- Các công ty con, công ty liên kết: Không có
1. Báo cáo khối lượng thi công công trình đến ngày 31/12/
3.2.3. Hoàn thiện thông tin và truyền thông phục vụ công tác kiểm soát 1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Vấn đề lập chứng từ trong phần hành chi phí hiện nay ở công ty vẫn còn một số chứng từ chưa thể hiện tốt vai trò kiểm soát chi phí và chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý của nhà lãnh đạo nhất là khi máy tính được đưa vào áp dụng trong công tác kế toán. Do vậy, nhằm phục vụ tốt kiểm soát chi phí các chứng từ cần phải được thiết kế lại hoặc hoàn thiện lại; việc hoàn thiện chứng từ là có thể bổ sung thêm một số chứng từ kiểm soát mới (nếu thật sự hữu ích cho công tác kiểm soát), hoặc chỉ
cần bổ sung thêm một số yếu tố cơ bản cho chứng từ, đồng thời cần bổ sung thêm vai trò kiểm soát của các bộ phận liên quan (như chữ ký của các bên liên quan), để giúp cho công tác kiểm soát chi phí tại công ty thực hiện được chặt chẽ hơn, đảm bảo hơn.
*Hoàn thiện đơn đặt hàng
Tại công ty việc mua vật tư đều do bộ phận vật tư tại phòng kế hoạch đầu tư thực hiện. Sau khi phiếu đề nghị mua vật tư được phê duyệt, bộ phận vật tư sẽ tiến hành lập đơn hàng và gửi cho nhà cung cấp nên đơn đặt hàng này chỉ đóng vai trò đặt hàng nhà cung cấp chứ chưa chú trọng đến công tác đối chiếu, kiểm soát đơn hàng so với đề nghị cấp vật tư. Đơn đặt hàng nên bổ sung thêm yếu tố số phiếu trên
giấy đề nghị cấp vật tư, đồng thời trên đơn đặt hàng cần bổ sung thêm chữ ký của
phòng nghiệp vụ để tăng cường công tác kiểm soát (minh họa tại phụ lục số 03). Các liên của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận kho và kế toán để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.
Khi nhà cung cấp đối chiếu số lượng hàng hoá nhận được so với đơn đặt hàng về chủng loại, thông tin và các yếu tố cần thiết khác sẽ tiến hành ký biên bản giao nhận hàng hoá. Biên bản giao nhận hàng hoá và phiếu nhập kho được chuyển lên để kế toán kiểm tra hoá đơn, chứng từ thanh toán. Lúc này kế toán cần phải:
+ Kiểm tra điều khoản thanh toán, số lượng trên hóa đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao nhận
+ Kiểm tra số tổng cộng, chi tiết kèm theo và điều kiện hưởng chiết khấu nếu có.
Nếu phát hiện sai lệch thì kế toán làm thông báo cho nhà cung cấp như: thiếu hàng, hàng kém phẩm chất, đề nghị thay đổi, giảm giá,… Sau đó tiến hành lập phiếu nhập kho số vật tư nói trên.
* Hoàn thiện kiểm soát hoá đơn mua vật tư
Các hoá đơn mua vật tư, hàng hoá có thể gặp một số rủi ro trong thanh toán đó là nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc cung cấp hoá đơn sai lệch vì các lý do khác nhau cả khách quan hay do chủ quan của nhà
cung cấp, …để kiểm soát tốt hoá đơn phòng nghiệp vụ cần kiểm tra, kiểm soát bằng cách đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản giao nhận hàng, số phiếu nhập kho, hay các nhân viên liên quan đến việc thực hiện này. Hoá đơn mua vật tư cần được đóng dấu “Đã thanh toán” và ghi lại số thứ tự của uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi tiền.
Hóa đơn mua vật tư hàng hóa có nhiều chủng loại và do nhiều nhà cung cấp lập ra nên hệ thống số liệu không thống nhất, để giúp cho công ty kiểm soát chặt chẽ việc mua nhập vật tư; định kỳ kế toán các đơn vị trực thuộc nên lập báo cáo kiểm soát hóa đơn gửi cho phòng kế toán công ty. Báo cáo này được sử dụng để xác định các thay đổi trong quá trình mua nhập vật tư là chính xác hoặc chắc chắn không có nghiệp vụ nào bỏ sót khi xử lý. Đây là một báo cáo kiểm soát liệt kê các hóa đơn đã nhận và các hóa đơn chưa được thanh toán cho phép người nhận dữ liệu này chắc chắc các hóa đơn đã được cập nhật chính xác theo hệ thống.
Bảng 3.3: Trích báo cáo kiểm soát hóa đơn của công ty