người đến nhận hàng trong thời hạn được thỏa thuận theo hợp đồng vận chuyển, thì người thuê vận chuyển hoặc người giao hàng cần phải thu xếp, giải quyết để có cá nhân hay đơn vị khác đến nhận hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng vận chuyển trong thời hạn theo quy định của pháp luật, và thanh toán các chi phí phát sinh trong quá trình lưu giữ, bảo quản, gìn giữ hàng hóa đó. Nếu quá thời hạn mà pháp luật quy định nhưng người thuê vận chuyển và, hoặc người giao hàng không thể thu xếp được đơn vị, tổ chức, cá nhân khác đến nhận hàng và thanh toán các chi phí phát sinh thì người vận chuyển hoàn toàn có quyền xử lý toàn bộ số hàng bị lưu giữ thông qua việc bán đấu giá hàng hóa đó, khi mà người thuê vận chuyển hay người giao hàng cũng không thể đưa ra biện pháp nào khác nhằm đảm bảo hợp lý quyền lợi của người vận chuyển.
1.9. Trình tự, thủ tục lưu giữ và xử lý hàng hóa vận chuyển bằng đường biển biển
Pháp luật Việt Nam hiện nay quy định khá chi tiết và cụ thể về trình tự, thủ tục lưu giữ và xử lý hàng hóa vận chuyển bằng đường biển tại Nghị định số 169/2016/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2016. Nghiên cứu quy định này, chúng ta có thể xác định được quy trình lưu giữ và xử lý hàng hóa vận chuyển bằng đường biển gồm các bước như sau:
1.9.1. Thông báo lưu giữ hàng hóa cho các bên có lợi ích liên quan đến hàng hóa hàng hóa
Khi phát sinh quyền lưu giữ hàng hóa theo quy định của pháp luật như được trình bày ở mục 1.7 trên đây và người vận chuyển muốn thực hiện quyền lưu giữ và xử lý hàng hóa, thì người vận chuyển phải thông báo bằng văn bản cho người giao hàng theo chứng từ vận chuyển, người nhận hàng và trong thực tế có thể cho cả người thuê vận chuyển nếu người thuê vận chuyển không phải là người giao hàng có tên trên chứng từ vận chuyển.
Pháp luật hiện nay quy định người vận chuyển cần thực hiện thông báo lưu giữ hàng hóa trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày phát sinh quyền lưu giữ hàng hóa theo quy định của pháp luật; tuy nhiên, trong thực tiễn khó có thể xác định chính xác ngày nào là ngày phát sinh quyền lưu giữ hàng hóa của người vận chuyển theo quy định hiện nay; và do vậy, người vận chuyển thường xem xét thực hiện quyền lưu giữ hàng hóa sau khi người nhận hàng có văn bản từ chối nhận hàng hay hàng hóa được vận chuyển đến cảng đích mà không có người đến nhận trong thời hạn được thỏa thuận tại hợp đồng vận chuyển hoặc khi tiền cước vận chuyển và các khoản tiền khác phải trả cho người vận chuyển đã đến hạn nhưng chưa được thanh toán.
Thông báo lưu giữ hàng hóa cần phải có đầy đủ các nội dung liên quan đến hàng hóa bị lưu giữ, bao gồm tên hàng hóa, chủng loại hàng hóa, số lượng và khối lượng hàng hóa bị lưu giữ và thời gian bắt đầu dỡ hàng hóa để lưu giữ cũng như địa điểm lưu giữ hàng hóa. Người vận chuyển cũng cần phải minh thị ý định bán đấu giá số lượng hàng hóa bị lưu giữ trong thông báo lưu giữ hàng hóa và phải nêu được tiền cước vận chuyển và các khoản tiền phải trả theo hợp đồng vận chuyển, ước tính các chi phí và các khoản phải trả khác phát sinh từ việc lưu giữ và xử lý hàng hóa bị lưu giữ trong thông báo lưu giữ. Nếu người vận chuyển có thể dự kiến được thời gian tiến hành bán đấu giá hàng hóa bị lưu giữ thì cũng cần nêu trong thông báo lưu giữ hàng hóa.
Một trong những điều mà người vận chuyển cần phải thực hiện trong quá trình bắt đầu thực hiện quyền lưu giữ hàng hóa là phải ký kết hợp đồng lưu giữ hàng hóa với người lưu giữ hàng hóa để có thể có đủ thông tin đưa vào thông báo lưu giữ hàng hóa như thời gian bắt đầu dỡ hàng hóa để lưu giữ cũng như địa điểm lưu giữ hàng hóa theo quy định của pháp luật. Quy định nêu trên cho thấy việc dỡ hàng hóa từ tàu xuống để lưu giữ sẽ được thực hiện sau khi người vận chuyển có thông báo lưu giữ hàng hóa. Tuy nhiên, trong thực tế tùy loại hình vận chuyển hàng hóa khác nhau mà hàng hóa có thể đã được dỡ trước khi người vận chuyển thực hiện quyền lưu giữ hàng hóa. Ví dụ các đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng container thường ký kết các hợp đồng xếp dỡ và lưu kho bãi hàng hóa container mang tính thường xuyên và liên tục; khi hàng hóa container được vận chuyển đến cảng sẽ được dỡ xuống
cảng ngay sau đó, sẵn sàng giao cho người nhận hàng. Tại thời điểm hàng container được dỡ từ tàu xuống cảng người vận chuyển cũng chưa thể xác định được có phát sinh quyền lưu giữ hàng hóa đối với mình hay không bởi lẽ trong thực tiễn đại lý của người vận chuyển thường có thông báo cho người nhận hàng đến nhận hàng sau khi hàng hóa container được dỡ xuống cảng. Do vậy, thông báo lưu giữ hàng hóa container không cần phải có nội dung thời gian dỡ hàng hóa để lưu giữ, mà chỉ cần nêu thời gian bắt đầu lưu giữ hàng hóa làm cơ sở tính toán chi phí lưu kho bãi phát sinh.
Đối với các loại hình vận chuyển hàng hóa khác không phải hàng hóa container như hàng xá hoặc hàng lỏng, thì sau khi gửi thông báo lưu giữ hàng hóa trên đây, người vận chuyển sẽ cần tiến hành dỡ hàng hóa xuống bến cảng để người lưu giữ hàng hóa lưu giữ và bảo quản hàng hóa theo hợp đồng lưu giữ hàng hóa ký kết giữa hai bên.