Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu- 123docz.net

Hình 2.2 : Seal hải quan

2.3. Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường bộ

2.3.3. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Để phù hợp với yêu cầu của các hợp đồng về tính nhanh chóng, chính xác và hiệu quả trong giao nhận cũng như phù hợp với điều kiện hoạt động của chính doanh nghiệp, Danalog đã cả tiến linh hoạt quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường bộ, cụ thể như sau:

2.3.3.1. Đối với hàng xuất khẩu

Đối với hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận được tiến hành theo các bước sau:

Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất khẩu hàng hố bằng đường bộ

Bước 1: Ký kết hợp đồng

Công ty tìm kiếm và liên hệ với khách hàng. Hai bên sẽ thoả thuận với nhau để đi đến ký hợp đồng thương mại về các điều khoản của hợp đồng giao nhận hàng hoá xuất khẩu với các nhiệm vụ là làm thủ tục thông quan xuất khẩu, vận chuyển hàng hoá giao cho người nhận tại địa điểm giao hàng đã chỉ rõ trong hợp đồng.

Bước 2: Nhận kế hoạch từ khách hàng

Khách hàng liên hệ với công ty để thảo luận và thống nhất với bộ phận kinh doanh giao nhận để ký hợp đồng. Sau đó bộ phận giao nhận sẽ cử nhân viên giao nhận xuống làm việc trực tiếp với khách hàng.

Bước 3: Bớ trí phương tiện nhận hàng

Sau khi ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ cung cấp các chứng từ cần thiết cho bộ phận giao nhận gồm:

Kiểm hoá tại cửa khẩu (Nếu có)

Giao hàng

Bố trí phương tiện nhận hàng

Thông quan hàng xuất khẩu tại cửa khẩu

Tổng hợp chứng từ

Quyết toán và lưu hồ sơ Nhận kế hoạch từ khách hàng

- Hoá đơn thương mại (Invoice) - Phiếu đóng gói (Packing List) - Bill of lading (B/L)

(Phụ lục đính kèm chứng từ)

Các chứng từ này bao gồm các thông tin bao gồm chi tiết về lô hàng, số kiện, số ký, nhãn mác, bao bì; các thông tin về số lượng container, hãng xe, địa điểm giao hàng…Các thông tin này cần được kiểm tra kỹ lưỡng, bởi nếu có sai sót thì khi đi đăng ký tờ khai Hải quan sẽ bị trả về, làm tốn kém thời gian và chi phí. Mặt khác, Danalog là công ty có cung cấp cả các dịch vụ về thuê xe đầu kéo vận chuyển container hàng hoá quốc tế. Vì thế nếu không muốn phải tự thuê xe thì các chủ hàng có thể sử dụng dịch vụ của công ty. Khi đó, khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin đầy đủ về lô hàng cho công ty. Tiêp theo, Danalog và khách hàng sẽ có thoả thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Công ty có đội xe tải hoạt động rất hiệu quả, không chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế bằng đường bộ mà còn rất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chính. Việc nhận hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hoá sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu hàng là hàng nguyên container thì trách nhiệm của người giao nhận cịn được giảm nhẹ. Còn đối với những lô hàng lẻ, Danalog có thể sử dụng những dịch vụ như đóng gói hàng hoá cho phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển. Hàng hoá đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại thương. Sau khi đã kiểm tra chính xác, Danalog có trách nhiệm bảo quản hàng hoá chuyển giao cho người chuyên chở.

Bước 3: Thông quan hàng xuất khẩu tại cửa khẩu và kiểm hoá

Sau khi nhận đầy đủ bản chính hoặc bản fax chứng từ của khách hàng, nhân viên giao nhận tiến hành lập tờ khai Hải quan hàng xuất khẩu dựa vào các thông tin trên bộ chứng từ. Nhân viên bộ phận giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS để truyền số liệu lên tờ khai, lưu ý doanh nghiệp phải khai đúng, trung thực vì phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của các khai báo trên hệ thống khai báo hải quan điện tử. Khai báo hải quan điện tử thành công hệ

