Hàng năm công ty cần tiến hành xây dựng lịch đi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp. Có rất nhiều tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp như tiêu chí tổng quan nhà xưởng máy móc, pháp nhân nhà cung cấp, nhà sản xuất hay thương mại, tín dụng nhà cung cấp, nguồn gốc hàng hóa, chất lượng, kinh nghiệm, uy tín nhà cung cấp, chất lượng, vận chuyển,.... Có một số tiêu chí cơ bản sau để đánh giá nhà cung cấp:
Yếu tố số 1 : Giá cả Yếu tố số 2 : Tín nhiệm
Yếu tố số 3: Đảm bảo nguồn hàng ổn định Yếu tố số 4 : Địa lý
Yếu tố số 5 : Chọn nhà sản xuất năng động
Những hạng mục cần được kiểm tra kỹ là quy trình sản xuất và năng lực sản xuất của nhà cung cấp, bên cạnh đó cũng cần đánh giá lại hoạt động giao hàng hiện tại. Quá trình đánh giá sẽ ưu tiên cho những nhà cung cấp thường xuyên gặp vấn
đề về giao hàng. Trong quá trình đánh giá sẽ đưa ra các góp ý, bảng biểu để nhà cung cấp cải tiến hoạt động nội bộ. Yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng kết quả kiểm tra nguyên vật liệu, nguồn gốc vật liệu, và các hồ sơ khác mỗi tháng, để biết được tình hình nguyên vật liệu. Qua đó có thể nắm bắt được hoạt động sản xuất của nhà cung cấp, phát hiện được những bất thường và đưa ra đối sách ngăn ngừa. Một số loại vật liệu chưa có tiêu chuẩn kiểm tra cụ thể nên khi phát sinh hư hỏng, cần nhiều thời gian đánh giá, hoặc chấp nhận đặc biệt cho sản xuất. Chính vì thế, phòng quản lý chất lượng phải đưa ra được tiêu chuẩn cụ thể cho những loại vật liệu này. Tiêu chuẩn này sẽ gửi cho nhà cung cấp, yêu cầu đạt được những thông số đề ra.
Khi xảy ra vấn đề giao hàng trễ hẹn, nhân viên thu mua phải yêu cầu nhà cung cấp làm đối sách để giải trình nguyên nhân tại sao giao hàng trễ, đưa ra đối sách khắc phục. Nếu không giải trình rõ ràng, sẽ căn cứ vào mức độ lên phương án xử lý như phạt chậm thanh toán, phạt tiền chi phí gây dừng dây chuyền. Định kỳ mỗi tháng, công ty phải hoàn thành bảng đánh giá năng lực nhà cung cấp, gửi đến cho nhà cung cấp. Sau khi nhận được kết quả, phải kiểm tra và phản hồi lại nếu có gì chưa hợp lý. Những nhà cung cấp có điểm được đánh giá chưa cao, phải ký cam kết cải thiện tình hình trong những tháng tiếp theo. Yêu cầu nhà cung cấp cập nhật thông tin giao hàng theo từng tuần đối với những mặt hàng có vấn đề về chất lượng, năng lực để nhân viên kho tiện đối chiếu, đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất.