8. Kết cấu của luận án
3.2.4. Hoàn thiện quy trình phântích
Các DNSX xi măng niêm yết hầu hết là những DN có quy mô lớn, các hoạt động kinh doanh rất đa dạng, phức tạp và đã niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán nên được rất nhiều đối tượng quan tâm đến HQKD của các DN. Vì vậy, khi tiến hành phân tích kinh doanh nói chung và phân tích HQKD nói riêng đòi hỏi các DN phải thiết lập một quy trình phân tích một cách khoa học, rõ ràng, chi tiết từng bước công việc và nhiệm vụ của từng người thực hiện. Mỗi DN phải tổ chức một bộ phận phân tích riêng biệt độc lập với phòng tài chính - kế toán của DN và đội ngũ cán bộ phân tích chuyên trách phải có chuyên môn cao, am hiểu nhiều lĩnh vực liên quan đến tài chính, HQKD đặc biệt những người thực hiện phân tích phải độc lập với người lập BCTC để đảm bảo thông tin của phân tích thể hiện khách quan và chính xác hơn.
Để phát huy tính hữu dụng của thông tin phục vụ cho các quyết định của các nhà quản trị trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh đòi hỏi hoạt động phân tích HQKD của tất cả các DN phải được tiến hành thường xuyên và định kỳ để cung cấp thông tin một cách kịp thời. Hơn nữa thông tin về phân tích HQKD ngoài việc cung cấp cho các nhà quản trị của DN, cho nhu cầu quản lý theo quy định của Nhà nước cần phải được cung cấp công khai, minh bạch và thuận tiện cho các NĐT có thể tra cứu dễ dàng.
Quy trình phân tích hợp lý có ảnh hưởng rất lớn đến giá trị của các kết luận phân tích. Vì vậy, các DNSX xi măng niêm yết tại Việt Nam sau khi đã xây dựng được một bộ hệ thống chỉ tiêu phân tích cũng như phương pháp phân tích đầy đủ và chi tiết thì cần phải tổ chức một quy trình phân tích khoa học, rõ ràng và hợp lý. Thêm vào đó, khi DN đã có một quy trình phân tích chuẩn hóa, công tác phân tích sẽ diễn ra thuận lợi và trở nên dễ dàng. Do vậy, mỗi DN đều cần có một quy trình phân tích chuẩn để công việc phân tích được tiến hành thường xuyên, liên tục. Việc thực hiện phân tích HQKD như thế nào là hợp lý phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm tổ chức quản lý hay tổ chức sản xuất kinh doanh của DN. Mỗi ngành nghề có đặc điểm và điều kiện sản xuất kinh doanh khác nhau nên cần nghiên cứu và vận dụng quy trình phân tích sao cho phù hợp nhất.
Với thực trạng tổ chức phân tích HQKD của các DNSX xi măng niêm yết hiện nay cho thấy các DN này chưa thực sự chuẩn hóa được quy trình phân tích, do đó còn lúng túng khi tiến hành phân tích HQKD nên chưa tiến hành thường xuyên hoạt động này đồng thời quy trình phân tích hiện tại của các DN chủ yếu sử dụng công cụ excel để hỗ trợ quá trình phân tích mà DN chưa đầu tư và ứng dụng các tiện ích của phần mềm như hỗ trợ thu thập, xử lý, phân tích và lưu trữ dữ liệu. Xuất phát từ thực trạng đó, tác giả đề xuất một quy trình phân tích có sự kết hợp giữa phân tích thủ công với ứng dụng của các nền tảng công nghệ cho các DNSX xi măng trong bối cảnh của CMCN 4.0 với nền kinh tế chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay gồm:
Chuẩn bị phân tích: Giai đoạn này là giai đoạn đầu tiên và quan trọng giúp các công việc tiếp theo của quá trình phân tích được diễn ra thuận lợi. Đầu tiên DN phải xác định rõ mục tiêu phân tích nhằm mục đích gì để từ đó lựa chọn được nội dung và chỉ tiêu phân tích. Sau khi đã xác định được mục tiêu phân tích thì DN cần phải xác định đối tượng và phạm vị phân tích cả về không gian, thời gian. Mục đích của xác định đúng đối tượng phân tích giúp quá trình phân tích đi đúng trọng tâm và là cơ sở cho việc thu thập dữ liệu. Tiếp đến DN cần chỉ rõ bộ phận sẽ phụ trách thực hiện hoạt động này và có kế hoạch phân công nhiệm vụ cho từng người và dự kiến thời gian thực hiện trong bao lâu, khi nào bắt đầu thực hiện. Cuối cùng là thu thập và xử lý dữ liệu phục vụ cho phân tích. Các D NSX xi măng đặc biệt là DNSX xi măng hoạt động theo mô hình của Công ty mẹ - Công ty con thường dữ liệu phátsinh tương đối lớn nên để lấy được dữ liệu cần thiết liên quan trực tiếp đến hoạt động của DN giúp phân tích nhanh chóng và chính xác thì nên sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong việc xử lý trong khối dữ liệu của big data. Đối với dữ liệu bên ngoài thì DN có thể thu thập trực tiếp trên các Website của Ngành xi măng và các nguồn chính thống liên quan khác. Lưu ý, dữ liệu thu thập cần phải đầy đủ, đa dạng thì kết quả phân tích mới thực sự phát huy hiệu quả. Những dữ liệu thu thập trên Internet thì sau khi thu thập xong cần phải kiểm tra độ tin cậy của tài liệu, tiến hành phân loại tài liệu để chuẩn bị sẵn sàng cho phân tích.
