V. Kết cấu đề tài:
2.2.2.2. Thực trạng hoạt động Kiểm soát nội bộ khối KHD N Ngân hàng TMCP Quốc tế
tế Việt Nam
a. Quy trình Kiểm soát nội bộ tại khối KHDN - Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam
Quy trình KSNB được quy định trong hướng dẫn thực hiện quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của VIB và được tiến hành theo các bước như sau:
- Bước 1: Lập kế hoạch kiểm tra, kiểm soát định kỳ, đột xuất.
- Bước 2: Đệ trình phê duyệt kế hoạch kiểm tra, kiểm soát định kỳ, đột xuất. - Bước 3: Thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ đối với chi nhánh theo kế hoạch. - Bước 4: Lập báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát báo cáo Giám đốc Khối. - Bước 5: Các đơn vị khắc phục tồn tại và lập báo cáo khắc phục sau kiểm soát. - Bước 6: Phúc tra.
- Bước 7: Tổng hợp báo cáo hàng tháng, năm và lưu giữ hồ sơ báo cáo. - Bước 8: Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo.
Nội dung cụ thể của từng bước trong quy trình KSNB khối KHDN tổng quát như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm tra, kiểm soát định kỳ, đột xuất
Trước khi thực hiện nghiệp vụ kiểm tra, kiểm soát nội bộ, IC phải chuẩn bị kỹ lưỡng các công việc sau:
- Sơ bộ xem xét số liệu của từng đơn vị, từng nghiệp vụ để dự kiến báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Khối về các vấn đề sau:
• Đơn vị cần được kiểm tra.
• Thời điểm và thời gian kiểm tra.
• Đối tượng kiểm tra, nội dung kiểm tra.
• Đánh giá mức độ khả thi trước khi tiến hành kiểm tra, kiểm soát.
2 ^DA"NANG... 1 1 2 2
Với mục tiêu mỗi chi nhánh Khách hàng doang nghiệp được thực hiện Kiểm soát nội bộ tối thiểu 01 lần/1 năm đối với kiểm tra định kỳ. Tần suất kiểm tra đột suất sẽ phụ thuộc vào mức độ vi phạm hoặc các phát sinh bất ngờ của từng chi nhánh.
Thứ tự ưu tiên kiểm tra được tổng hợp dựa trên lịch sử kiểm tra của các năm trước, lịch sử phát sinh các vi phạm của đơn vị, yêu cầu của ban lãnh đạo. Sau khi lên được kế hoạch hỗ trợ KSNB của cả năm đối với tất cả các chi nhánh Khách hàng doanh nghiệp, IC tiến hành lập kế hoạch chi tiết để kiểm tra từng chi nhánh. Công việc cụ thể bao gồm các bước:
- Trích xuất dữ liệu trên hệ thống để nắm được tổng quan tình hình của từng chi
nhánh về các thông tin: Huy động, cơ cấu huy động; Dư nợ, cơ cấu dư nợ; Thông tin về nhân viên trong chi nhánh: Cơ cấu, số lượng nhân viên nghỉ việc, số lượng tuyển mới; Lịch sử phát sinh các vi phạm, các lỗi thường gặp, nguyên nhân trước đây đã đánh giá; chọn mẫu hồ sơ để kiểm tra theo các ưu tiên về tổng dư nợ, lịch sử tín dụng, lịch sử phát sinh vi phạm...
- Thống kê lại các số liệu vừa tổng hợp, từ đó đưa ra trọng tâm làm việc của đợt hỗ trợ KSNB đối với từng chi nhánh; đưa ra danh sách các khách hàng kiểm tra; yêu cầu của đợt hỗ trợ KSNB; mục tiêu của đợt hỗ trợ KSNB; thời gian tối đa và tối thiểu hỗ trợ KSNB có thể đạt được mục tiêu; số nhân sự cần thiết để đạt được mục tiêu; chi phí dự kiến ...
- Trình trưởng IC, đánh giá mức độ khả thi của kế hoạch kiểm tra và điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Thường các kế hoạch kiểm tra thực tế tại các đơn vị có sự điều chỉnh nhất định so với bản kế hoạch được lập đầu năm.
- Dự kiến thành lập đoàn hỗ trợ KSNB dựa trên nguồn nhân lực dự kiến tại thời điểm tiến hành kiểm tra.
