với nhà cung cấp
Để hạn chế được những rủi ro giao hàng không đúng hạn do việc độc quyền cung cấp, công ty cần thiết tìm tiếm và triển khai những vật liệu hiện tại cho các nhà cung cấp mới. Đặc biệt lựa chọn những loại vật liệu đang có vấn đề về giao hàng, vật liệu đang có vấn đề về chất lượng, vật liệu không đòi hỏi độ phức tạp khi gia công, những vật liệu đang nhập khẩu với thời gian đặt hàng dài. Công ty cần tiến hành tìm kiếm những nhà cung cấp mới, gửi bản vẽ đến để làm họ làm mẫu thử. Nếu mẫu đạt yêu cầu đề ra, công ty sẽ đề xuất với khách hàng chấp nhận sản phẩm với nguồn vật liệu này.
Tích cực tìm kiếm những nhà cung cấp nội địa có chào giá hợp lý, có khả năng trở thành đối tác lâu dài. Từ đó có thể giảm bớt được tồn kho vật liệu dài ngày, chuyển giao quá trình giữ tồn kho cho nhà cung cấp. Qua đó công ty có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn. Một nhà cung cấp đáng tin cậy là người luôn trung thực và công bằng trong quan hệ với khách hàng, nhân viên và với chính bản thân mình. Họ có đầy đủ các trang thiết bị, máy móc thích hợp, có phương pháp công nghệ tốt để có thể cung cấp vật tư hàng hoá đủ số lượng, đúng chất lượng, kịp thời hạn và giá cả hợp lý. Nhà cung cấp tin cậy có tình hình tài chính lành mạnh, chính sách quản trị tiên tiến, linh hoạt, sáng tạo, không ngừng cải tiến quy trình sản xuất cho hoàn thiện hơn, và cuối cùng, nhà cung cấp hiểu được rằng quyền lợi của
anh ta được đáp ứng nhiều nhất khi anh ta phục vụ khách hàng tốt nhất. Nhà cung cấp thường được chia ra làm 3 nhóm:
• Nhà sản xuất: Giá cả từ nhà sản xuất sẽ rẻ nhất, nhưng cũng khó tiếp cận
nguồn cung cấp này nhất.
• Nhà phân phối, đại lý: Mặc dù giá của nhà phân phối cao hơn của nhà sản
xuất, nhưng họ có thể linh động giải quyết những đơn hàng nhỏ hoặc tiến hành gom hàng dùm người bán lẻ.
• Các bên làm đại lý độc quyền: Họ là bên thứ 3 bán hàng, sản phẩm không
có bên nào khác bán cùng dòng sản phẩm với họ
Nhà cung cấp tốt là nhà cung cấp đảm bảo Giao hàng đúng chất lượng, giao hàng đúng số lượng, giao hàng kịp thời gian, giao hàng với giá cả hợp lý, có thái độ phục vụ tận tâm và sẵn sàng hỗ trợ khách hàng về cải tiến sản phẩm, áp dụng công nghệ tiên tiến, hỗ trợ công nợ theo thời điểm… giúp người mua đạt được hiệu quả cao hơn. Nhân viên mua hàng cần thu thập thông tin về các nhà cung cấp theo một số cách sau:
Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có)
Các thông tin trên mạng Internet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin.. Catalogue chào hàng của nhà cung cấp.
Thông tin qua các triển lãm trong nước và quốc tế. Các thông tin có được qua cuộc điều tra.
Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung cấp, phỏng vấn nhà cung cấp, người sử dụng vật tư.
Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan. Xin ý kiến các chuyên gia
Có thể khảo sát nhà cung cấp bằng bảng câu hỏi
tạo thành mạng lưới nguồn cung mạnh. Cần đưa ra chính sách ưu tiên cho nhà cung cấp chiến lược của công ty để đôi bên cùng phát triển. Ví dụ khi triển khai sản phẩm mới sẽ ưu tiên gửi bản vẽ và yêu cầu báo giá để nhà cung cấp đó thực hiện. Một số loại nguyên vật liệu phụ, số lượng sử dụng hàng tháng không nhiều nên có kế hoạch dự trữ trong kho một số lượng nào đó để bảo đảm sản xuất. Để có được con số này bộ phận mua hàng cần phối hợp với bộ phận kho để đánh giá nhu cầu của loại nguyên vật liệu này. Từ đó cho ra con số dự tính vào thời điểm nào của năm thì cần dự trữ số lượng bao nhiêu để phục vụ sản xuất. Kết hợp với phân tích này, yêu cầu nhà cung cấp dự trữ một lượng vật liệu để khi cần sẽ cung cấp cho Tecomen. Điều này vừa tốt cho bảo đảm sản xuất vừa mua được nguyên vật liệu với giá rẻ do kết hợp tập trung vào một đơn hàng mua với số lượng lớn đồng thời bảo đảm vòng quay của vốn luân chuyển do công ty chỉ phải trả tiền khi nhà cung cấp giao hàng.