Đo lường hiệu quả hoạt động chuỗi cung ứng của công ty gồm có 4 tiêu chuẩn đánh giá đó là: giao hàng, chất lượng, thời gian và chi phí.
2.3.1 Tiêu chuẩn “Giao hàng”
Để đánh giá hiệu quả giao hàng của công ty cổ phần Tecomen, tác giả lấy số liệu kết quả giao hàng của nhà cung cấp tới Tecomen và kết quả giao hàng của Tecomen tới khách hàng.
Bảng 2.8: Thống kê kết quả giao hàng của nhà cung cấp từ 2014 – 2017 2014 2015 2016 Tiêu chí Số đơn hàng T lệ (%) Số đơn hàng T lệ (%) Số đơn hàng T lệ (%) Tổng số đơn hàng 1375 100% 2718 100% 1815 100% Số đơn hàng giao hàng đúng tiến độ 1250 90.91% 2513 92.46% 1669 91.96% Số đơn hàng giao hàng trễ 125 9.09% 205 7.54% 146 8.04%
Nguồn: Phòng mua hàng công ty cổ phần Tecomen
Qua bảng dữ liệu thống kê tình hình hoạt động giao hàng của nhà cung cấp trong 3 năm trở lại đây, vẫn còn nhiều đơn hàng bị giao trễ so với yêu cầu đặt ra. Nhiều nhà cung cấp vẫn chưa cải tiến được vấn đề giao trễ đơn hàng so với yêu cầu. Những nguyên nhân chính của việc giao hàng trễ có thể liệt kê như chi biết bên dưới. Một số nhà cung cấp khi nhận đơn hàng, ký xác nhận giao hàng theo đúng lịch. Nhưng đến ngày giao hàng họ không đáp ứng đủ số lượng hoặc tự ý điều chỉnh ngày giao mà không có thông báo. Nhân viên thu mua theo dõi nhà cung cấp không chặt chẽ nên ngày giao hàng của nguyên vật liệu bị trễ hơn những gì nhà cung cấp đã cam kết gây ảnh hưởng tới tiến độ bán hàng. Khi xảy ra thiếu sản phẩm tại cửa hàng mà nhà cung cấp mãi chưa giao hàng tới, nhân viên thu mua mới nhận được thông báo thiếu từ nhân viên tại kho và phải hối thúc nhà cung cấp giao hàng gấp. Khi nhà cung cấp giao hàng trễ, dẫn đến một số quy trình kiểm tra không thực hiện theo quy định và ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng tại cửa hàng. Hiện tại chưa có sự trao đổi thông tin liên tục, liên kết chặt chẽ hai chiều giữa công ty và nhà cung ứng, sự phản hồi giữa hai bên trước và sau khi giao hàng chưa hiệu quả. Nhân viên thu mua chỉ tập trung vào giải quyết các sự cố giao hàng trước mắt, khi gặp vấn đề cụ thể, chưa quản trị được tất cả rủi ro có thể xảy ra, bị rơi vào thế bị động khi giải quyết vấn đề.
Bảng 2.9: Tổng hợp tình trạng giao hàng trong năm 2016 của Karofi
Số lần Tỉ lệ so với số lần giao hàng trong năm
Tổng số lần giao hàng trong năm 10,850
Số lần giao hàng đạt 10,150 93.55%
Số lần giao hàng không đạt trong đó: 700 6.45%
- Số lần giao hàng trong nước không đạt 690 6.35 %
- Số lần giao hàng nước ngoài không đạt 10 0.09%
(Nguồn : Báo cáo của Công Ty Karofi)
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì phòng kinh doanh luôn đối chiếu tồn kho và năng lực sản xuất rồi mới thỏa thuận về thời gian giao hàng. Việc giao hàng ở bên ngoài công ty sẽ do một đơn vị vận tải uy tín có ký hợp đồng với công ty thực hiện. Hầu hết các đợt giao hàng trong năm đều đáp ứng yêu cầu về thời gian, số lượng và chủng loại sản phẩm, chiếm 93.55 . Tuy nhiên trong năm 2016 trong tổng số 10,850 lần giao hàng thì xảy ra khoảng 700 lần giao hàng chậm hay bị sai số lượng, sai thủ tục. Đối với giao hàng nước ngoài thì có 10 lần bị sai thủ tục do nhân viên phòng kinh doanh chưa thông thạo. Đối với giao hàng trong nước thì có 690 lần bị giao hàng chậm và sai số lượng hay chủng loại do lỗi của bộ phận thủ kho và sự chậm trễ của đơn vị vận tải.
Nhìn chung công tác giao hàng của công ty được nhìn nhận là khá tốt. Mặc dù việc giao hàng cho các khách hàng ở các tỉnh đã đươc công ty ký hợp đồng với công ty vận tải bên ngoài nhưng đôi lúc vẫn có hiện tượng chậm trễ do công ty vận tải không kịp điều xe hay tài xế không thông thạo đường xá, kẹt xe.