Có thể thấy cách lập kế hoạch này đã phần nào đạt được mục tiêu hỗ trợ KSNB của khối đề ra, tuy nhiên vẫn còn hạn chế như phương pháp lập kế hoạch còn dựa vào tính lịch sử, tức là các chi nhánh nào nhiều phát sinh rủi ro thì ưu tiên kiểm tra trước, chứ chưa đánh giá được các biến động có thể xảy ra trong tương lai để tiến hành ngăn chặn trước. Phương pháp lập kế hoạch rập khuôn đối với các chi nhánh,với cùng một nội dung thì việc kiểm soát được tiến hành như nhau đối với các chi nhánh có quy mô lớn nhỏ khác nhau tức là sự đánh giá cùng
một loại rủi ro đối với các chi nhánh khác nhau không có sự rõ ràng, khác biệt. Ngoài rủi ro tiềm ẩn, có 02 loại rủi ro khác mà IC phải đánh giá là: rủi ro kiểm soát hay rủi ro con người, rủi ro vi mô. Rủi ro con người giúp xác định lĩnh vực nào cần đưa vào kiểm soát; rủi ro vi mô thường xảy ra khi các nghiệp vụ phát sinh được phê duyệt không đúng thẩm quyền hay sự phân tách chức năng không đầy đủ. Kế hoạch kiểm tra, kiểm soát thường theo kinh nghiệm của người đi trước, cách thức xây dựng đề cương đi theo khuôn mẫu mà không có đánh giá rủi ro theo bảng cho điểm cụ thể.
....6....BÌNHDỮƠNG... 1 1 1 1 ....7...."DONG"NAI... 1 1 2 1 ....8....■■■■HAIDỮƠNG... 1 2 1 1 ....9....VINHPHUC... 1 1 1 1 10 ■■■■ANGIANG... 1 2 1 2 11 ""VINH... 1 1 1 1 12 THANHHOA... 2 2 1 2 13 ""HUE... 1 1 1 1 14 ∙∙θAκ"LAK... 1 1 1 1 15 "THAINGUYEN... 1 1 1 1 16 .QUYNHGN... 1 1 1 1 17 .CAUGIAY... 2 1 2 1 18 HAIBATRUNG... 2 2 2 1 19 . QUẬN2... 1 1 1 1
...23...-BONGBIEN... 1 1 1 1
...24....QUẬNĨĨ... 1 1 1 1
25 TÝ..THƯỜNG""KIẸT... 1 2 2 2
Trong Quyết định phê duyệt có quy định thêm: Hoạt động của IC tại đơn vị phải được tuân thủ quy chế KSNB đã ban hành. Trưởng IC chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng kế hoạch đã được duyệt. Giám đốc tại chi nhánh kiểm tra và các phòng nghiệp vụ có liên quan có trách nhiệm hỗ trợ IC hoàn thành nhiệm vụ.
Bản kế hoạch được gửi trước 05 ngày làm việc cho chi nhánh được kiểm tra chuẩn bị hồ sơ tài liệu và các điều kiện khác khi đoàn KSNB tới làm việc.
Kế hoạch phải bao gồm các nội dung: - Thời gian kiểm tra;
- Thành phần đoàn kiểm tra - Phạm vi kiểm tra.
Số lượng cán bộ trong đoàn kiểm tra và thời gian kiểm tra tuỳ thuộc vào quy mô, nội dung và tính chất của cuộc kiểm tra. Nhưng thời gian kiểm tra tại chỗ mỗi chi nhánh không quá 01 tuần để tránh gây ảnh hưởng tới tình hình hoạt động của đơn vị.
Bước 3: Thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Trước khi thực hiện kiểm tra, công tác chuẩn bị kiểm tra phải được tiến hành qua việc tìm hiểu các văn bản, tài liệu liên quan đến hoạt động kiểm tra, đơn vị kiểm tra, chuẩn bị các chỉ dẫn cho việc tiến hành cuộc kiểm tra, kiểm soát.
Nguồn vốn huy động của Khối KHDN bao gồm tiền gửi thanh toán của doanh nghiệp, của các tổ chức tín dụng khác; tiền gửi có kỳ hạn của các doanh nghiệp; các chứng chỉ tiền gửi của doanh nghiệp. Qua kiểm tra, kiểm soát có thể phân tích nguồn vốn để đưa ra chiến lược huy động vốn có hiệu quả nhất.
Mục tiêu của kiểm soát nghiệp vụ huy động vốn là:
- Tăng cường tính tuân thủ những quy định của Nhà nước trong khi thực hiện huy động vốn.
- Xác định và đánh giá độ an toàn, độ nhạy cảm của các nguồn huy động đối với sự biến đổi của các yếu tố tác động như: lãi suất, chính sách tiền tệ của Ngân hàng Nhà nước, các biến động tỷ giá...
