3.1.1 Những cơ hội và thách thức
3.1.1.1 Cơ hội
Thứ nhất với kinh nghiệm hoạt động trong ngành lọc nước hơn 10 năm, công ty cổ phần Tecomen mà tiền thân là công ty cổ phần VPS đã dần dần khẳng định vị thế của mình trong ngành lọc nước Việt Nam. Tecomen là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam chuyên sản xuất, phân phối các linh kiện, máy lọc nước gia đình, máy lọc nước công nghiệp. Đây là một tiền đề vững chắc tạo ra những cơ hội để công ty tiếp tục phát triển, mở rộng sản xuất kinh doanh trong các năm tiếp theo. Hiện tại theo đánh giá của công ty, các đối thủ cạnh tranh chính của công ty bao gồm Kangaroo, tập đoàn Tân Á Đại Thành, tập đoàn Sơn Hà.
Thứ hai, công ty hiện đang xây dựng nhà máy thứ 2 tại khu Ecopark, Văn Lâm, Hưng Yên. Nhà máy mới xây dựng này có diện tích trên 3 ha, giúp công ty dễ dàng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh so với việc đi thuê nhà xưởng như trước đây. Nhà máy mới nằm trong khu công nghiệp, gần với các nhà cung cấp xung quoanh khu công nghiệp nên rất tiện cho việc giao hàng. Công ty có đội ngũ lao động giàu kinh nghiệm, có kỹ thuật, tay nghề cao, đã gắn bó với công ty thờ gian dài. Công ty đã thành lập công ty con trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh là Công ty Cổ Phần Công Nghệ và Môi Trường TECOM giúp việc phát triển và mở rộng thị phần trên cả 2 thành phố chính là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Trên đây là những điều kiện thuận lợi giúp công ty mở rộng thị phần, phát triền sản xuất trong một vài năm tới.
Thứ ba, thị trường máy lọc nước còn đang phát triển rất tốt, mức tăng trưởng của công ty trung bình 15 một năm. Ngành lọc nước Việt Nam cũng mới phát triển được khoảng hơn 10 năm nay và Tecomen là một trong những công ty đầu tiên, tiên phong trong lĩnh vực lọc nước. Hiện tại đa phần các công ty lọc nước ở Việt Nam chủ yếu chú trọng việc làm thương mại, nghĩa là nhập khẩu nguyên
chiếc máy lọc nước từ nước ngoài về bán lại thị trường trong nước. Đây là một điều kiện vô cùng thuận lợi cho Tecomen trong việc định hướng sản xuất các linh kiện máy lọc nước. Điều này giúp giảm giá thành thành phẩm và giúp việc kiểm soát chất lượng đầu vào, đầu ra được nâng cao hơn.
3.1.1.2 Thách thức
Thứ nhất, biến động giá nguyên vật liệu đầu vào: Đây là thách thức rất lớn đối với các công ty sản xuất nói chung và Tecomen nói riêng do công ty phải phụ thuộc vào nhiều các nguyên vật liệu nhập khẩu ví dụ như hạt nhựa, sắt, thép, inox,…tại các thị trường trong các tháng đầu năm làm áp lực lên vấn đề về chi phí nguyên vật liệu đầu vào của công ty. Các ngành công nghiệp phụ trợ trong nước kém phát triển, các loại nguyên vật liệu đầu vào khác như xăng dầu, điện cũng không ngừng tăng giá khiến chi phí sản xuất của doanh nghiệp ngày càng tăng. Trong khi đó các công ty ngành lọc nước nói chung đang phải cạnh tranh gay gắt với các hàng nhậu khẩu, đòi hỏi công ty phải giá giá hoặc giảm giá để giữ được thị phần.
Thứ hai, Các sản phẩm lõi lọc được coi là “ trái tim” của máy lọc nước- Màng RO được nhập khẩu nguyên chiếc từ Mỹ (USA) được sản xuất bằng vật liệu đặc biệt có độ bền cao an toàn tuyệt đối và một số sản phẩm chính khác như bơm, bình áp, van điện từ, vòi,.. công ty vẫn chưa chủ động tự sản xuất được các mặt hàng này mà vẫn phải nhập khẩu.
Thứ ba, cơ sở hạ tầng nhà máy một hiện đang phục vụ sản xuất còn nhiều yếu kém, mặt bằng sản xuất chật hẹp, một số công trình đã xuống cấp, dây chuyền sản xuất chưa đồng bộ, phải làm bằng tay, một số máy móc thiết bị đã qua sử dụng mua từ nước ngoài ngày càng xuống cấp tạo ra rất nhiều hạn chế trong quá trình phát triển sản xuất kinh doanh.
