Kiểm soát nội bộ (là người bảo vệ đầu tiên cho ngân hàng đối với việc hạn chế các rủi ro, đồng thời cũng là cách bảo vệ cho chính đơn vị). Do đó, các chi nhánh thường có xu hướng lảng tránh, muốn tách khỏi sự ràng buộc của hoạt động kiểm soát. Điều này đã tạo ra khó khăn cho hoạt động kiểm soát.
Xét theo các tiêu thức đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB, có thể thấy tại VIB các nguyên tắc trong quy trình KSNB luôn được chú trọng, từng bước hoàn thiện. Cụ thể: Thực hiện một nghiệp vụ cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia (nguyên tắc bất kiêm nhiệm); ví dụ như: trước đây hoạt động cho vay hoàn toàn do Đơn vị kinh doanh thực hiện từ khâu tìm kiếm, thẩm định, đề xuất cấp tín dụng cho khách hàng và mở hợp đồng, mở tài khoản, cài đặt lãi suất, theo dõi dư nợ, thu lãi,...nhưng hiện nay, Đơn vị kinh doanh chỉ phụ trách việc thiết lập, củng cố quan hệ với khách hàng, thẩm định và đề xuất cấp tín dụng còn việc tác nghiệp mở hợp đồng, mở tài khoản, theo dõi khoản vay, lập các báo cáo,...do Phòng Giao dịch tín dụng. Nguyên tắc phân chia thẩm quyền và phê chuẩn tại VIB đã được thực hiện tương đối đầy đủ, phân chia rõ ràng thẩm quyền của giao dịch viên, cán bộ khách hàng, cán bộ thanh toán, kiểm soát viên và các phụ trách phòng cũng như đối với ban Giám đốc. Thẩm quyền của từng đối tượng được thể hiện trên việc ký kết các hợp đồng chứng từ,...về mặt vật lý cũng như ký duyệt điện tử. Các chi nhánh đều có biên bản phân công phân nhiệm rõ ràng được Tổng Giám đốc chấp nhận. Các cấp thẩm quyền tín dụng của VIB như: Hội đồng Quản trị, Ủy ban tín dụng 1, Ủy ban tín dụng 2, Giám đốc Vùng, Giám đốc Miền và Giám đốc chi nhánh đều có một hạn mức ký duyệt giới hạn cấp tín dụng tương ứng đối với các phương án cho vay trong từng thời kỳ cụ thể. Hoạt động của các chốt kiểm soát đã được văn bản hóa. IC chịu trách nhiệm theo dõi việc thực hiện theo đúng phân cấp ủy quyền.
d. Trong quá trình kiểm soát, Bộ phận Kiểm soát nội bộ còn ít chú trọng tới một số các công việc:
Kiểm soát là một mảng hoạt động rất rộng lớn với nhiều nghiệp vụ, do đó, có thể trong quá trình làm việc, IC bộ thường bỏ qua hoặc ít chú trọng tới một số nghiệp vụ. Điều này có thể sẽ tạo ra một tiền lệ tiêu cực là KSV bỏ quên hoặc không kiểm tra các nghiệp vụ đó và vì thế người thực hiện các nghiệp vụ này có thể lợi dụng sự sơ hở của các hoạt động kiểm soát. Việc KSV không chú trọng tới các lĩnh vực này có thể được giải thích bằng tính không quan