b.1. Các rủi ro thường gặp đối với chi phí nhân công trực tiếp
- Rủi ro về xác định mức lương: Nếu xác định mức lương của công nhân cao hơn thị trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp từ đó sẽ giảm lợi nhuận. Nhưng nếu xác định mức lương quá thấp sẽ không khuyến khích được sự hăng hái cũng như sự nhiệt tình trong quá trình làm việc của công nhân.
- Rủi ro về tính lương: Ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực tế của công nhân hoặc tính sai mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và công nhân.
- Rủi ro về chi trả lương: Trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc hoặc trả lương cho nhân viên không có thực do việc cập nhật số liệu về nhân sự không đầy đủ, kịp thời.
- Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự - tiền lương như ghi nhận không kịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngày công.
b.2. Mục tiêu kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương. Đây là một khoản chi phí lớn đối với doanh nghiệp và các tổ chức. Việc tính sai tiền lương sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy kiểm soát chi phí nhân công có một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp.
+ Đảm bảo cho vấn đề chi trả lương đúng theo giờ công, chức vụ, cấp bậc, các khoản trích theo lương đúng theo tỷ lệ quy định. Việc chi trả tăng ca, tiền thưởng có hoạch toán đúng quy định, các chi phí phát sinh về tiền lương là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác.
+ Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí nhân công trực tiếp.
+ Đảm bảo hiệu quả quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũng như chất lượng lao động.
+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương.
b.3. Các thủ tục kiểm soát
+ Lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp: mỗi bộ phận cần phải lập bảng dự toán chi phí nhân công trực tiếp vào đầu niên độ và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán này. Các bảng dự toán này, hàng tháng hoặc hàng quý sẽ được bộ phận kế toán tổng hợp, so sánh với chi phí tiền lương thực tế và báo cáo cho người quản lý. Qua đó các sai lệch khác biệt sẽ được phát hiện kịp thời.
+ Báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước: cần thực hiện nghiêm túc về công tác ghi chép và lập báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước theo quy định về quản lý lao động tiền lương, nhằm giúp cho đơn vị hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan chức năng và giúp phát hiện những sai sót hoặc gian lận trong công tác lao động tiền lương.
+ Phân công phân nhiệm trong công tác về lao động tiền lương: hoạt động xây dựng thường được thực hiện trên các địa điểm biến động nên lực lượng lao động thi công công trình chủ yếu là thuê ngoài (địa phương) nên việc kiểm soát chi phí nhân công rất phức tạp và dễ sai sót. Để giảm bớt khả năng sai phạm trong công tác lao
động về tiền lương cần tiến hành phân công, phân nhiệm giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian, lập bảng lương, và ghi chép lương.
+ Chức năng nhân sự: thường do bộ phận nhân sự đảm nhận và sự kiểm soát của bộ phận này được thực hiện. Khi có tuyển dụng nhân viên mức lương phải được ghi rõ vào hồ sơ gốc của bộ phận này. Sau đó một bộ hồ sơ sẽ được gửi cho bộ phận tính lương. Bộ phận tính lương không được ghi tên người nào vào bảng lương nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi đến. Khi có sự thay đổi về mức lương, bộ phận nhân sự sẽ gửi văn bản chính thức cho bộ phận tính lương và các đội công trình. Việc kiểm soát này nhằm bảo đảm tính chính xác về các khoản thanh toán tiền lương.
+ Theo dõi, tính toán thời gian lao động: Các đội công trình sẽ tiến hành ghi chép xác định thời gian lao động thực tế, đánh giá hiệu quả công việc đạt được thể hiện qua bảng chấm công của từng đội. Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công với khối lượng hoàn thành.
+ Tính lương, ghi chép và thanh toán lương: Căn cứ vào bảng chấm công và kết quả công việc cũng như các chứng từ liên quan khác được gửi đến bộ phận kế toán tiền lương. Bộ phận này sẽ kiểm tra các chứng từ và thực hiện chức năng tính tiền lương phải trả cho từng công nhân, lập bảng lương, ghi sổ theo dõi lương từng nhân viên và lập báo cáo tiền lương cho người quản lý cũng như Nhà nước. Đồng thời ký duyệt séc thanh toán lương hoặc phiếu chi lương và phát lương cho nhân viên. + Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Bao gồm kiểm soát chứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh.
b.4. Thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát
- Thông tin chứng từ, sổ sách cung cấp
Chứng từ: phải kiểm tra hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm
công, thẻ chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán tiền lương, bảng dự toán chi phí NCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng,…
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản chi phí
NCTT, sổ cái tài khoản phải trả (331), sổ cái tài khoản phải trả công nhân viên (334), …
- Báo cáo phân tích chi phí nhân công thực tế so với dự toán.