Nguyên nhân chủ yếu đang gặp phải trong quản lý hoạt động tồn kho là không có kế hoạch tồn kho an toàn. Đồng thời chế độ kiểm soát kế hoạch tiêu thụ hàng hóa không chặt chẽ và thường xuyên nên nhiều lúc kho rơi vào tình trạng cháy hàng, hết hàng mới bắt đầu gọi nhà cung cấp; nhà cung cấp không đủ hàng cung ứng kịp cho nên kho để trống, cửa hàng không có hàng để bán gây lãng phí chi phí kho bãi và giảm hiệu suất doanh thu bán hàng. Do đó cần phải thực hiện các chế độ kiểm soát nhập-xuất sau: Kế hoạch dự báo bán hàng được cập nhật hàng tháng từ khả năng tiêu thụ của các cửa hàng. Để đảm bảo tiến độ sản xuất và
đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, các đội trưởng phân xưởng sản xuất căn cứ vào lượng nguyên vật liệu sản xuất dùng trong một ngày để xác định mức tồn kho nguyên vật liệu đủ đáp ứng sản xuất trong vòng khoảng 3 tuần, sau đó báo lên để kế hoạch mua nguyên vật liệu. Phòng Cung ứng cần phải liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp để nắm bắt tình hình sản xuất cũng như cung cấp của họ. Nếu tại thời điểm Tecomen đặt hàng mà năng lực sản xuất và cung cấp đã hết thì chuyển kế hoạch nhập đơn hàng sang nhà cung cấp dự phòng, tránh trường hợp kho để không, không có hàng để sản xuất, Karofi không có hàng để bán. Việc lập kế hoạch mua hàng được thực hiện hàng tháng tại doanh nghiệp, được lập trên cơ sở các dự toán về nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ. Như vậy, doanh nghiệp đảm bảo được nguồn nguyên vật liệu ổn định và hạn chế được việc tăng giá cả.
Sau khi tính toán ra được số lượng tồn kho an toàn cụ thể cho từng mã hàng hóa thông qua quá trình phân tích dựa trên các số liệu tài chính từ dữ liệu Excel, khi tính toán quá trình đặt hàng, tồn kho hiện tại sẽ trừ đi một lượng tương ứng với con số an toàn. Do đó, những yêu cầu mua hàng sẽ xuất hiện sớm hơn với thực tế thiếu hàng, đảm bảo một khoảng thời gian an toàn cho hàng hóa về. Mỗi lần nhập hàng, dựa theo cung-cầu trên thị trường, đơn hàng của công ty có thể thay đổi, nhân viên kế hoạch cần cập nhật lại thay đổi và báo cho các bộ phận khác biết. Việc cập nhật kế hoạch giúp cho số liệu đặt hàng của nhân viên thu mua đạt được độ chính xác cao hơn.