2.2.1 Hoạt động hoạch định
2.2.1.1 Dự báo và lập kế hoạch kinh doanh
Trong công tác lập kế hoạch sản xuất công ty đã đề ra hệ thống các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể: mục tiêu kế hoạch về giá trị sản xuất, mục tiêu doanh thu, mục tiêu sản lượng, mục tiêu lợi nhuận…Căn cứ vào đó cán bộ công nhân viên nỗ lực phấn đấu để đạt được đích đến đã đề ra. Nó còn là động lực cho sự phát triển chung của công ty. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là các công việc dự kiến sẽ thực hiện trong thời gian tiếp theo gồm các chỉ tiêu kinh tế như giá trị sản lượng , doanh thu, sản phẩm sản xuất chủ yếu, tổng vốn đầu tư thực hiện, số người đang làm việc, lợi nhuận…Ở công ty cổ phần Tecomen việc lập kế hoạch được tiến hành theo từng giai đoạn (ngắn hạn , trung hạn, dài hạn ) và phù hợp với từng loại hình sản xuất của công ty. Hiện nay, việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty được chia làm hai loại chủ yếu sau:
- Kế hoạch ngắn hạn : kế hoạch tháng ,quý , nửa năm.
- Kế hoạch trung hạn: Kế hoạch cho từng năm tài chính “kế hoạch hằng năm”.
Để định hướng chiến lược phát triển lâu dài công ty còn có kế hoạch dài hạn, kế hoạch chiến lược kéo dài trong thời gian từ 5 đến 10 năm.
Các căn cứ lập kế hoạch của công ty
Căn cứ vào kết quả nghiên cứu và dự báo thị trƣờng: Nghiên cứu thị
trường là khâu quan trọng đầu tiên làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay. Thông qua việc nghiên cứu thị trường công ty sẽ nắm được những thông tin về giá cả, tình hình cung cầu, sự phát triển của ngành công nghiệp trong tương quan chung từ đó đề ra những phương án chiến lược và lập kế hoạch kinh doanh cho công ty. Hằng năm công ty thường tiến hành nghiên cứu thị trường trước để làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm. Cụ thể là hằng năm công ty đều phải xem xét tác động của cả yếu tố chủ quan và khách quan như dự báo tình hình phát triển kinh tế của Việt Nam, thị trường hàng gia dụng và máy lọc nước trong năm tiếp theo, đối thủ cạnh trạnh trên thị trường,…
Căn cứ vào năng lực hiện có của công ty: Khi tiến hành lập kế hoạch một
căn cứ không kém phần quan trọng đó là căn cứ vào năng lực hiện có của công ty để từ đó biết được hiện nay công ty đang đứng ở đâu? năng lực sản xuất kinh doanh là bao nhiêu? công nghệ như thế nào? Để trả lời được các câu hỏi đó , công ty phải xem xét đánh giá năng lực chủ yếu về các mặt sau: Năng lực về số lượng máy móc thiết bị, công nghệ, lao động, năng lực sản xuất của công ty …
Căn cứ vào kết quả đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm trƣớc:
Khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm ngoài việc căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu của kế hoạch năm, chỉ tiêu kế hoạch do công ty giao, năng lực hiện có của công ty, kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường thì công ty còn căn cứ vào tình hình đánh giá kế hoạch thực hiện năm trước, tức là xem xét khả năng thực hiện kế hoạch là bao nhiêu, đạt được những kết quả gì và còn tồn tại những gì…để từ đó đề ra kế hoạch cho năm tới. Trong công ty thường xây dựng kế hoạch tháng, quý và sau mỗi một tháng hay một quý công ty thường tổng kết đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đặt ra để làm cơ sở cho việc đề ra kế hoạch cho tháng và dài hơn cho kế hoạch năm tiếp theo.
