8. Kết cấu của luận án
1.2.4. Quy trình phântích
Quy trình phân tích được hiểu là các bước công việc mà người phân tích cần thực hiện từ việc sắp xếp, bố trí đội ngũ nhân sự, phân công công việc cụ thể cho từng người để đạt được kết quả phân tích.
Quy trình phân tích HQKD trong các DN bao gồm 3 giai đoạn: Chuẩn bị phân tích (hay còn được gọi là lập kế hoạch phân tích), tiến hành phân tích và kết thúc phân tích. Để hoạt động phân tích HQKD đạt hiệu quả cao đòi hỏi DN cần chuẩn bị và thực hiện tốt từng giai đoạn của quá trình phân tích. Mỗi giai đoạn nếu được chuẩn bị đầy đủ và thực hiện tốt sẽ giúp cho quá trình phân tích được thuận tiện, nhanh chóng và kết quả đưa ra có độ chính xác cao làm cơ sở để đưa ra những đề xuất có tính khả thi. Công việc của mỗi một giai đoạn sẽ tiến hành cụ thể như sau:
Chuẩn bị phân tích hay lập kế hoạch phân tích: Là bước công việc đầu tiên của quá trình phân tích nhằm tạo ra tất cả tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi tiến hành phân tích HQKD. Đây là khâu quan trọng đầu tiên mà nhà phân tích cần thực hiện tốt để đạt được kết quả phân tích. Công việc trong giai đoạn này sẽ bao gồm hai nội dung là xây dựng kế hoạch phân tích và thu thập, xử lý tài liệu phục vụ cho việc phân tích HQKD.
Xây dựng kế hoạch phân tích là nhằm xác định rõ mục tiêu phân tích, nội dung, phạm vi và mức độ phân tích cũng như thời gian tiến hành phân tích, phân công trách nhiệm người thực hiện phân tích và xác định hình thức tổ chức phân tích. Về cơ bản xây dựng kế hoạch phân tích bao gồm nhiều nội dung và đề cập đến những vấn đề chủ yếu sau: lựa chọn hình thức phân tích khi phân tích HQKD, xác định phạm vi phân tích khi phân tích HQKD, xác định nội dung cần phân tích và từ đó xây dựng các chỉ tiêu phân tích cho từng nội dung phân tích khi phân tích HQKD rồi lựa chọ n các phương pháp phân tích thích hợp, xác định thời gian tiến hành phân tích HQKD và phân công trách nhiệm, xác định thời gian thực hiện cho quá trình phân tích HQKD bao gồm cả thời gian chuẩn bị và tiến hành phân tích.
Căn cứ vào nội dung, phạm vi cần phân tích các nhà phân tích tiến hành sưu tầm, xử lý các tài liệu. Tài liệu thu thập là những thông tin có liên quan đến kết quả HĐKD của DN cũng như của ngành hoặc lĩnh vực kinh doanh có liên quan đến DN. Các số liệu thu thập phải đảm bảo thể hiện qua nhiều kỳ kế toán và phải đảm bảo trung thực, chính xác và tin cậy để đảm bảo cho chất lượng thông tin khi phân tích. Các tài liệu thu thập chỉ cần vừa đủ, không thừa, không thiếu để đủ dữ liệu phân tích và tránh lãng phí công sức, tiền bạc. Lưu ý, trước khi đưa tài liệu vào sử dụng cho phân tích cần kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý cũng như tính chính xác của các tàiliệu thu thập được vì những tài liệu này ảnh hưởng rất lớn đến độ chính xác của kết luận cuối cùng.
Tiến hành phân tích: Đây là giai đoạn tiếp theo sau khi đã xây dựng đầy đủ kế hoạch phân tích. Giai đoạn này có ý nghĩa quyết định đến kết quả của quá trình phân tích. Người phân tích sẽ tiến hành triển khai, thực hiện các công việc đã lập trong kế hoạch phân tích. Giai đoạn này bao gồm 3 bước: đánh giá khái quát HQKD của DN; phân tích nhân tố ảnh hưởng đến HQKD và tổng hợp kết quả phân tích, rút ra nhận xét, kết luận HQKD của DN, đề xuất giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao HQKD của DN.
Kết thúc phân tích: Đây là giai đoạn cuối cùng của việc phân tích HQKD, các nhà phân tích phải nêu được kết luận phân tích HQKD của DN, viết báo cáo phân tích và hoàn thiện hồ sơ phân tích về HQKD. Hồ sơ phân tích về HQKD phải được cất trữ và lưu trữ cùng các tài liệu, văn bản và các quyết định kinh doanh liên quan.