thống mạng của hải quan tự động báo tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hoá. Sau khi mở tờ khai hải quan nhân viên sẽ chuẩn bị đưa hàng lên phương tiện vận tải và giao cho người vận tải. Thông thường nhân viên giao nhận Danalog sẽ gửi mail cho nhân viên nhận hàng bên cửa khẩu về thủ tục thông quan, nhân viên giao nhận bên cửa khẩu sẽ chờ đến khi thông báo xe hàng đến, sau đó đến cửa khẩu tiến hành thông quan hàng hoá. Nộp hồ sơ hải quan cho lô hàng xuất khẩu với hải quan cửa khẩu, làm kiểm hoá, đồng thời xuất trình hàng hoá để hải quan giám sát cửa khẩu kiểm tra, giám sát, đối chiếu với khai báo của chủ hàng trên tờ khai hải quan. Nộp tờ đơn và biên lai lệ phí sử dụng công trình kết cấu hạ tầng đối với phương tiện ra vào cửa khẩu để hải quan đóng dấu và ký xác nhận. Làm thủ tục hải quan cho hàng hoá và thủ tục cho xe và người. Tùy theo mặt hàng mà chuẩn bị tiền đóng thuế ngay hay là đóng thuế sau một thời gian nào đó. Trong quá trình giao nhận, trước khi mở tờ khai hải quan, khâu kiểm hóa thường được nhân viên giao nhận thực hiện đồng thời với các thủ tục thông quan hàng xuất khẩu khác.

Hình 2.1: Màn hình khai hải quan điện tử

Bước 5: Tổ chức giao hàng

Nhân viên giao nhận liên lạc và giao lệnh cho nhân viên lái xe vào cảng để bốc container lên xe

Nhân viên giao nhận đưa phiếu EIR cho nhân viên lái xe vào nhận hàng trong bãi (EIR – Equipment Receipt: hiểu đơn giản đó là một loại phơi phiếu ghi lại tình

trạng của container). Ví dụ khi chủ hàng lấy container ra khỏi depot (ICD –nơi tập kết container) để kéo về kho riêng đóng hàng, sẽ có một tờ phơi ghi rằng tình trạng cont tốt xấu hay thủng, ngoài ra có thông tin khác như số cont, số xe ô tô kéo cont ra, chủ hàng… Mục đích của phiếu này là để kiểm soát tình trạng quá tải của container trong vận chuyển.

Những yêu cầu của khách hàng khi hàng ra khỏi cảng cần có: -Phiếu EIR (Phụ lục)

-Phiếu cân (nếu có): VGM – Verified Gross Mass là phiếu xác nhận khối

lượng toàn bộ (Gross Weight) của cont hàng vận chuyển quốc tế. (Phụ lục)

-Seal hải quan: Theo quy định tại Quyết định 320/2000/QĐ-TCHQ về Seal

hải quan do Tổng cục Hải quan ban hành thì: “Seal hải quan là Khóa niêm phong an toàn của ngành Hải quan, được chuyên dùng để niêm phong các container chứa đựng hàng xuất nhập khẩu, bao gồm cả container rỗng xuất nhập khẩu đang chịu sự giám sát quản lý của Hải quan”. Seal hải quan đóng vai trò là phương tiện giúp nhân viên hải quan giám sát được hàng hóa, hành lý, phương tiện vận tải (các thùng container) và hồ sơ hải quan trong quá trình làm thủ tục xuất nhập hàng hóa thông qua đường thủy hoặc đường bộ.

Hình 2.2: Seal hải quan

-Giấy giao hàng hai bên cùng ký

-Giấy trả cont rỗng: Sau khi đưa container lên xe, nhận viên giao nhận đưa

biên bản bàn giao hàng cho nhân viên lái xe ký xác nhận với khách hàng. Sau đó, nhân viên lái xe sẽ chở hàng đi đến cửa khẩu (tới địa điểm thỏa thuận trên hợp đồng). Sau khi xe chở hàng di chuyển, nhân viên sẽ thông báo cho người nhận hàng

kho bãi bên cửa khẩu biết về lô hàng. Sau đó cho nhân viên giao nhận bên cửa khẩu để làm thủ tục thông quan.

Sau khi hoàn thành toàn bộ thủ tục thông quan thì nhân viên giao nhận sẽ đưa lệnh cho xe qua cửa khẩu. Nhân viên vận tải sẽ lái xe đến nơi giao hàng cho người nhận. Người nhận kiểm tra hàng xong, ký tên vào giấy nhận hàng mà tài xế được bàn giao. Sau đó tiến hành bốc dỡ hàng hóa ra khỏi xe. Và tài xế chở container rỗng về địa điểm ghi trả container rỗng trong giấy mượn vỏ container.