3.1.2 Những định hƣớng phát triển của công ty trong thời gian tới
Trong thời gian tới, mô hình kinh doanh vẫn tập trung vào những dòng sản phẩm cốt lõi thuộc lĩnh vực môi trường mở ra cơ hội để Tecomen liên tục cho ra đời các sản phẩm có giá thành phù hợp nhưng vẫn đảm bảo tính phong phú về
thiết kế, kiểu dáng cũng như các tính năng đi kèm. Đặc biệt là có đủ nguồn lực trong việc nghiên cứu và phát triển ra các công nghệ dẫn dắt xu hướng thị trường. Thời kỳ đầu phát triển, công ty chủ yếu tập trung vào việc nhập khẩu máy lọc nước, cây lọc nước về thị trường Việt Nam để bán. Sau một thời gian phát triển, nhận thấy thị trường tiềm năng, công ty đã tập trung đẩy mạnh vào việc mở rộng thị trường, làm thương hiệu và quan trọng hơn là định hướng phát triển sản xuất tự chủ trong công nghệ. Việc tự sản xuất thay vì làm thương mại như thời ký đầu giúp công ty mở rộng được khách hàng, giảm được chi phí hoạt động và quan trọng là việc kiểm soát chất lượng đầu vào, chất lượng hàng xuất xưởng được đảm bảo. Hiện tại các thành phần chính của máy lọc nước: Bút TDS, van, bình áp, Lõi lọc Film tec...đang được công ty nhập khẩu về lắp ráp và bán lẻ linh kiện. Các thành phần khác ví dụ như: Cốc lọc, lõi lọc thô, kính tôi tủ đen, tủ inox…đã được công ty Tecomen chủ động sản xuất. Vì đặc tính của sản phẩm này liên quan đến nhựa, công ty đang cho triển khai một loạt các dự án về khuôn cốc: Khuôn cút, khuôn ốc, khuôn cốc lọc, khuôn đai, gioăng,..(là các linh kiện phụ trong máy lọc nước). Ngoài ra, trong định hướng phát triển, công ty đồng thời khai một loạt các sản phẩm liên quan đến cây lọc nước, cây nước nóng lạnh, máy lọc nước để bàn…các mặt hàng mà trước đây đều phải nhập khẩu. Vì trong thời gian tới thị trường máy lọc nước vẫn còn phát triển. Thị trường yêu cầu ngày càng cao về tính thẩm mỹ cũng như chất lượng của máy lọc nước. Công ty định hướng là thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm điện gia dụng với các sản phẩm như: Máy lọc nước, máy lọc nước cao cấp tích hợp nóng lạnh …Nồi cơm điện, quạt điện, bếp từ, bếp hồng ngoại, nồi chiên không khí, máy xay sinh tố, máy nấu soup đa năng, máy sưởi, máy sấy quần áo, máy lọc không khí.
Với tầm nhìn là một công ty toàn cầu, hàng đầu trong việc tạo ra các giá trị khác biệt trong lĩnh vực kinh doanh và sứ mệnh là “Tạo ra những giá trị khác biệt đóng góp cho cuộc sống hạnh phúc hơn của mọi người trên hành tinh xanh tươi đẹp”. Vì thế mọi sản phẩm mà Tecomen sáng tạo ra đều hướng đến sự tinh tế với công nghệ thông minh nhất, thiết kế hoàn hảo đến từng chi tiết. Toàn bộ sản phẩm đều phải được chứng nhận nghiêm ngặt bởi các tổ chức chứng nhận tiêu chuẩn
hàng đầu quốc tế như SGS, TUV, Intertek… nên tuyệt đối an toàn với sức khỏe người tiêu dùng.
