Trang bị máy móc mới thay cho máy cũ như máy photo, máy nhập dữ liệu lưu trú giúp nhanh hơn khi nhân viên làm các thủ tục cho khách. Có thể đặt hệ thống báo thức tự động vào điện thoại giúp nhân viên nhanh chóng hơn trong việc báo thức cho khách theo yêu cầu.
Kiểm tra định kỳ 6 tháng 1 lần đối với các trang thiết bị có dấu hiệu hỏng không phục vụ tốt cho công tác phục vụ khách, lập kế hoạch bảo trì hoặc thay mới, tránh không để tình trạng khắc phục tạm thời rồi đưa vào sử dụng lại.
Thực hiện quản lý và sử dụng hiệu quả các thiết bị trong một bộ phận. Luôn có những tài liệu hướng dẫn sử dụng và bảo quản trang thiết bị. Căn cứ vào đó để điều chỉnh sai sót. Đặc biệt cũng phải chú ý đến vệ sinh các trang thiết bị hàng ngày.
Mặt khác, do đối tượng khách của khách sạn đến tư nhiều quốc gia khác nhau, nhiều đối tượng khách đến từ các nước phát triển họ đã quen với các loại thiết bị hiện đại. Do để đáp ứng và làm hài lòng khách thì khách sạn cần phải đầu tư để trang bị thiết bị, máy móc hiện đại.
- Các trang thiết bị tiện nghi cần phải có sự thay thế bởi các trang thiết bị mới và hiện đại hơn. Đặc biệt đối với bộ phận lễ tân cần phải thay thế hệ thống máy tính hiện đại có tốc độ nhanh hơn, máy điện thoại, máy fax… phải đảm bảo có tốc độ xử lý nhanh nhằm đảm bảo tốc độ làm việc không để khách hàng phải chờ lâu.
- Trong khu vực đại sảnh có đặt nhiều bàn ghế cho khách ngồi chơi, trò chuyện và đợi làm thủ tục đến và rời khách sạn. Khách sạn cần thường xuyên kiểm tra và thay thế một số bàn ghế cũng như đệm mút đã bị xuống cấp. Ngoài ra, trong khu vực này cũng cần chú ý tới việc vệ sinh như: chậu hoa, cây cảnh phải được cắt tỉa đẹp, bố trí hợp lý và là các loại cây không gây mùi sực nức, bàn ghế luôn sạch sẽ.
- Các loại đèn chùm trang trí trong khu vực lễ tân thường xuyên phải được kiểm tra và thay thế những bóng bị cháy, thay thế các chao đen đã cũ…
Nói chung, nếu khách sạn chú trọng tới việc đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, các trang thiết bị tiện nghi thì sẽ góp phần hoàn thiện quy trình phục vụ ở bộ phận lễ tân. Với trang thiết bị hiện đại, nhân viên sẽ thực hiện các quy trình nghiệp vụ nhanh và chuẩn xác hơn, đáp ứng được mong đợi của khách. Ngoài ra, khách sẽ có nhiều thời gian nghỉ ngơi hơn,
sẽ có điều kiện sử dụng và tiêu dùng các dịch vụ của khách sạn. Từ đó sẽ nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách sạn.