An:
Ban giám đốc: Giám đốc và phó giám đốc
- Chức năng: Tổ chức quản lý và điều hành mọi vấn đề liên quan trong phạm vi quyền hạn của mình, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn.
- Nhiệm vụ: Vạch ra các chương trình kinh doanh tại khách sạn, theo dõi giám sát việc thực hiện mệnh lệnh của tất cả các bộ phận theo chức năng và nhiệm vụ được giao, trực tiếp điều hành một số lĩnh vực khác, nhất là lĩnh vực tuyển chọn nhân viên. Đặc biệt là quan hệ với chính quyền sở tại và nhà cung ứng, chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh của khách sạn về mặt pháp luật.
o Giám đốc:
- Chức năng: quản lý toàn diện và chịu trách nhiệm quản lý mọi mặt hoạt động của khách sạn.
- Nhiệm vụ:
+ Xác đinh, xây dựng và chỉ đạo, tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh, không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của khách sạn.
+ Ban hành chính sách chất lượng, chính sách nhân sự và tiền lương, chính sách khen thưởng, nội quy, kỹ luật và chính sách kinh doanh.
+ Tổ chức quản lý, khai thác nguồn vốn, nguồn nhân lực khác của công ty một cách hiệu quả.
o Phó giám đốc:
- Chức năng: Giúp việc cho giám đốc trong hoạt động quản lý, điều hành và trực tiếp phụ trách bộ phận lễ tân, buồng, bảo trì, bảo vệ.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện sự phân công hoặc ủy quyền của giám đốc trong hoạt động quản lý, điều hành.
+ Thay mặt giám đốc thực hiện các nhiệm vụ khi giám đốc đi vắng quá một ngày (theo văn bản ủy quyền của giám đốc).
+ Giúp giám đốc trong sự điều phối, kiểm soát sự phối hợp các quá trình, các bộ phận. Bộ phận kế toán tài vụ:
- Chức năng: Tham gia các hoạt động thu chi của khách sạn và các vấn đề liên quan đến tài chính trong khách sạn.
- Nhiệm vụ: Tổng hợp các số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách sạn, trình lên ban giám đốc về kết quả đạt được và chưa đạt được sau mỗi quý, mỗi năm. Chuẩn bị bản lương kế toán thu và kế toán chi, giá thành kiểm soát các chi phí của toàn bộ phận trong khách sạn. Ngoài ram bộ phận kế toán còn chịu trách nhiệm thu nhập và báo cáo hầu hết các bảng thống kê tài chính và hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Bộ phận lễ tân:
- Chức năng: Thực hiện những quy định gắn liền với khách thuê phòng, làm cầu nối giữa khách hàng với dịch vụ ở trong và ngoài khách sạn.
- Nhiệm vụ: Điều phối phòng cho khách, làm thủ tục giấy tờ khi khách đến và khi khách đi. Làm kênh thông tin phối hợp với các bộ phận khách của khách sạn trong việc tổ chức các dịch vụ như: dịch vụ ăn uống, dịch vụ lưu trú, dịch vụ bổ sung khác. Đây là nơi thu nhận và phản ánh kịp thời những thông tin cần thiết cho công việc kinh doanh của khách sạn.
o Tổ trưởng bộ phận lễ tân:
+ Giám sát mọi hoạt động của nhân viên và báo với ban giám đốc, phân thời gian làm việc cho từng nhân viên.
+ Nắm rõ số khách đang ở trong khách sạn, số phòng đã bố trí, số phòng còn trống. + Hằng ngày phải nắm vững kế hoạch số đoàn, số phòng khách đến để chuẩn bị đón tiếp thật chu đáo.
+ Làm thủ tục đăng ký đầy đủ, chính xác, nhanh chóng theo đúng quy định. Bộ phận buồng:
- Chức năng: Có trách nhiệm phục vụ khách về dịch vụ phòng ngủ trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
- Nhiệm vụ: Làm vệ sinh các phòng ngủ hằng ngày, kiểm tra, chuẩn bị phòng, đồng thời phục vụ tại phòng dịch vụ giặt là, kết hợp với bộ phận nhà hàng phục vụ ăn uống thanh toán mà khách đã dùng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
o Tổ trưởng bộ phận buồng: Giám sát công việc hằng ngày của nhân viên và phân lịch cho từng nhân viên bộ phận buồng, báo cáo công việc với ban giám đốc.
