3.2.1: Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đăng kí
Quy trình đăng ký khách sạn là một trong những quy trình của khách sạn được thực hiện theo trình tự nhất định và tiếp xúc trực tiếp với khách và để hoàn thiện quy trình dựa trên một số tiêu chí sau:
- Không để khách phải đợi lâu ở nơi đón tiếp.
- Không để khách cảm thấy như bị xúc phạm vì những lời nói, cử chỉ, thái độ phục vụ của bất cứ ai trong bộ phận lễ tân.
- Mỗi đối tượng khách có đặc tính văn hóa vùng miền khác nhau thì công tác đón tiếp cũng phải có sự linh động đổi mới phù hợp.
- Thể hiện thái độ quan tâm, nhiệt tình giúp đỡ khách, ân cần niềm nở với khách, có thái độ lịch sự, nhã nhặn với khách nhằm làm rút ngắn thời gian chờ đợi của khách.
- Quý mến, tôn trọng khách hàng, tuyệt đối không tranh cãi với khách hàng, coi khách hàng là mục đích công việc của toàn bộ nhân viên trong khách sạn.
- Phải giới thiệu cho khách các dịch vụ của khách sạn và cách thức liên hệ với lễ tân khi cần.
- Thêm bước thu tiền cọc tránh tình trạng khách chuồn, làm giảm mức độ hao hụt cho khách sạn.
- Cải tiến nhưng phải thực hiện đầy đủ chính xác hệ thống quy trình, quy phạm, hạn chế sai sót nhầm lẫn, nghiêm cấm làm ẩu gây thiệt hại cho khách.
Đón tiếp và đăng kí khách sạn
- Nhân viên quan hệ khách hàng có ngoại hình dễ nhìn, cân đối, trình độ ngoại ngữ cao đứng tại cửa ra vào chào khách khi khách đến, với mỗi đối tượng khách tùy theo quốc tịch mà khách đã đăng kí trước đó mà có cách chào phù hợp với phong tục tập quán của khách, điều này sẽ làm khách rất thích thú. Thể hiện thái độ quan tâm, thăm hỏi khách sau một hành trình mệt mỏi.
- Hướng dẫn thông tin khách sạn, công tác này giao cho lễ tân phổ biến với khách bởi hướng dẫn viên đôi khi không rõ thông tin về khách sạn dẫn đến việc truyền đạt có thể xảy ra sơ xuất, sai lệch thông tin.
- Nhân viên lễ tân khi dẫn khách lên phòng đề nghị phải giới thiệu hết những thông tin về các dịch vụ trong khách sạn, bởi đó là quyền lợi của khách và cũng là lợi thế để khách hàng biết đến và sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều hơn nữa.
- Nhân viên bộ phận lễ tân khách sạn Thanh Bình III cần ý thức rõ “ ấn tượng ban đầu là quan trọng, ấn tượng sau cùng được lưu lại lâu nhất”, vì vậy ấn tượng ban đầu tốt thì sẽ để lại trong khách hàng một trạng thái tâm lý thân thiện và tin tưởng, nó cho phép người cung cấp dịch vụ dễ dàng hơn trong các quá trình phục vụ và các dịch vụ khác đối với khách và ấn tượng sau cùng có tác động đến sự quay trở lại vào lần sau của khách.