c.1. Các rủi ro thường gặp đối với chi phí máy thi công
- Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phê duyệt bởi người có trách nhiệm.
- Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi công.
- Ghi sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công. - Việc phân bổ chi phí sử dụng máy thi công không chính xác.
c.2. Kiểm soát vật chất
Định kỳ so sánh số lượng, chất lượng TSCĐ thực tế kiểm kê so với TSCĐ được ghi trên sổ sách. Nhân viên cần sử máy móc, TSCĐ phải làm giấy yêu cầu có trình bày rõ sử dụng cho công việc gì, sử dụng trong thời gian bao lâu,…
c.3. Mục tiêu kiểm soát chi phí máy thi công
+ Tổng chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá tổng dự toán chi phí sử dụng máy thi công.
+ Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao.
+ Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác,..phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
c.4. Các thủ tục kiểm soát
+ Tách biệt công tác bảo quản với công việc ghi chép; phân chia trách nhiệm đối với các chức năng quản lý, vận hành máy, theo dõi, ghi sổ.
+ Phân loại máy thi công, tổ chức theo dõi cho từng loại, xác định thời gian sử dụng…để thuận lợi cho việc trích khấu hao; phải có bộ hồ sơ riêng để theo dõi toàn diện máy thi công từ khi hình thành đến khi thanh lý hay nhượng bán.
+ Có chế độ kiểm kê máy thi công, đánh giá tình trạng kỹ thuật để có biện pháp điều chỉnh cũng như công tác bảo trì, bảo dưỡng…
+ Kiểm soát chi phí khấu hao máy thi công: so với các chi phí thông thường
khác, chi phí khấu hao có đặc điểm là một loại chi phí ước tính chứ không phải là chi phí thực phát sinh. Ta biết rằng mức khấu hao phụ thuộc vào hai nhân tố là
nguyên giá tài sản và thời gian tính khấu hao, trong đó nguyên giá tài sản là một nhân tố khách quan, còn thời gian tính khấu hao lại phụ thuộc vào sự ước tính của đơn vị, chính vì thế mà mức khấu hao phải trích cũng mang tính chất ước tính. Vậy, để kiểm soát chặt chẽ chi phí khấu hao cần phải kiểm soát nguyên giá máy thi công và thời gian tính khấu hao và cách phân bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng chịu chi phí.
+ Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền: kiểm soát việc phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng và kế toán. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ có liên quan như:
Phiếu yêu cầu mua hàng: phiếu này được lập từ các bộ phận có nhu cầu mua
hàng và được cấp có thẩm quyền xét duyệt.
Đặt hàng mua: chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng, được đánh số trước,
chọn người bán từ danh sách người bán được chấp nhận và kiểm tra các điều kiện khác trong đặt hàng.
Hóa đơn của nhà cung cấp: được gửi trực tiếp đến cho kế toán phải trả.
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Bao gồm kiểm soát chứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh.
c.4. Thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát
- Thông tin chứng từ, sổ sách cung cấp
Chứng từ: Phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công, hợp đồng thuê máy móc
thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng máy thi công, bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công, bảng dự toán chi phí sử dụng máy thi công, phiếu chi tiền, séc, bảng tính khấu hao máy thi công…
Sổ sách: Sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản phải trả (331), sổ cái tài khoản NVL (152).