+ Nhân viên:
Chịu trách nhiệm công tác vệ sinh phòng ngủ, hành lang, quản lý tài sản khách sạn, giặt là sạch sẽ áo quần của khách.
Chịu trách nhiệm về chất lượng phòng khách và mọi tài sản.
Chuẩn bị phòng, thực hiện đúng quy trình làm việc đảm bảo đúng tiêu chuẩn phòng khách.
Bộ phận nhà hàng: Bao gồm bộ phận bàn và bộ phận bếp
- Chức năng: Có trách nhiệm tổ chức phục vụ khách các món, thứ uống do đầu bếp của nhà hàng chế biến.
- Nhiệm vụ: Cần tiếp nhận phục vụ khách kịp thời các thông tin về ăn uống của khách với bộ phận lễ tân và bộ phận buồng. Nhân viên bàn có nhiệm vụ phục vụ khách cho đến khi khách rời khỏi nhà hàng.
o Tổ trưởng bộ phận nhà hàng: Giám sát công việc hằng ngày của nhân viên bộ phận nhà hàng, phân công việc và thời gian làm việc cho từng nhân viên, báo cáo lại cho ban giám đốc.
o Nhân viên bộ phận bàn:
+ Chức năng: Đón khách và phục vụ khi khách có nhu cầu ăn uống đồng thời thực hiện hiệu quả các hoạt động kinh doanh theo kế hoạch.
+ Nhiệm vụ:
Chịu trách nhiệm về chất lượng phục vụ khách ăn, uống tại nhà hàng. Thực hiện đúng quy trình phục vụ với thái độ vui vẻ, lịch sự.
Đảm bảo vệ sinh trang thiết bị dụng cụ phục vụ và khu vực nhà hàng.
Báo cáo với Ban giám đốc những ý kiến phản hồi của khách để có hướng giải quyết.
o Nhân viên bộ phận bếp:
- Chức năng: Chế biến các món ăn, thực hiện có hiệu quả hoạt động kinh doanh theo kế hoạch.
- Nhiệm vụ:
Chịu trách nhiệm về chất lượng, thời gian chế biến món ăn. Kiểm tra chất lượng nguyên liệu thực phẩm đầu vào nghiêm túc. Chế biến món ăn đúng kỹ thuật, chất lượng cao.
Đảm bảo tuyệt đối vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh công cụ dụng cụ chế biến. Bộ phận bảo trì:
- Chức năng: Đảm bảo các cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn như: Hệ thống điện nước, các thiết bị lắp đặt trong khách sạn luôn hoạt động tốt để phục vụ khách.
- Nhiệm vụ: Sửa chữa, bảo quản các trang thiết bị, kiểm tra lắp đặt hệ thống vật chất kỹ thuật trong toàn khách sạn.
o Nhân viên:
+ Quản lý và kiểm tra thường xuyên hệ thống điện, nước, phương tiện PCCC. + Hướng dẫn cách sử dụng trang thiết bị cho nhân viên ở bộ phận khác.
+ Phải có lịch theo dõi vào bảo dưỡng định kỳ trang thiết bị, báo cáo tình trạng hư lên ban giám đốc để có hướng giải quyết.
+ Giải quyết kịp thời các sự cố xảy ra, lắp đặt các công trình điện nước theo yêu cầu của ban giám đốc.
Bộ phận bảo vệ:
- Chức năng: Bảo vệ toàn bộ tài sản của khách sạn, đảm bảo an toàn về an ninh, tính mạng và tài sản của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
- Nhiệm vụ: Ghi lại thời gian nhân viên ra vào khách sạn, có nhiệm vụ vận chuyển và mang hành lý cho khách, giám sát mọi hành vi bất thường của khách để kịp thời xử lý.
o Nhân viên:
+ Luân phiên trực 24/24 trong ngày, chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn tính mạng, tài sản cho khách và tài sản cho khách sạn.
+ Thường xuyên tuần tra khu vực mình phụ trách, nếu phát hiện có mùi khét, mùi cháy, lập tức báo ngay cho bộ phận có liên quan để xử lý kịp thời.
+ Kiêm nhiệm vụ khuân vác hành lý, tránh nhầm lẫn, mất mát tài sản của khách. Hai bộ phận bảo trì và bảo vệ chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc.