- Các công ty con, công ty liên kết: Không có
2.2.5.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp a Mục tiêu kiểm soát
a. Mục tiêu kiểm soát
Tại công ty, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 70%-80%) trong giá thành sản phẩm với nhiều chủng loại khác nhau nhưng lại dễ bị thất thoát, hao hụt, sử dụng không đúng quy cách, … và đây cũng là khoản mục ảnh hưởng lớn nhất đến chất lượng công trình. Vì vậy kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong ngành xây dựng không chỉ là vấn đề kiểm soát chi phí mà vấn đề quan trọng hơn là việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu gắn liền với việc đảm bảo chất lượng công trình. Để đảm bảo mục tiêu đó, việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu phát sinh được thực hiện cho từng loại nghiệp vụ và theo từng đối tượng chịu chi phí để phát hiện kịp thời những lãng phí, mất mát, những sai phạm về chất lượng và đảm bảo quá trình tính đúng giá thành công trình xây dựng.
b. Thủ tục kiểm soát
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thi công công trình ở công ty thể hiện qua 02 trường hợp:
(1) Bộ phận chỉ huy các công trường, căn cứ vào phiếu giao nhiệm vụ, quyết định, hợp đồng giao khoán, dự toán thi công đề xuất phiếu yêu cầu cấp vật tư
(2) Phòng Kỹ thuật thi công, Ban giám đốc cũng căn cứ vào dự toán hoặc phiếu giao nhiệm vụ để xét duyệt, nếu đồng ý duyệt, bộ phận vật tư sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên, 01 liên lưu ở phòng vật tư, 01 liên chuyển xuống thủ kho để xuất kho theo yêu cầu, 01 liên lưu ở các đội thi công để theo dõi
(3) Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất kho, tiến hành xuất nguyên vật liệu theo đúng nội dung phiếu xuất cho các bộ phận, đồng thời ký vào phiếu xuất kho và vào thẻ kho.
(4) Theo qui định tại công ty, định kỳ thủ kho tập hợp phiếu xuất kho gửi lên phòng kế toán để kiểm tra, sau đó kế toán cập nhật dữ liệu vào máy và in các sổ sách, báo cáo.
(5) Sau khi nhận nguyên vật liệu, các bộ phận quản lý công trường sẽ tiến hành tổ chức sản xuất thi công đồng thời kiểm tra thường xuyên việc sử dụng nguyên vật liệu.
Hằng ngày mọi hoạt động tổ chức sản xuất, thi công đều được phản ánh đầy đủ vào Nhật ký công trình, nhằm đảm bảo sự thuận lợi cho việc kiểm soát trong quản lý. Ở ban quản lý công trường, chỉ huy trưởng, kỹ thuật, kế toán, và thủ kho phải phối hợp, giám sát chặt chẽ lẫn nhau trong công tác giao nhận vật tư thi công công trình để tránh dẫn đến sự thất thoát, gian lận nguyên vật liệu đáng kể gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình
Bộ phận Công trường
Phòng Kỹ thuật thi công Ban giám đốc Bộ phận Kho hàng Bộ phận Tài chính kế toán Bắt đầu
Phiếu yêu cầu
cấp vật tư duyệtXét Thẻ kho Kiểm tra và xuất kho NVL
Nhập liệu vào máy
Bảng kê phiếu xuất Biên bản nghiệm
thu khối lượng Tổ chức
thi công và kiểm
tra Bảng tổng hợp
khối lượng NVL duyệtXét
Bảng quyết toán vật tư thi công
Kiểm tra đối chiếu Phiếu xuất kho
Nhập liệu vào máy
Báo cáo và sổ sách liên quan Kiểm tra đối chiếu các phần hành Kết thúc A A (1) (2) (3) Duyệt Không duyệt (4) (5) (5) (6) (7) Duyệt Không duyệt (8) (9)
Hình 2.4: Lưu đồ kiểm soát chu trình xuất kho NVL tại Công ty
(6) Cuối kỳ kế toán các đội thi công lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình có chữ ký của các đối tượng liên quan… và chuyển lên phòng kỹ thuật thi công và bộ phận vật tư để kiểm tra đối chiếu. Đồng thời, cuối kỳ, phòng kỹ thuật thi công và bộ phận vật tư thực hiện kiểm tra hiện trường và nếu đồng ý sẽ lập biên bảng nghiệm thu khối lượng cho từng công trình và hạng mục công trình.
(7) Căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng và định mức dự toán, phòng kỹ thuật vật tư kiểm tra bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu, nếu đồng ý duyệt sẽ lập bảng quyết toán vật tư. Trong trường hợp không đồng ý ký duyệt trong bảng quyết toán vật tư, phòng kỹ thuật thi công, bộ phận vật tư và bộ phận công trường phải trình ý kiến lên lãnh đạo đánh giá và tìm hiểu nguyên nhân để có hướng xử lý.
(8) Phòng tài chính kế toán căn cứ vào bảng quyết toán vật tư và biên bản nghiệm thu để kiểm tra so với bảng kê phiếu xuất, sau đó nhập dữ liệu vào máy
(9) Cuối kỳ, kế toán in ra bảng kê phiếu xuất, sổ chi tiết tài khoản 621, bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn vật tư và đối chiếu số liệu hàng nhập xuất ở kho với thủ kho, phòng kỹ thuật vật tư và với các phần hành liên quan.
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XD-HỘI AN Mẫu sô 02-VT
25 Hùng Vương - Hội An - Quảng Nam