Bước 6: Lập bộ chứng từ

Sau khi hoàn thành xong mọi thủ tục giao chuyển hàng cho người nhận thì Danalog sẽ kiểm tra và sắp xếp chứng từ thành bộ hoàn chỉnh.

- Hoá đơn thương mại (Invoice)

- Tờ khai hải quan gốc có dấu thông quan - Bill of lading

- Các hóa đơn đã đóng hộ - Giấy cược container

(Phụ lục đính kèm chứng từ)

Nhân viên sẽ trả lại chứng từ cho khách hàng và lưu lại một bộ để doanh nghiệp quyết toán hồ sơ giao dịch. Đồng thời kèm theo là một bản Debit Note – Bản kê (một bản dành cho khách hàng, một bản dành cho công ty), trên đó gồm các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn, phí dịch vụ vận chuyển, phí sử dụng công trình kết cấu hạ tầng với phương tiện ra vào cửa khẩu… thông thường sẽ thanh toán vào cuối tháng.

Bước 6: Lưu hồ sơ, quyết toán

Nhân viên bộ phận chứng từ phải lưu lại các hồ sơ, chứng từ để tham khảo sau này và tạo thành từng file riêng theo khách hàng. Sau khi hoàn tất các thủ tục xuất khẩu cho lô hàng, nhân viên phụ trách lô hàng đó sẽ tổng hợp tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển và gửi cho bộ phận giao nhận để quyết toán.

2.3.3.2. Đối với hàng nhập khẩu

Cũng giống như quá trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu, trình tự giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường bộ gồm các bước cơ bản sau:

Sơ đồ 2.3: Quy trình nhập khẩu hàng hố bằng đường bộ

Bước 1: Ký kết hợp đồng

Công ty tìm kiếm và liên hệ với khách hàng. Hai bên sẽ thoả thuận với nhau để đi đến ký hợp đồng thương mại về các điều khoản của hợp đồng giao nhận hàng hoá nhập khẩu với các nhiệm vụ là làm thủ tục thông quan nhập khẩu, vận chuyển hàng hoá giao cho người nhận tại địa điểm giao hàng đã chỉ rõ trong hợp đồng.

Bước 2: Nhận kế hoạch từ khách hàng

Công ty và khách hàng liên hệ với nhau làm các thủ tục hợp đồng rồi công ty sẽ cử nhân viên giao nhận đến làm việc trực tiếp với khách hàng.

Bước 3: Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan

Trước tiên, bộ phận giao nhận phải nhận các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu từ khách hàng. Bộ phận giao nhận có thể nhận bộ chứng từ tại văn phòng của khách hàng, hoặc khách hàng gửi qua fax tới công ty. Chuẩn bị các loại chứng từ hợp lệ, hợp pháp của lô hàng theo đúng quy định và các điều kiện có liên quan khác để hoàn chỉnh chứng từ khai báo hải quan trước khi đến cơ quan hải quan làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập khẩu bao gồm:

Khai báo hải quan cửa khẩu

Kiểm hoá

Bố trí phương tiện Chuẩn bị bộ chứng từ

Giao hàng cho khách hàng

Quyết toán và lưu hồ sơ Nhận kế hoạch từ khách hàng

- Hợp đồng thương mại (Sale Contract) - Hoá đơn thương mại (Invoice)

- Bill of lading

- Phiếu đóng gói (Packing list) - Tờ khai hải quan

(Phụ lục đính kèm chứng từ)

Bước 4: Khai báo hải quan cửa khẩu

Trước khi làm thủ tục khai báo hải quan nhập khẩu, người giao nhận cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan và nộp cho cơ quan có thẩm quyền trước khi hàng về đến cửa khẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu. Công ty có thể khai báo hải quan qua việc mở tờ khai điện tử. Nhân viên giao nhận tiến hành tính thuế trước khi đăng ký tờ khai. Nếu doanh nghiệp không nợ thuế, hồ sơ đầy đủ, nhân viên hải quan sẽ ký xác nhận, lập tờ khai và thu thuế.

Bước 5: Kiểm hố và bớ trí phương tiện vận chuyển

Khi kiểm hóa, nhân viên giao nhận có trách nhiệm mở hàng, giải trình để hải quan kiểm tra xem hàng có phù hợp với tờ khai và bộ chứng từ không. Đồng thời, phải theo sát và giải thích tường tận về tên gọi, xuất xứ, công dụng, chất liệu... tránh xảy ra hiểu lầm gây khó khăn cho việc giải phóng hàng. Sau khi kiểm hóa, cán bộ hải quan sẽ xác nhận “Đã hoàn thành thủ tục hải quan”, khi đó, công ty Danalog sẽ cho phương tiện vận tải đem hàng qua cửa khẩu và vận chuyển tới địa điểm giao hàng cho người nhận hàng.

