Khu vực hoạt động chủ yếu là nơi tiền sảnh nên bộ phận lễ tân của khách sạn là bộ phận đầu tiên và cuối cùng tiếp xúc với khách khi lưu trú tại khách sạn,tạo cho khách những ấn tượng ban đầu về chất lượng dịch vụ và chất lượng phục vụ của khách sạn.Bộ phận lễ tân tiếp xúc với khách nhiều nhất và thường xuyên nhất, từ lúc khách đến đăng kí phòng đến khi khách trả phòng và rời khách sạn.Trong suốt thời gian khách nghỉ tại khách sạn,thông tin giữa khách và khách sạn được thể hiện chủ yếu qua bộ phận lễ tân.Chính vì vậy, việc đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật để cho nhân viên thuận lợi cho việc phục vụ khách hàng.
Bộ phận lễ tân của khách sạn được bố trí ngay trước cổng ra vào của khách sạn do đó tạo điều kiện đón tiếp khách một cách nhanh chóng.
Tất cả các thiết bị đều đặt trong quầy lễ tân, rất thuận tiện cho nhân viên trong quá trình giao dịch với khách. Hệ thống máy tính hoạt động 24/24 giúp cho nhân viên dễ dàng trong việc kiểm soát được công việc.
Trước phòng lễ tân của khách sạn có bố trí chậu cây cảnh tạo cảnh giác thỏa mái, dễ chịu.Ngoài ra còn có sảnh chờ ,đây là nơi được dành riêng để đón tiếp khách nên được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ nhu cầu của khách như: tủ lạnh đồ uống ch khách ,kệ báo, tờ rơi của khách sạn, các bộ bàn ghế khách ngồi nghỉ trong thời gian chờ đợi làm thủ tục.
Bảng 2.3.4: Thống kê về các trang thiết bị và cơ sở vật chất tại bộ phận lễ tân
STT Danh mục Đơn vị Số lượng Tình trạng sử dụng Tốt Còn sử dụng được Cần thay thế 1 Máy vi tính Bộ 3 3 0 0
2 Điện thoại Cái 2 2 0 0
3 Máy fax Cái 1 1 0 0
4 Máy photocopy Cái 1 1 0 0
5 Máy in Cái 1 1 0 0
6 Két an toàn Cái 1 1 0 0
7 Máy cà thẻ tín dụng Cái 2 2 0 0
8 Máy scan Cái 1 1 0 0
9 Máy tính Cái 1 1 0 0
10 Bộ đàm Cái 2 2 0 0
(Nguồn: Bộ phận Lễ tân Khách sạn Bắc Cường)
Nhận xét: Cơ sở vật chất tại bộ phận lễ tân tương đối đầy đủ, toàn bộ đều trong tình trạng tốt đẻ hỗ trợ tốt nhất trong việc phục vụ của bộ phận lễ tân.Tuy nhiên cũng cần kiểm tra thường xuyên tất cả các trang thiết bị để tránh tình trạng trục trặc khi làm việc và để giữ cho trang thiết bị luôn trong tình trạng sẵn sàng làm việc.Một số lưu ý cần khắc phục như là:
-Hệ thống wifi tại quầy lễ tân còn chập chờn,gây khó khăn cho việc phục vụ khách. -Máy in, fax còn gặp sự cố về kẹt giấy, mực in .
-Bộ đàm đôi khi có âm lượng hơi to tạo nên tiếng ồn ảnh hưởng đến khách.