Trên cơ sở những vấn đề còn tồn tại tại công ty cổ phần Tecomen và những định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới, tác giả để xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng:
Bảng 3.1 Các vấn đề và các giải pháp hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng công ty cổ phần Tecomen Hoạt động Vấn đề Giải pháp Hoạt động hoạch định
Hoạt động kiểm soát tồn kho an toàn của công ty chưa được thực hiện tốt
Hoàn thiện quy trình lập kế hoạch tồn kho dự trữ an toàn Công ty không có kế hoạch sản xuất
dài hạn
Hoàn thiện quy trình lập kế hoạch sản xuất
Số lượng đơn đặt hàng của khách hàng thất thường gây khó khăn trong lên kế hoạch sản xuất
Hoàn thiện quy trình theo dõi đơn hàng Hoạt động thu mua Số lượng nhà cung cấp ít
Đa dạng hóa nguồn cung cấp nội địa và xây dựng mối quan hệ liên minh với nhà cung cấp Năng lực nhà cung cấp hiện tại còn yếu
kém
Nâng cao năng lực của nhà cung cấp hiện tại
Nhân viên mua hàng chưa am hiểu về kỹ thuật, phương pháp đánh giá báo giá, do đó hoạt động tìm kiếm đánh giá nhà cung cấp mất nhiều thời gian
Giải pháp nâng cao năng lực nhân viên, quản lý chuối cung ứng
Hoạt động sản
Thiết bị nhà máy chưa đồng bộ, phát sinh chi phí. Trình độ công nhân hạn chế
xuất Hoạt động quản lý sản xuất chưa có sự hỗ trợ bởi phần mềm quản lý nên thông tin giữa các bộ phận phòng ban không được cập nhật, không đồng bộ
Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp: phần mềm ERP, Hệ thống quản lý nhà kho WMS
Sản phẩm không có sự sáng tạo, làm theo khung mẫu có sẵn trên thị trường
Đẩy mạnh thiết kế sản phẩm mới và nâng cao danh mục sản phẩm
Hoạt động phân phối
Nghiên cứu thị trường vẫn còn sơ lược, chưa nghiên cứu bài bản, khoa học
Hoàn thiện quy trình nghiên cứu thị trường
Công ty mới có chỉ có chính sách thưởng theo sản phẩm tiêu thụ mà chưa có chính sách tổng thể với các đại lý
Áp dụng chính sách khuyến khích đối với các đại lý
Hoạt động giao hàng không kiểm soát được thời gian và chất lượng. Công ty chưa kiểm soát chặt chẽ kênh phân phối, đại lý
Hoàn thiện hoạt động giao hàng
3.2 Nhóm giải pháp hoàn thiện hoạt động hoạch định tại công ty cổ phần Tecomen Tecomen
3.2.1 Hoàn thiện quy trình lập kế hoạch tồn kho dự trữ an toàn
Nguyên nhân chủ yếu đang gặp phải trong quản lý hoạt động tồn kho là không có kế hoạch tồn kho an toàn. Đồng thời chế độ kiểm soát kế hoạch tiêu thụ hàng hóa không chặt chẽ và thường xuyên nên nhiều lúc kho rơi vào tình trạng cháy hàng, hết hàng mới bắt đầu gọi nhà cung cấp; nhà cung cấp không đủ hàng cung ứng kịp cho nên kho để trống, cửa hàng không có hàng để bán gây lãng phí chi phí kho bãi và giảm hiệu suất doanh thu bán hàng. Do đó cần phải thực hiện các chế độ kiểm soát nhập-xuất sau: Kế hoạch dự báo bán hàng được cập nhật hàng tháng từ khả năng tiêu thụ của các cửa hàng. Để đảm bảo tiến độ sản xuất và
đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, các đội trưởng phân xưởng sản xuất căn cứ vào lượng nguyên vật liệu sản xuất dùng trong một ngày để xác định mức tồn kho nguyên vật liệu đủ đáp ứng sản xuất trong vòng khoảng 3 tuần, sau đó báo lên để kế hoạch mua nguyên vật liệu. Phòng Cung ứng cần phải liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp để nắm bắt tình hình sản xuất cũng như cung cấp của họ. Nếu tại thời điểm Tecomen đặt hàng mà năng lực sản xuất và cung cấp đã hết thì chuyển kế hoạch nhập đơn hàng sang nhà cung cấp dự phòng, tránh trường hợp kho để không, không có hàng để sản xuất, Karofi không có hàng để bán. Việc lập kế hoạch mua hàng được thực hiện hàng tháng tại doanh nghiệp, được lập trên cơ sở các dự toán về nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ. Như vậy, doanh nghiệp đảm bảo được nguồn nguyên vật liệu ổn định và hạn chế được việc tăng giá cả.
Sau khi tính toán ra được số lượng tồn kho an toàn cụ thể cho từng mã hàng hóa thông qua quá trình phân tích dựa trên các số liệu tài chính từ dữ liệu Excel, khi tính toán quá trình đặt hàng, tồn kho hiện tại sẽ trừ đi một lượng tương ứng với con số an toàn. Do đó, những yêu cầu mua hàng sẽ xuất hiện sớm hơn với thực tế thiếu hàng, đảm bảo một khoảng thời gian an toàn cho hàng hóa về. Mỗi lần nhập hàng, dựa theo cung-cầu trên thị trường, đơn hàng của công ty có thể thay đổi, nhân viên kế hoạch cần cập nhật lại thay đổi và báo cho các bộ phận khác biết. Việc cập nhật kế hoạch giúp cho số liệu đặt hàng của nhân viên thu mua đạt được độ chính xác cao hơn.