Bước 6: Nhận hàng nhập khẩu và giao hàng cho khách hàng:

Nhân viên giao nhận cầm giấy giới thiệu của công ty, vận đơn và CMND người đi lấy lệnh đến Forwarder để nhận lệnh giao hàng (D/O) (Phụ lục đính kèm

chứng từ)

+Lưu ý đến lệnh giao hàng (D/O) xem còn hạn hay không. Sau đó nhân viên giao nhận tiến hành làm giấy mượn container rỗng.

+ Đem D/O đến phòng điều độ để đổi lấy “Phiếu vận chuyển container” gồm 4 liên, màu khác nhau nhưng có giá trị như nhau. Đồng thời thông báo cho nhân viên phòng điều độ biết số xe nào sẽ vận chuyển container nào để nhân viên điều độ ghi cụ thể từng số xe ứng với từng container trên “giấy nhận chuyển container” (mỗi

container sẽ có 1 giấy vận chuyển riêng). Nhân viên phòng điều độ giữ một bản màu trắng. Cùng lúc đó, nhân viên giao nhận ghi số container ứng với số xe tài xế vào một số nhỏ để tài xế tự điều động gắp container lên xe và chờ sẵn ở bãi.

+Tiếp theo nhân viên giao nhận đến bộ phận hải quan ở cổng xuất trình tờ khai hải quan và 03 “giấy nhận chuyển container” còn lại. Sau khi kiểm tra tờ khai hải quan, hải quan cổng sẽ gửi lại cho nhân viên giao nhận đồng thời lưu 1 liên màu xanh và ký tên xác nhận vào hai liên còn lại. Hai liên này, một liên màu hồng dùng để đưa bảo vệ cổng cửa khẩu để ra khỏi cửa khẩu, một đưa tài xế để đi đường.

Bước 8: Giao hàng cho khách hàng:

Sau khi thực hiện xong toàn bộ thủ tục và nghiệp vụ để nhận hàng tại cửa khẩu nhân viên giao nhận đưa “biên bản bàn giao hàng” cho nhân viên lái xe ký xác nhận với khách hàng. Đến đây coi như quy trình thông quan hàng hoá và các thủ tục liên quan của nhân viên giao nhận để nhập khẩu hàng hoá đã xong, tiếp theo tài xế có nhiệm vụ lấy hàng từ cửa khẩu và giao về cho khách hàng. Nếu là hàng nguyên cont sẽ vận chuyển thẳng đến địa điểm mà khách hàng yêu cầu. Cịn nếu là hàng lẻ thì sẽ vận chuyển cont đó về kho CFS của công ty cảng Danalog hoặc về kho Tiên Sa/Tân cảng dựa vào mục “địa điểm dỡ hàng” ghi trên giấy cược cont, sau đó phân hàng và làm thủ tục giao hàng cho khách.

Bước 9: Quyết toán hồ sơ

Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng xong người giao nhận phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ chứng từ hoàn chỉnh. Người giao nhận sẽ trao trả chứng từ lại cho khách hàng và bộ phận chứng từ của công ty cũng lưu lại một bộ. Bộ chứng từ hoàn chỉnh gồm:

- Hợp đồng thương mại (Sale Contract) - Hoá đơn thương mại (Invoice)

- Bill of lading

- Phiếu đóng gói (Packing list) - Tờ khai hải quan

- Giấy D/O

Đồng thời kèm theo đó là một bản Debit Note – Bản kê (một bản cho khách hàng và một bản cho công ty), trên đó bao gồm: các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hoá đơn, phí dịch vụ vận chuyển hàng hoá, các lệ phí phát sinh…Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng. Thông thường sẽ thanh toán vào cuối tháng. Bộ chứng từ nhập khẩu hoàn chỉnh gồm:

Trên đây là quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, tuỳ vào đặc điểm, tính chất của hàng hoá mà quy trình xuất nhập khẩu có them một vài bước và các chứng từ cần thiết khác.

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Các thông tin cơ bản về công ty

Cơ cấu tổ chức công ty