2.2.1.2 Hoạch định tồn kho:
Xác định mức đặt hàng và thời điểm đặt hàng đối với nguyên vật liệu hàng
hóa: Sau khi dự báo nhu cầu tiêu thụ, công ty sẽ xây dựng định mức tồn kho tối đa
và tối thiểu. Căn cứ vào định mức này, công ty sẽ xác định được mức đặt hàng và thời điểm đặt hàng để đảm bảo tồn kho không vượt định mức quy định. Căn cứ vào dự toán tiêu thụ hàng quý được lập, phòng kế hoạch vật tư, sẽ tiến hành đặt hàng dự trữ để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong quý. Để đặt hàng dự trữ, đảm bảo thông suốt cho hoạt động, sản xuất của mình, công ty có quy định về thời điểm tiến hàng đặt hàng như sau: Đối với hàng trong nước, vận chuyển, thủ tục dễ dàng nên thời gian đặt hàng ngắn. Do vậy, công ty quy định khi lượng tồn kho vào cuối quý này còn khoảng 15-20 nhu cầu tiêu thụ theo kế hoạch của quý tiếp theo thì sẽ tiến hành đặt hàng hoặc sản xuất. Đối với hàng nhập khẩu - thời gian đặt hàng dài, thường công ty quy định tỉ lệ này là 20-25 . Tuy nhiên, bên cạnh đó, để tránh trường hợp tồn kho vượt mức cần thiết hoặc không đáp ứng nhu cầu, công ty sử dụng định mức để quản lý hàng tối đa. Mức tối đa mà công ty cho phép là không quá 30 nhu cầu tiêu thụ trong quý nhằm đảm bảo hàng hoá ổn định trong việc kinh doanh cũng như không bị ứ đọng vốn. Từ đó, công ty xây dựng định mức tồn kho hàng hóa cho từng quý. Thường những vật liệu sẽ được duy trì tồn trữ một lượng ổn định trong kho để đáp ứng đơn hàng, trừ trường hợp nghỉ lễ, hoặc đơn hàng biến động thất thường. Trong các tháng cao điểm mùa hè từ tháng 4 cho đến tháng 10, sản lượng tiêu thụ các mặt hàng máy lọc nước, cây nước nóng lạnh và các linh kiện máy lọc nước: Van, vói, bình áp, thân van điện từ, các cốc lọc, quả lọc gấp 2-3 lần các tháng khác trong năm. Vì vậy tồn kho trong những tháng này được đặt ở mức nhiều hơn so với các tháng khác. Trong những năm gần đây, công ty đã chuyển đươc nhiều mã vật liệu sang đặt nhà cung cấp nội địa nên công ty cũng giảm được một lượng lưu trữ tồn kho.
Lượng hàng tồn kho cuối quý I được xác định dựa vào báo cáo tồn kho quý I/2017 của phòng kế toán tài chính. Vào định kỳ, công ty tiến hành họp giữa bộ phận bán hàng - sản xuất - bộ phận kho hàng - kế toán, căn cứ vào lượng tồn kho còn tồn cuối quý, nhu cầu tiêu thụ trong quý tiếp theo và định mức tồn kho trong
quý để xác định mức đặt hàng hợp lý tránh tồn trứ quá nhiều hàng gây ứ đọng vốn hoặc hàng không đủ để đáp ứng nhu cầu. Các công tác lưu trữ hàng tồn kho gồm bảo quản hàng tồn kho và bố trí, sắp đặt hàng hóa.
Hàng hóa trong kho được sắp xếp theo chủng loại được phân riêng thành từng loại hàng thành phẩm: Máy lọc nước gia đình, máy lọc nước công nghiệp, máy lọc nước công nghiệp, cây nước nóng lạnh. Các sản phẩm linh kiện được đặt riêng từng loại: Bình áp, van điện từ, bơm, vòi, lõi lọc,..Hàng nguyên vật liệu hạt nhựa, thùng carton,.. được bảo quản nơi khô ráo, thoáng mát tránh tình trạng nguyên vật liệu bị ẩm mốc. Hàng hóa tại kho được bố trí một cách hợp lý nhằm mục đích dễ lấy, dễ kiểm tra. Để phục vụ cho hoạt động tồn trữ, bảo quản hàng hóa, công ty đã đầu tư trang thiết bị hoàn chỉnh cho kho bãi. Các kệ hàng được bố trí thẳng hàng và hợp lý để nhân viên quản lý FIFO. Tại đầu mỗi kệ hàng, công ty cho bố trí bảng lớn ghi đầy đủ thông tin bao gồm tên mã sản phẩm, ngày nhập hàng... Điều này giúp dễ dàng kiểm tra thông tin hàng hóa, tránh sai sót. Bên cạnh đó, kho cũng được trang bị thêm máy in phục vụ công tác in tem dán, máy vi tính xử lý số liệu nhập xuất trên hệ thống, máy scan ghi lại dữ liệu.
2.2.1.3 Hoạch định sản xuất
Sau khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng về đơn hàng, phòng kế hoạch sẽ lên phương án để đáp ứng đơn hàng:
- Trường hợp tồn kho đủ để giao cho khách hàng, hàng sẽ được xuất kho và giao cho khách hàng.
