V. Kết cấu đề tài:
3.2.4. Thiết kế thủ tục kiểm soát hợp lý
Đối với việc thiết kế các thủ tục kiểm soát, cần xem xét đến các nhân tố sau:
Các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm giới hạn các rủi ro có thể xảy ra. Rủi ro càng lớn thì phạm vi các thủ tục kiểm soát càng rộng. Để đánh giá được các rủi ro người ta phải định lượng chúng bằng một số tiền cụ thể theo công thức sau:
R = P x L
Trong đó: R: rủi ro ước tính.
L: Thiệt hại ước tính. P: xác suất xảy ra thiệt hại.
Theo công thức trên thì có hai nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro ước tính là:
- Thiệt hại ước tính bằng tiền: thiệt hại này càng lớn thì rủi ro ước tính càng lớn và ngược lại.
- Xác suất xảy ra thiệt hại: xác suất này càng cao thì rủi ro ước tính cũng càng cao và ngược lại.
Nếu ước tính thiệt hại bằng tiền lớn song xác suất xảy ra thấp thì rủi ro ước tính cũng thấp, vì vậy mà rủi ro vẫn dừng ở mức độ thấp.
b. Giám sát:
Những nghiên cứu của các kiểm toán viên nội bộ cho thấy phần lớn các trường hợp rủi ro có liên quan đến các nhân tố sau:
- Thiếu kiểm tra công việc một cách độc lập định kỳ.
- Các phương pháp kiểm soát về mặt tổ chức không đủ hiệu lực. - Phương pháp thông tin khuyến khích trách nhiệm không đủ hiệu lực. - Tiếp cận trái phép tài sản vật chất và thông tin.
Như vậy, việc giám sát thường xuyên các quy chế kiểm soát là một trong những vấn đề quan trọng của kiểm soát. Do đó, trong thiết kế các thủ tục kiểm soát cần chú ý đến việc xác lập các biện pháp giám sát thường xuyên và liên tục.
c. Lựa chọn thủ tục phù hợp với nghiệp vụ
Việc thiết kế các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo tất cả các nghiệp vụ lập chứng từ, ghi chép số liệu đầy đủ lên sổ sách và chú ý chỉ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đã thực sự phát sinh. Tuy nhiên, việc sử dụng loại thủ tục kiểm soát nào lại phụ thuộc vào bản chất từng loại nghiệp vụ.
d. Xác định mối quan hệ giữa các thủ tục kiểm soát chung và các thủ tục kiểm soát riêng biệt.
Thủ tục kiểm soát chung liên quan đến nhiều hoạt động hay nhiều nghiệp vụ của đơn vị. Kiểm soát riêng chỉ quan tâm tới sự hữu hiệu của một hoạt động hay nghiệp vụ nào đó. Hai thủ tục kiểm soát này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau do đó khi thiết kế các thủ tục kiểm soát cần chú xem xét các rủi ro một cách đồng thời để lựa chọn các thủ tục kiểm soát chung và thủ tục kiểm soát riêng một cách đồng bộ.