3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập kế hoạch sản xuất
Nguyên nhân chủ yếu đang gặp phải trong quản lý sản xuất tại Tecomen là không có kế hoạch sản xuất dài hạn. Đồng thời chế độ kiểm soát kế hoạch không chặt chẽ và thường xuyên nên không phát hiện trước được những trở ngại về chất lượng, tiến độ. Do đó cần phải thực hiện các chế độ kiểm soát sản xuất sau:
Dự báo số lượng sản xuất trước 6 tháng để chuẩn bị năng lực và nguồn lực cho sản xuất. Kế hoạch dự báo này được cập nhật hàng tháng và tổng kết bởi phòng kế hoạch sản xuất. Phòng kinh doanh cần phải liên lạc với khách hàng để cung cấp số đặt hàng và dự báo cụ thể. Tiến hành làm kế hoạch sản xuất chi tiết
cho 3 tháng, bao gồm 1 tháng hiện tại và 2 tháng kế tiếp. Mỗi lần đơn hàng của khách hàng có thay đổi, nhân viên kế hoạch cập nhật lại thay đổi và đưa số vào hệ thống. Việc cập nhật kế hoạch giúp cho số liệu đặt hàng đạt được độ chính xác cao hơn. Khi nhận hợp đồng mới, phòng Kinh Doanh phải kết hợp với phòng Kế Hoạch Sản Xuất để kiểm tra năng lực sản xuất. Nếu tại thời điểm nhận hợp đồng năng lực sản xuất đã hết thì chuyển kế hoạch sản xuất đơn hàng mới nhận trễ hơn kế hoạch theo yêu cầu đồng thời thượng lượng với khách hàng ngày giao hàng. Nếu khách hàng không đồng ý thì tìm giải pháp ngay tại thời điểm đó trước khi xác nhận ngày giao hàng chính thức cho khách hàng. Thực hiện các chế độ báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng về năng suất, chất lượng, tiến độ sản xuất, các vấn đề phát sinh và hướng giải quyết các trở ngại đó. Từ các bảng báo cáo này, nhà quản trị sản xuất sẽ phân tích và có hướng giải quyết kịp thời các trở ngại phát sinh đồng thời phát hiện ra những trở ngại tiềm ẩn để phòng tránh và có hướng xử lý trước. Ngoài ra nhân viên chuỗi cung ứng cũng cần phải chú ý:
- Khi có thông tin thay đổi kế hoạch sản xuất, kế hoạch giao hàng cần được kiểm soát, cập nhật cho phòng kinh Doanh, đặc biệt là bộ phận thu mua để sắp xếp lại kế hoạch cho phù hợp với thực tế, tìm hướng giải quyết tốt nhất cho đơn hàng.
- Lập bảng báo cáo tiến độ giao hàng và các vấn đề phát sinh hàng tuần, để nắm bắt được hiện trạng giao hàng cùng các yêu cầu cần thiết để đưa ra phương án cải tiến sắp tới cho bên dịch vụ hoặc nội bộ của Tecomen.
3.2.3 Hoàn thiện quy trình theo dõi đơn hàng
Số lượng đặt hàng biến động thất thường là một trong những nguyên nhân gây ra khó khăn trong việc lên kế hoạch của các bộ phận. Phòng kinh doanh nên yêu cầu các khách hàng cùng tập đoàn phải thực hiện đúng quy định về đặt hàng và dự báo. Yêu cầu phải đặt hàng tối thiểu trước 2 tháng giao hàng, đưa ra con số dự báo cho 2 tháng tiếp theo. Nếu khách hàng đặt hàng dưới thời gian quy định này, công ty có quyền không đáp ứng đáp ứng đơn hàng.
Để có thể theo dõi được số lượng tăng giảm của khách hàng, phòng Kinh Doanh cần tiến hành thiết lập hệ thống bảng biểu để so sánh giữa các lần gửi đơn
hàng. Sau khi khách hàng gửi đơn hàng đến, nhân viên phòng Kinh Doanh kiểm tra và gửi lại bảng so sánh, yêu cầu khách hàng kiểm tra nếu số liệu khác thường, cho biết nguyên nhân tại sao. Việc thực hiện bảng so sánh này nên được đưa vào quy trình cho nhân viên tuân thủ và thực hiện chính xác. Nhân viên phòng Kinh Doanh vẫn theo dõi đơn hàng bằng thao tác thủ công, nhập dữ liệu vào bảng Excel,