- Các công ty con, công ty liên kết: Không có
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kếtoán của công ty
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
- Kế toán trưởng :
Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ :
+ Phụ trách chung có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong toàn bộ Công ty phù hợp chức năng của phòng Tài chính – Kế toán theo quy định của pháp luật + Giúp Tổng Giám đốc giám sát tài chính, giám sát, kiểm tra mọi khoản thu, chi trong toàn bộ Công ty.
+ Chịu sự lãnh đạo của Tổng giám đốc, thực hiện quản lý điều hành, phân công nhiệm vụ cho các cán bộ phòng Tài chính – Kế toán phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán do Nhà nước ban hành.
+ Phụ trách trực tiếp các khoản cho vay vốn, tạm ứng, thanh toán cho các đơn vị trực thuộc, các BCH công trường và cá nhân trong toàn Công ty và lấy vốn đầu tư XDCB các công trình.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn của Công ty.
+ Xây dựng định mức chi phí tài chính và chi phí khác phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty...
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán Nguyên vật liệu Kế toán Giao dịch Ngân hàng Kế toán Tiền mặt, TSCĐ Kế toán Công nợ - QL vốn Thủ quỹ Bộ phận kế toán Các đơn vị trực thuộc KẾ TOÁN TỔNG HỢP
- Phó trưởng phòng :
+ Phó trưởng phòng là cán bộ phụ trách trực tiếp các bộ phận kế toán: Tổng hợp văn phòng Công ty, thanh toán tiền mặt, TSCĐ, Phó trưởng phòng kiêm kế toán tổng hợp toàn Công ty và hợp nhất báo cáo tài chính toàn Công ty.
+ Trực tiếp tổng hợp các báo cáo kế toán, các báo cáo khác của Công ty do Nhà nước quy định.
+ Hướng dẫn công tác kế toán, thống kê cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc. + Hướng dẫn cán bộ kế toán lập và quản lý các sổ kế toán theo quy định. + Tổ chức quản lý, theo dõi các nguồn vốn và tài sản công ty.
+ Xây dựng quy chế quản lý các khoản nợ phải thu; Kiểm kê và đánh giá chất lượng TSCĐ của Công ty. (Theo yêu cầu của thanh tra Bộ Xây dựng)…
- Kế toán giao dịch Ngân hàng :
+ Hàng ngày lập, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
+ Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác thanh toán và giao dịch tại các Ngân hàng, lập chứng từ tiền gửi Ngân hàng và vay ngắn hạn, dài hạn của các Ngân hàng. Mở sổ chi tiết theo dõi nguồn tiền gửi, tình hình thanh toán nợ gốc và lãi vay, báo cáo Kế toán trưởng trình Tổng giám đốc xử lý.
+ Kiểm tra các chứng từ tính lãi vay của Ngân hàng sau khi có chứng từ đưa về. + Quản lý các hồ sơ vay vốn của Ngân hàng.
+ Lập hồ sơ, kiểm tra các thủ tục vay trước khi đưa cho Ngân hàng. + Mở sổ chi tiết hồ sơ thế chấp, cầm cố tài sản tại tổ chức tín dụng.
+ Hàng ngày thường xuyên đối chiếu các sổ kế toán tiền gửi, tiền vay ngắn hạn, dài hạn. Cuối tháng có xác nhận của Ngân hàng…
- Kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ :
+ Lập, kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ kế toán liên quan đến công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu tại Văn phòng Công ty. Khi có giấy đề nghị cấp vật tư, tiến hành nhập xuất các loại vật liệu.
+ Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần việc này. Lập sổ kế toán chi tiết nhập – xuất – tồn kho các loại vật liệu và tiến hành đối chiếu với thủ kho.
+ Báo cáo công tác kế toán – thống kê hàng ngày và định kỳ gửi cho các cơ quan theo quy định của Nhà nước...
- Kế toán công trình XDCB : Quản lý hồ sơ vốn XDCB, lên định mức vật tư, tổng hợp doanh thu lũy kế :
+ Lập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ liên quan đến công nợ trên tài khoản phải thu khách hàng, phải trả cho người bán.
+ Định kỳ hàng quý, tổng hợp, phân tích tình hình công nợ phải thu; đặc biệt là các khoản nợ đến hạn, quá hạn và các khoản nợ khó đòi. Các khoản nợ không thu hồi được, cần xác định rõ mức độ, nguyên nhân, trách nhiệm và biện pháp xử lý.
+ Tính toán định mức số lượng vật liệu chính theo định mức dự toán được duyệt tất cả các công trình và đối chiếu với sổ chi tiết vật tư các công trình thi công tại văn phòng Công ty. Định kỳ báo cáo Kế toán trưởng xử lý.
+ Theo dõi hợp đồng, hồ sơ công trình, làm giao khoán khi Công ty đã ký hợp đồng...
- Kế toán Ngân hàng và Chứng khoán :
+ Làm thủ tục toàn bộ các loại bảo lãnh qua Ngân hàng tại các tổ chức tín dụng.
+ Theo dõi và báo cáo thông tin về thị trường chứng khóa theo quy định của Nhà nước.
+ Lưu các hồ sơ có liên quan và niêm yết cổ phiếu. - Thủ quỹ :
Chịu trách nhiệm toàn diện trước Kế toán trưởng và Tổng giám đốc Công ty về việc quản lý tiền mặt tại quỹ và các giấy tờ có giá trị khác như Ngân phiếu, Trái phiếu, … Cụ thể :
+ Trong mọi trường hợp, các khoản tiền mặt Việt Nam, các khoản tiền mặt là ngoại tệ (nếu có), Ngân phiếu, Trái phiếu của Công ty đều phải để trong két sau khi làm thủ tục thu nhận.
+ Thực hiện kiểm kê, điều chỉnh hàng ngày giữa sổ tồn quỹ với sổ kế toán tiền mặt và số tiền thực tế trong két. Kế toán trưởng và Tổng giám đốc có quyền kiểm tra đột xuất sổ tồn quỹ.
+ Cuối tháng lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt theo từng loại tiền có trong quỹ.
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNGTY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG HỘI AN TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG HỘI AN