Bước 1: Chào đón khách và gợi ý giúp đỡ
Thái độ than thiện, niềm nở, luôn sẵn sang giúp đỡ khách là yếu tố quan trọng gây cảm tình cho khách.
Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu đăng ký khách sạn của khách
Nhân viên lễ tân phải xác định xem khách có đặt buồng trước hay không. Nếu có, tìm hồ sơ đăng ký đã chuẩn bị từ trước và xác nhận lại với khách một số thông tin đặt buồng từ trước: tên khách, tên cơ quan, loại buồng, số lượng buồng, thời gian lưu trú, hình thức thanh toán và làm thủ tục đăng ký. Nếu chưa thì tiến hành làm thủ tục đăng ký.
Bước 3: Làm thủ tục đăng ký khách
Mượn giấy tờ tùy than của khách, điền vào các loại phiếu trong hồ sơ đăng ký khách, lấy chữ ký của khách vào các phiếu đăng ký.
Bước 4: Xác định phương thức thanh toán của khách
Xác định giá buồng với khách, xác định đối tượng thanh toán và phương thức thanh toán.
Bước 5: Bố trí buồng và giao chìa khóa cho khách
Căn cứ vào tình trạng buồng thực tế của khách sạn, yêu cầu và kết quả thỏa thuận với khách, nhân viên tiếp tân chọn buồng thích hợp nhất để xếp cho khách. Sau đó, nhân viên thong báo số buồng và giao chìa khóa cho khách. Giới thiệu và thong tin về các dịch vụ trong khách sạn trước khi khách lên buồng nhân viên lễ tân nên thong báo cho khách về những ưu đãi của khách sạn dành cho khách, giới thiệu cho khách một số quy định của khách sạn.
Bước 6: Đưa khách lên buồng và bàn giao buồng cho khách
Nhân viên lễ tân cần nhanh chóng thông báo cho bộ phận có trách nhiệm để đón và dẫn khách lên buồng theo bố trí.
Bước 7: Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin:
Sau khi khách lên buồng nhân viên lễ tân cần hoàn tất những công việc như sau: hoàn tất hồ sơ khách và chuyển giao cho thu ngân, hoàn tất các thủ tục đăng ký tạm trú cho khách, nhập dữ liệu về khách để lưu giữ và theo dõi tình trạng buồng, thong tin về khách mới đến lưu trú cho các bộ phận liên quan để phối hợp phục vụ khách.