- Trường hợp phải sản xuất để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, phòng kế hoạch sẽ lên phương án, hoạch định sản xuất.
Trường hợp có sự thay đổi trong quá trình đáp ứng, các bộ phận kinh doanh và kế hoạch trong công ty phải trao đổi, thống nhất với khách hàng và thực hiện việc điều chỉnh kịp thời các yêu cầu trên đơn hàng. Kế hoạch sản xuất tại Tecomen được xây dựng 6 nội dung sau đây:
Thứ nhất, xác định khối lượng sản xuất cho mỗi sản phẩm: sản phẩm được mô tả từ góc độ sản xuất, gồm các chi tiết hợp thành, vật liệu cấu thành, đặc tính
kỹ thuật của sản phẩm. Số lượng bao nhiêu để đáp ứng kế họach marketing và tồn kho của doanh nghiệp.
Thứ hai, xác định phương pháp sản xuất: doanh nghiệp sẽ sản xuất sản phẩm như thế nào, quy trình, công nghệ để sản xuất sản phẩm, chi tiết hoặc công đoạn nào tự sản xuất/gia công bên ngoài.…
Thứ ba, xác định các yếu tố sản xuất: Cần sử dụng những loại máy móc thiết bị nào, công suất bao nhiêu, lấy thiết bị từ nguồn nào (có sẵn, mua mới,…) cần nhà xưởng rộng bao nhiêu, bố trí như thế nào, kế hoạch khấu hao nhà xưởng, thiết bị,… Kế hoạch máy móc thiết bị và nhà xưởng cần được trình bày riêng vì phần này sẽ ảnh hưởng tới quyết định về các nguồn lực khác. Máy móc thiết bị và nhà xưởng thường có giá trị đầu tư lớn vì vậy kế hoạch máy móc thiết bị và nhà xưởng rất quan trọng để lập kế hoạch tài chính sau này.
Thứ tư, xác định việc cung ứng nguyên vật liệu, bán thành phẩm và các nguồn lực khác: Nhu cầu sử dụng và tồn kho nguyên vật liệu, chất lượng và số lượng như thế nào, nguyên vật liệu thay thế là gì, ai là nhà cung cấp, phương thức cung cấp, số lượng mua tối ưu, mức độ rủi ro. Các yêu cầu đối với nguồn nhân lực gồm có số lượng lao động, trình độ tay nghề, kế hoạch đáp ứng (tuyển dụng, đào tạo,…), ưu thế cạnh tranh: xác định xem yếu tố cạnh tranh nào là quan trọng và là một yếu tố định tính để ra các quyết định lựa chọn các phương án sản xuất, đầu tư máy móc thiết bị, bao gồm: chất lượng, giá thành, quy mô, công nghệ, kinh nghiệm, khả năng đáp ứng nhanh,…
Hiện nay nhà máy Tecomen đang có tổng cộng 24 máy ép nhựa đủ để phục vụ cho việc sản xuất. Các máy ép nhựa chủ yếu mua từ nhà sản xuất woojin, ngoài ra còn một số dòng máy đến từ Hatian, LS. Thương hiệu wojjin có tiếng trên thị trường ép nhựa vì công ty này chuyên sản xuất và xuất khẩu máy phun ép nhựa kỹ thuật với các loại máy chạy hệ thống thủy lực có thêm hệ thống servo siêu tiết kiệm điện, máy chạy hoàn toàn bằng điện với độ chính xác cao, máy tạo phôi chai PET…. Tất cả các loại máy đều được sản xuất tại Hàn quốc với các bộ phận chính của máy được nhập khẩu từ Đức, Nhật, Ý. Công suất ép các máy nhựa tại
Tecomen cũng rất đa dạng, dàn máy từ 200-350T, dàn máy từ 450T, máy 850 T,.. Phục vụ các mục đích ép sản phẩm nhựa khác nhau trong cây lọc nước.
