- Công ty minh bạch thông tin trong nội bộ công ty thông qua việc áp dụng và duy trì một số biện pháp sau:
BÁO CÁO KIỂM SOÁT BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Công trình : Nhà khách Quảng Nam
Công trình : Nhà khách Quảng Nam
ĐVT: 1.000 đồng
Stt Tên vật liệu
Số lượng vật liệu Đơn giá vật liệu Sự biến động Kế hoạch Thực tế CL Kế hoạch Thực tế CL 1 2 3 4 5=4-3 6 7 8=7- 6 9=5x6 10=4x8 11=9+10 1 Đá 1x2 523 535 12 220 220,45 0,30 2.642 160 2.802 2 Đá 4x6 750 742 -8 240,85 241 0,15 -1.927 111 -1.816 3 Ximăng 2.150 1.890 -260 870 870 0 -226.200 0 -226.200 4 Thép fi 12 260 270 10 9.980 9.980,5 0,5 99.800 135 99.935 …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… Tổng cộng 4.812,47 4.063,85 8.876,32
Bảng báo cáo phân tích sự biến động chi phí nguyên vật liệu này sẽ giúp các nhà quản lý đánh giá được sự biến động tăng giảm của chi phí nguyên vật liệu và nhận ra được sự biến động đó có thể do những nguyên nhân sau:
+ Biến động do khối lượng vật liệu sử dụng:
Do thay đổi thiết kế hay bổ sung thiết kế nên khối lượng xây dựng tăng lên làm cho khối lượng vật liệu tăng lên. Nguyên nhân này xuất phát từ khách quan, không nằm trong mục tiêu kiểm soát của đơn vị nhưng phải có cơ sở diễn giải hợp lý được Chủ đầu tư công trình nhất trí thông qua.
Khối lượng vật liệu tăng lên do phát sinh thiệt hại, phá đi làm lại, do sửa chữa gia cố theo yêu cầu kỹ thuật. Đây là nguyên nhân mang tính chủ quan thuộc về đơn vị thi công. Nguyên nhân này gây tổn thất chi phí, giảm lợi nhuận và uy tín của
công ty. Để tránh được tình trạng này, công ty phải hoàn thiện hợp lý công tác kiểm soát và hướng dẫn cụ thể quy trình kỹ thuật thi công theo đúng bản vẽ, thiết kế.
Việc sử dụng sai vật liệu hay liều lượng, quy cách trong thi công dẫn đến tổn thất là do ý thức, thái độ và kỹ năng của người lao động chưa tốt. Bên cạnh đó, vật liệu cung cấp không kịp thời, không đúng chất lượng, quy cách, làm chậm tiến độ thi công không được chú ý và quan tâm đúng mức sẽ làm giảm đi các giá trị lợi nhuận. Do vậy, công ty cần phải có chính sách kỷ luật nghiêm khắc đối với kỹ sư giám sát, công nhân và cán bộ có liên quan như : trừ lương, không xét khen thưởng, đình chỉ hoặc sa thải nếu mức độ vi phạm nghiêm trọng.
+ Biến động do giá của nguyên vật liệu
Giá nguyên vật liệu biến động là do nhu cầu thị trường, chính sách kinh tế vĩ mô của Nhà nước thì các nguyên nhân này nằm ngoài phạm vi kiểm soát của doanh nghiệp vì nó mang tính chất khách quan.
Nếu giá nguyên vật liệu tăng lên do có sự thoả thuận mua hàng với nhà cung cấp vật tư cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần nhanh chóng kiểm tra lại quy trình kiểm soát mua nguyên vật liệu của đơn vị mình xem đã hoàn thiện hay chưa? Hay quy trình này không còn phù hợp với tình hình hiện nay và để lộ cái sai sót cơ bản. Công ty cần soát xét lại các vấn đề giá đối với các nhà cung cấp trong quá trì làm hợp đồng xem có hợp lý hay không? Đồng thời phải có các hình thức xử lý nghiêm túc đối với các cá nhân, tổ chức có liên quan vi phạm quy trình trên.
Các báo cáo kiểm soát về biến động chi phí nhân công trực tiếp và chi phí máy thi công cũng tương tự như báo cáo kiểm soát về biến động chi phí nguyên vật liệu.