- Các công ty con, công ty liên kết: Không có
b. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung
2.2.5.5. Kiểm soát công tác kếtoán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin a Mục tiêu
a. Mục tiêu
- Đảm bảo cho hệ thống thông tin được thông suốt - Đảm bảo tính bảo mật dữ liệu, thông tin
b. Thủ tục kiểm soát
Công ty CP ĐTPT XD Hội An đang sử dụng phần mềm Kế toán Việt Nam để hạch toán và thực hiện các công việc kế toán. Đồng thời, sử dụng mạng nội bộ, hệ thống server có một máy chủ và các máy con chịu sự quản lý và điều phối từ máy chủ. Mỗi máy do một nhân viên kế toán sử dụng và có tài khoản riêng. Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán sẽ có nhiều ảnh hưởng đến công tác kiểm soát:
- Dữ liệu được tự động chuyển đến hệ thống thông tin kế toán từ nhiều bộ phận chức năng: Trong hệ thống kế toán thủ công, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
phải được lập đầy đủ chứng từ để trên cơ sở đó, kế toán thực hiện kiểm tra, sau đó tiếp tục xử lý và lưu trữ. Trong điều kiện tin học hóa, đặc biệt trong trường hợp hệ thống thông tin được nối mạng trong toàn công ty, có nhiều dữ liệu được các bộ phận chức năng khác nhập và xử lý, sau đó được chuyển vào cơ sở dữ liệu một cách tự động thông qua hệ thống mạng máy tính để kế toán tiếp tục theo dõi, hạch toán. Trong những trường hợp như vậy, bộ phận kế toán chỉ thực hiện kiểm tra chứ không nhập lại các chứng từ này. Điều này cho phép tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng tuy nhiên cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Bất kỳ sai xót hoặc có sự hiệu chỉnh từ các bộ phận chức năng trong các khâu trước đều có thể ảnh hưởng đến chất lượng thông tin của kế toán. Do vậy, đòi hỏi kế toán phải tăng cường kiểm soát dữ liệu đầu vào được cập nhật từ các bộ phận khác.
Bên cạnh đó, trong bản thân hệ thống thông tin kế toán cũng có nhiều nghiệp vụ được phần mềm kế toán tự động xử lý theo chương trình đã lập trước như tự động kết chuyển, khấu hao, phân bổ, điều chỉnh, tính lương… Đây cũng có thể
được xem là những đầu vào của hệ thống thông tin kế toán và cũng phải được kiểm soát chặt chẽ.
- Đọc dữ liệu và thông tin: Khác với trường hợp hạch toán thủ công, mọi dữ
liệu và thông tin đều được viết trên giấy bằng ngôn ngữ con người có thể đọc và hiểu được. Trong môi trường tin học hóa, dữ liệu được lưu trữ trên các tập tin. Do vậy, nếu máy tính bị hư, hoặc phần mềm bị lỗi hoặc đường truyền mạng có sự cố thì không thể đọc được dữ liệu và thông tin, nghiêm trọng hơn có thể mất kiểm soát hệ thống thông tin. Xuất phát từ lý do trên, yêu cầu đặt ra là phải in ra giấy toàn bộ hệ thống sổ và báo cáo kế toán (hoặc sổ kế toán quan trọng vào một số thời điểm cụ thể) để lưu trữ.
- Xử lý tự động bằng chương trình: các chương trình máy tính thực hiện xử
lý hàng loạt nghiệp vụ cùng loại theo cùng một cách thức nên nếu có một khiếm khuyết trong chương trình hoặc lỗi phần cứng có thể làm cho kết quả sai lệch một cách có hệ thống.. Vì có rất ít sự tham gia của con người trong quá trình xử lý, các thông tin không chính xác này thường khó bị phát hiện. Do vậy, trường hợp chương trình xử lý được phân tích, thiết kế và lập trình không chính xác hoặc không lường hết được các tình huống phát sinh thì thông tin được tạo ra cũng sẽ không đáng tin cậy.
- Các thủ tục kiểm soát được lập trình sẵn: Trong điều kiện xử lý tự động
bằng phần mềm, các thủ tục kiểm soát thường được lập trình sẵn. Nếu các thủ tục kiểm soát này được thiết kế và lập trình tốt, sẽ ngăn chặn và phát hiện sai sót rất hiệu quả. Các thủ tục này dựa trên việc kiểm tra tính logic cũng như tính hợp lý của các nghiệp vụ.
- Khả năng truy cập, phá hủy hệ thống dữ liệu cao: Trong hệ thống xử lý
trực tuyến, khả năng bị sửa đổi, đánh cắp, phá hủy dữ liệu và chương trình thường rất cao. Việc truy cập, phá hủy hệ thống và dữ liệu có thể do những thiếu xót trong quá trính phát triển, duy trì hoặc vận hành hệ thống hoặc do gian lận để tìm cách truy cập trái phép, đánh cắp thông tin và sửa đổi dữ liệu mà không để lại bằng chứng hay dấu vết có thể nhận thấy được. Kiểm soát truy cập bất hợp pháp và phân
quyền truy cập dữ liệu một cách khoa học trong hệ thống thông tin kế toán là nội dung rất quan trọng trong điều kiện tin học hóa. Nếu dữ liệu và chương trình được lưu trữ trên cùng một điểm (máy chủ) thì dễ bị lấy cắp, phá hủy, sửa đổi hoặc sao chép. Ngoài ra, hệ thống máy tính là những thiết bị nhạy cảm với môi trường nên cũng rất dể bị phá hủy hoặc hư hỏng do sử dụng. Điều này có thể dẫn đến việc mất hoặc hỏng dữ liệu là cho hệ thống ngừng hoạt động.