- Đánh giá ảnh hưởng của tình hình huy động vốn đối với hoạt động của Ngân hàng. - Nâng cao tính hợp lý, tính đúng đắn so với các chuẩn mực của việc ghi chép, hạch
toán trên sổ sách, chứng từ và báo cáo tài chính về nghiệp vụ huy động vốn.
Để thực hiện các mục tiêu trên, quy trình kiểm soát hoạt động huy động vốn đòi hỏi các kiểm tra viên giải đáp các câu hỏi sau:
- Trong quá trình huy động vốn ngân hàng có chấp hành quy định về tỷ lệ an toàn vốn không?
- Việc ghi chép, kiểm tra hồ sơ lưu trữ và sổ cái, sổ tổng hợp có được các nhân viên chuyên trách thực hiện độc lập không? Giữa thủ quỹ quầy giao dịch với người vào sổ chi tiết có độc lập với nhau không?
- Ngân hàng có chấp hành đúng các quy định của Ngân hàng Nhà nước về các mức lãi suất cho các đồng tiền và kỳ hạn khác nhau hay không?
Trên thực tế, kiểm soát hoạt động huy động vốn tại các chi nhánh cũng như tại Hội sở chính của VIB tương đối tốt, Chỉ số an toàn vốn (CAR) của cả hệ thống luôn vượt 13%. Trong năm 2016, tiền gửi của các tổ chức kinh tế đạt 29.840.016 triệu đồng, chiếm 49,92% tổng nguồn vốn huy động. Hoạt động tiền gửi có sự tăng trưởng ổn định qua các năm và xu hướng dịch chuyển tỷ trọng tiền gửi cá nhân và tổ chức kinh tế đã có sự cân bằng hơn trong những năm gần đây, thể hiện khả năng thu hút vốn đối với đối tượng này đã tốt hơn. Các chi nhánh nhờ có quy trình kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả nên đã không xảy ra trường hợp nào lãi suất
thông báo vượt trần cũng như không có trường hợp nào cố ý lách luật bằng một số cách như: khách hàng gửi tiền được khuyến mãi bằng vàng hoặc tiền mặt.
* Kiểm soát hoạt động tín dụng tại khối KHDN
Hoạt động tín dụng là hoạt động cơ bản và quan trọng của Ngân hàng thương mại. Đối với khối KHDN, nguồn thu từ hoạt động tín dụng luôn chiếm tỷ trọng lớn trên tổng thu nhập của ngân hàng. Khối KHDN luôn chú trọng đa dạng hoá khách hàng, mở rộng quy mô tín dụng, bên cạnh các khách hàng truyền thống luôn tăng cường tìm kiếm, thiết lập quan hệ với các khách hàng tiềm năng, chú trọng phát triển sản phẩm tín dụng mới để đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng.
Việc kiểm soát hoạt động tín dụng thực hiện trên tất cả các lĩnh vực: cho vay bằng VNĐ và ngoại tệ, thời hạn cho vay, cho vay theo lĩnh vực đầu tư, tín dụng uỷ thác và các hoạt động tín dụng khác. Tăng cường kiểm tra, kiểm soát tín dụng luôn được coi trọng nhằm mục đích:
- Kiểm tra tình hình thực hiện và chấp hành các quy chế, chế độ của Ngân hàng Ngoại thương cũng như của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong từng thời kỳ.
- Kiểm tra việc chấp hành quy trình thủ tục nghiệp vụ tín dụng.
- Kiểm tra hồ sơ tín dụng, hồ sơ thế chấp, bảo lãnh: kiểm tra, đối chiếu tài sản cầm cố và kiểm tra thực trạng tài sản thế chấp của người vay.
- Điều tra trực tiếp người vay vốn làm cơ sở cho việc lập, phân tích chất lượng dư nợ tín dụng theo từng thời điểm. Đánh giá mức an toàn của từng khoản tín dụng.
- Kiểm tra xem quy trình cho vay có do cán bộ chuyên môn thực hiện hay không? Nhiệm vụ, chức năng của các cán bộ xét duyệt, ghi sổ, thu và chi khoản vay có được phân định rõ ràng hay không?
- Kiểm tra việc thu hồi nợ có phản ánh khế ước vay nợ kịp thời, chính xác và đúng lãi suất đã thoả thuận hay chưa, lãi suất có đúng với khung lãi suất của loại hình cho vay đó hay không?
Quy trình kiểm soát hoạt động tín dụng tại Khối KHDN được tiến hành như sau:
Kiểm soát viên sẽ chọn mẫu các hồ sơ tín dụng để xem xét và thẩm tra lại. Trong khi chọn mẫu phải chú ý sao cho mẫu bao quát toàn bộ các loại hình cho vay của ngân hàng, sau đó tiến hành:
- Thẩm tra việc sử dụng hợp lý các khoản vay và báo cáo tài chính của người đi vay. Kiểm tra tính hiệu quả của kế hoạch vay. Kiểm tra bằng chứng chứng tỏ hồ sơ vay đã được phê duyệt đúng đắn.
- Tiến hành cân đối những số liệu cho vay chi tiết với số liệu lưu lại trên hệ thống. - Xác minh sự tồn tại thực tế của các khoản vay. Tính toán, kiểm tra lại lãi suất luỹ
kế và các khoản chiết khấu.
- Kiểm tra việc định giá tài sản thế chấp, tài sản cầm cố. Đánh giá công tác thu hồi nợ, lãi và các khoản nợ quá hạn.
Ngoài ra, IC còn tiến hành kiểm soát việc chấp hành các chế độ, thể lệ, các quy trình nghiệp vụ về tín dụng như:
- Kiểm soát việc thực hiện các chiến lược tín dụng, tức là các chính sách về đầu tư vốn và huy động vốn.
- Kiểm soát việc tổ chức các hoạt động cho vay.
- Kiểm soát quá trình cho vay hay kiểm tra việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, thủ tục nghiệp vụ tín dụng đối với từng món, từng dự án đầu tư tín dụng (quy trình tiếp nhận hồ sơ vay của khách hàng, tổ chức điều hành thẩm định dự án, quy trình xét, giải quyết cho vay, kiểm tra sử dụng vốn vay, thu hồi nợ, gia hạn nợ...)
- Kiểm soát công tác hạch toán kế toán, kế toán cho vay, hạch toán các khoản thu nợ, thu lãi, hạch toán và theo dõi bảo quản hồ sơ tín dụng, hồ sơ tài sản thế chấp...
Hoạt động kiểm soát tín dụng dựa trên các văn bản, các quy trình về tín dụng, cho vay, phân cấp uỷ quyền,. của Ngân hàng Nhà nước, của VIB và của khối KHDN. Khối KHDN luôn chú trọng đến hoạt động cho vay, đầu tư,...bởi nó mang lại nguồn lợi nhuận lớn trong tổng lợi nhuận của ngân hàng nhưng lại chứa đựng nhiều rủi ro. Vì vậy, việc ban hành các quy chế, quy trình, quy định đối với hoạt động cho vay này được tiến hành tương đối đồng bộ và liên tục có sự rà soát, bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. Ví dụ như: quy trình tín dụng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ quy định chi tiết thủ tục, trình tự cấp tín dụng, chức năng, nhiệm vụ của Phòng quan hệ khách hàng, Phòng quản lý nợ, Phòng Giao dịch Tín dụng, quy định rõ ràng về bộ chứng từ cho vay như thế nào là hợp lệ, hợp pháp; vấn đề lưu trữ, quản lý hồ sơ cho vay cũng như thẩm quyền quan hệ và thông tin cho khách hàng.. .Ngoài
ra còn quy định khác về: Phân cấp, uỷ quyền trong các hoạt động tín dụng, bảo lãnh, chuyển tiền đi trong nước, chuyển tiền đi nước ngoài, bổ nhiệm, miễn nhiện cán bộ,...trong đó quy định rõ về thẩm quyền phê duyệt, mức phê duyệt của từng hoạt động này.
Toàn bộ các hoạt động trên của kiểm soát tín dụng thực chất nhằm mục đích đánh giá thực trạng của hoạt động đầu tư tín dụng, phân tích cơ cấu vốn đầu tư của ngân hàng. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ chính sách đầu tư vốn, đánh giá từng khoản cho vay, tổng hợp phân loại rủi ro trong hoạt động tín dụng. Từ đó rút ra các biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động tín dụng. Mặt khác, quy tình kiểm soát cũng giúp đánh giá trình độ điều hành của ban lãnh đạo; trình độ, năng lực của các cán bộ cơ sở, tìm ra các sai lầm yếu kém trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, giúp cho ban lãnh đạo có thể đưa ra các biện pháp thích hợp.
Bước 4: Lập báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát.
Sau mỗi lần kiểm tra, IC đều phải lập thành báo cáo, có xác nhận của Giám đốc chi nhánh được kiểm tra. Báo cáo kiểm tra nêu được những ưu, khuyết đểm chính của chi nhánh được kiểm tra. Đồng thời, IC đề xuất những kiến nghị cụ thể về các giải pháp khắc phục những tồn tại đã nêu ra. Nếu có vấn đề nghiêm trọng, cần kịp thời xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Khối.