Làm thủ tục trả buồng cho khách lẻ
Bước 1: Chào khách
Bước 2: Hỏi số buồng của khách
- Xác nhận lại số buồng và tên của khách - Kiểm tra ngày khách trả buồng
Bước 3: Xác định các chi phí phát sinh
- Kiểm tra xem có khoản chi phí nào phát sinh sau không. Bước 4: Chuẩn bị hóa đơn
- Lấy các chứng từ/hóa đơn chi tiết từ tập hồ sơ của buồng khách - Kiểm tra tên trên phiếu đăng ký khách sạn
- Khách cần được kiểm tra và hỏi rõ các khoản thanh toán Bước 5: Xác định phương thức thanh toán
- Gọi tên khách
- Hỏi khách muốn thanh toán theo phương thức nào. Bước 6: Tiến hành thanh toán
Bước 7: In hóa đơn cuối cùng - In rõ 3 liên hóa đơn
- Bản gốc được đưa cho khách - Bản sao giữ lại để quản lý - Một bản sao cho thuế vụ
Bước 8: Hoàn thành việc làm thủ tục trả buồng Làm thủ tục trả buồng cho khách đoàn
Bước 1: Chuẩn bị các thông tin về đoàn khách
- Tìm trong hồ sơ đoàn: tờ thông tin về đoàn, chương trình của đoàn, thông tin về đặt cọc, xác nhận cuối cùng về đặt buồng, các chứng từ hóa đơn liên quan đến đoàn. Bước 2: Chuẩn bị làm thủ tục trả buồng cho khách đoàn
- Giữ 1 khoảng trống thích hợp để làm nơi tập trung hành lý của khách - Kiểm tra các hướng dẫn về lập hóa đơn
- In bảng thanh toán cho đoàn
- Thông báo cho người kiểm tra tủ đồ uống. Bước 3: Xác nhận hóa đơn
- Có sẵn các chứng tư chi tiết khi trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên yêu cầu
- Đề nghị trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên nhắc nhở các thành viên trong đoàn thanh toán mọi chi phí dịch vụ riêng trước khi rời khỏi khách sạn.
- Đề nghị trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên ký vào hóa đơn thanh toán - Trao bản gốc cho trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên
- Giữ bản sao hóa đơn để quản lý
Bước 4: Hoàn thành việc làm thủ tục trả buồng
- Lấy hồ sơ của đoàn ra khỏi chỗ để hồ sơ “đoàn đang lưu trú”
- Thu gom mọi chứng từ và ghim lại cùng hóa đơn chính đã có chữ ký của đại diện đoàn khách
- Để hóa đơn chính đã ký cùng với các chứng từ liên quan vào nơi quy định.