2.3.2 Tiêu chuẩn “Chất lƣợng”
Mặc dù đã đi vào hoạt động ổn định từ năm 2008 nhưng mãi đến đầu năm 2010 thì công ty mới bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Tháng 8 năm 2010 công ty đã được tổ chức QUACERT chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Hệ thống quản lý chất lượng của công ty được thực hiện ,duy trì và cải tiến thường xuyên. Định kỳ hàng năm chức QUACERT sẽ đánh giá định kỳ và 3 năm sẽ tái chứng nhận hệ thống này của công ty.
Chính sách chất lượng của công ty là: “thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng”. Để thực hiện đúng chính sách trên thì công ty đã cam kết là: áp dụng có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008; tìm hiểu cặn kẽ nhu cầu khách hàng để đáp ứng tốt nhu cầu của họ; cải tiến liên tục hệ thống để phấn đấu trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong ngành.
Công ty đã thực hiện việc quản lý chất lượng bắt đầu từ khâu nguyên vật liệu là việc chọn lựa các nhà cung cấp có năng lực, khi nguyên vật liệu về đến nhà máy thì bộ phận quản lý chất lượng sẽ kiểm tra chất lượng, nguồn gốc, hạn sử dụng của nguyên vật liệu trước khi cho nhập kho. Tại kho nguyên vật liệu thì nguyên vật liệu được sắp xếp và bảo quản theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Khi xuất nguyên vật liệu ra sử dụng thì phân xưởng sẽ kiểm tra lại chất lượng nguyên vật liệu trước khi đưa vào sử dụng. Quá trình sản xuất, kiểm nghiệm, xuất nhập kho,..., đều được thực hiện và kiểm soát chặt chẽ theo yêu cầu kỹ thuật. Sản phẩm sau khi sản xuất được nhập vào kho và bảo quản cẩn thận. Theo yêu cầu của thị trường hay yêu cầu của khách hàng mà phân xưởng sẽ xác định quy cách đóng gói. Sản phẩm sau khi được xuất ra thị trường thì vẫn được lưu mẫu tại phòng quản lý chất lượng để kiểm soát chất lượng sản phẩm hoặc kiểm tra lại khi có khiếu nại của khách hàng.
Việc xây dựng và vận hành toàn bộ hệ thống của công ty theo tiêu chuẩn 9001 đã giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường cùng với đó gia tăng lòng tin và lòng trung thành của khách hàng với công ty. Mặc dù sản phẩm ra thị trường luôn đạt chất lượng nhưng thực tế đầu vào nguyên vật liệu vẫn xảy ra tình trạng không ổn định do chất lượng một số mặt hàng nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài không đạt chất lượng, do không kiểm soát chất lượng đầu vào. Chất lượng cũng không ổn định hay có sai lệch với yêu cầu. Các trường hợp trên thường gây lãng phí cho nhà máy vì chi phí loại bỏ nguyên vật liệu hỏng hoặc chi phí để xử lý trong dây chuyền công nghệ.
2.3.3 Tiêu chuẩn “Thời gian”
Trong quá trình sản xuất thì tồn kho hàng hóa là không tránh khỏi, công ty phải dự tính được một lượng sản phẩm tồn kho hợp lý để có thể cung cấp ngay cho khách hàng có nhu cầu mua đột xuất. Ngoài ra, công ty còn dự trữ lượng hàng hóa
tồn kho tại nhà máy để cung cấp theo đơn đặt hàng.
Mức tồn kho của công ty trung bình năm 2016 là: 75.252.540.740 đồng
Doanh thu bán hàng năm 2016 là : 825,460,000,000 đồng Doanh thu công ty bán hàng trung bình 1 ngày là 2,261,534,246.58 đồng/ngày
Phƣơng trình 2.1: Số ngày tồn kho công ty cổ phần Tecomen
Số ngày tồn kho Mức tồn kho/Doanh thu bán hàng mỗi ngày = 75.252.540.740 / 2,261,534,246.58= 33,27 ngày
Theo báo cáo của bộ phận kế hoạch, thời gian từ lúc bắt đầu xuất hàng ra khỏi kho đến ngày nhận được tiền thanh toán từ khách hàng là khoảng 25 ngày.
Phƣơng trình 2.2: Chu kỳ kinh doanh công ty cổ phần Tecomen
Chu kỳ kinh doanh Số ngày tồn kho Số ngày công nợ 33.27 25 58.27 ngày
Công ty cần phải xem xét lại thời gian tồn kho sản phẩm vì mức thời gian tương đối cao 58.27 ngày, lượng tồn kho sản phẩm khá cao làm cho chu kỳ kinh doanh của sản phẩm kéo dài. Để hạn chế điều này, công ty cần lên kế hoạch thật cụ thể và chi tiết hơn, hạn chế tồn kho sản phẩm, hạn chế được vốn tồn kho, chi phí dời kho, chất lượng sản phẩm giảm và rủi ro giảm giá bán. Do đó, tồn kho dự trữ với số lượng là bao nhiêu để đảm bảo có hiệu quả là vấn đề mà công ty cần phải tính toán.