2.2.1.4 Kết quả khảo sát đánh giá thực trạng chuỗi cung ứng của công ty cổ phần Tecomen về hoạt động hoạch định
Kết quả khảo sát từ sự đánh giá của khách hàng và các bộ phận trong công ty cổ phần Tecomen đối với hoạt động chuỗi cung ứng tại công ty cổ phần Tecomen sau khi được tổng hợp và xử lý bằng Excel. Có 2 biến khảo sát đó là kết quả của việc thực hiện kế hoạch gia hàng cho khách hàng và thời gian tính từ lúc đặt hàng cho đến thời gian giao hàng cho khách hàng. Tác giả đã khảo sát và cho kết quả như sau:
Bảng 2.2: Kết quả khảo sát nhân tố kế hoạch
Biến khảo sát T lệ ( ) Rất kém Kém Trung bình Tốt Rất tốt TC
Thực hiện tốt kế hoạch giao hàng
hàng năm cho khách hàng 6.9 46.6 46.5 100
Thời gian đặt hàng đến giao hàng
ngắn 8.6 55.2 36.2 100
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu của tác giả)
Nhận xét: nhân tố kế hoạch được khách hàng đánh giá phần lớn là trung
bình và kém. Điều này cho thấy công tác dự báo của công ty chưa tốt, việc lập kế hoạch sản xuất chưa sát với thị trường và tình hình thực tế tại công ty.
2.2.2 Hoạt động thu mua
Hoạt động thu mua tại công ty bao gồm nhiều bước: xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, phát hành đơn hàng và theo dõi tiến độ giao hàng, đánh giá chất lượng, thanh toán cho nhà cung cấp.
Hiện tại các thành phần linh kiện trong máy lọc nước được công ty Cổ phần Tecomen đang mua gồm khoảng 2029 sản phẩm. Các sản phẩm linh kiện công ty cổ
phần Tecomen chính trong máy lọc nước bao gồm: Vòi, van, bình áp, lõi lọc RO, thân van điện từ, bút TDS, máy nóng lạnh,.. hầu hết được nhập khẩu nước ngoài. Các sản phẩm khác trong cây lọc nước đang được mua trong nước và công ty đang dần chủ động tự sản xuất các mặt hàng kính, tủ inox, cốc lọc, lõi lọc,...
2.2.2.1 Xác định nhu cầu
Sau khi bộ phận kế hoạch xác định, lập đề xuất mua vật tư, hàng hóa hàng tuần, hàng quý sẽ trình Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt. Tại công ty cổ phần Tecomen có 2 loại nguyên vật liệu: Các nguyên vật liệu, linh kiện và các hàng hóa phục vụ nhu cầu sản xuất – kinh doanh của công ty, có nhu cầu sử dụng thường xuyên và các nguyên liệu, phụ kiện phát sinh theo thực tế hoạt động của các đơn vị
Bảng 2.3: Sản lƣợng dự kiến một số mặt hàng phục vụ mục đích marketing 2017
Nguồn: Phòng kế hoạch công ty cổ phần Tecomen
2.2.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Nhân viên phụ trách mua hàng có trách nhiệm kiểm tra thông tin về nhu cầu vật tư, hàng hóa và tiến hành tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp trình lên lãnh đạo ban mua hàng xem xét trước khi trình Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Nhân viên phụ trách mua hàng kiểm tra danh sách các nhà cung cấp đã được mua trước đâyđể tìm kiếm các nhà cung cấp có khả năng cung ứng các vật tư, hàng hóa. Nhân viên phụ trách mua hàng tiến hành cập nhật lại báo giá (đối với hàng hóa thường xuyên biến động giá như hạt nhựa, inox…), cân đối với chất lượng, lịch sử giao hàng của từng nhà cung cấp, số lượng đề nghị mua hàng để so
sánh và đề xuất lựa chọn một nhà cung cấp tối ưu cho từng đề nghị mua hàng cụ thể. Bản so sánh này có tối thiểu các chỉ tiêu sau: Giá, thời gian giao hàng, chất lượng (mẫu thử đạt hay không), điều khoản thanh toán,...Một số mặt hàng yêu cầu phải giao làm nhiều đợt trong một tuần, hay giá của hàng hóa phụ thuộc nhiều vào chi phí vận chuyển thì việc lựa chọn nhà cung cấp có khoảng cách gần với nhà máy sản xuất sẽ giúp công ty giảm lượng tồn kho và giá nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, việc lựa chọn các nhà cung cấp gần nhà máy sản xuất sẽ làm co sản phẩm khi xuất xưởng ít mắc lỗi hơn với sự tương tác lẫn nhau thường xuyên qua nhiều chuyến giao hàng cho phép thông tin phản hồi nhanh và có cơ hội để sửa các lỗi kỹ thuật. Việc lựa chọn và tìm kiếm của công ty chủ yếu là tìm qua mạng Internet. Ngoài việc check qua mạng tìm kiếm, Tecomen còn có các kênh thông tin khác để tìm kiếm sản phẩm hay nhà cung cấp như :