Tiến hành phân tích: Kết quả của bước công việc này quyết định đến cả quá trình phân tích. Do đó khi tiến hành phân tích yêu cầu các DNSX xi măng phải bám sát so với kế hoạch phân tích đã đề ra. Lựa chọn dữ liệu đã có để phân tích phải phù hợp với từng nội dung, mục đích và phạm vi phân tích. Với mỗi một chỉ tiêu phân tích DN phải lựa chọn được phương pháp phân tích phù hợp cho từng chỉ tiêu đó, ví dụ để đánh giá khái quát HQKD thông thường DN chỉ cần sử dụng phương pháp so sánh để đối chiếu giữa năm trước và năm sau. Đối với DNSX xi măng có quy mô và dữ liệu vừa phải và chưa đầu tư được các phần mềm hỗ trợ phân tích thì sử dụng công cụ excel trong quá trình phân tích. Đối với DNSX xi măng có quy mô lớn điển hình là hoạt động theo mô hình của Công ty mẹ - Công ty con thì dữ liệu là rất lớn và đa dạng do đó DN nên kết hợp với sử dụng các phần mềm phân tích hiện đại (như Tableau, Python, SAS,…) giúp cung cấp thông tin có độ chính xác cao, giảm thiểu sai sót và giúp tiết kiệm chi phí nhân sự. Kết quả phân tích phải đánh giá được tổng quan sơ bộ về HQKD, làm rõ những nhân tố nào tác động và tác động như thế nào (tích cực hay tiêu cực) đến chỉ tiêu phản ánh HQKD. Dựa trên kết quả có được rút ra những nhận xét, chỉ rõ tồn tại và nguyên nhân đang diễn ra và đưa ra hướng giải quyết.
Kết thúc phân tích: Các nhà phân tích cần phải viết báo cáo phân tích để trình các nhà quản trị phục vụ cho việc ra quyết định và chiến lược phát triển của DN. Do đó trong báo cáo phân tích phải thể hiện được những vấn đề cốt lõi mà kết quả phân tích đã đạt được cụ thể những chỉ tiêu nào đã đạt hay những chỉ tiêu nào chưa đạt và nguyên nhân tại sao lại chưa đạt, thông tin trình bày yêu cầu phải ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu. Sau đó toàn bộ các tài liệu có liên quan đến quá trình cũng
như kết quả phân tích phải được lữu giữ cẩn thận đảm bảo an toàn (DN có thể lưu giữ trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây) bởi đây là những tài liệu sẽ được sử dụng cho kỳ phân tích tiếp theo và sử dụng lâu dài. Ngoài ra, báo cáo phân tích nên được công khai trên Website của công ty để các NĐT và các đối tượng quan tâm có thể dễ dàng tra cứu.
Quy trình phân tích HQKD được tác giả tổng hợp thể hiện qua hình 3.3:
- Xây dựng kế hoạch phân tích
- Xác định nội dung và chỉ tiêu phân tích phù hợp với mục tiêu phân tích đã đề ra.
- Thu thập và xử lý dữ liệu phục vụ cho phân tích.
Bước 1 Chuẩn bị phân tích
Tiến hành phân tích Bước 2
-Lựa chọn dữ liệu đã có để phân tích phải phù hợp cho từng nội dung phân tích.
- Kết hợp phân tích thủ công với ứng dụng của công nghệ phần mềm để đạt được kết quả phân tích nhằm đánh giá được khái quát HQKD, chỉ ra nhân tố ảnh
hưởng và rút ra được nhận xét.
- Viết báo cáo phân tích: trong báo cáo phân tích cần phải kết luận rõ những chỉ tiêu nào đạt hay không đạt hiệu quả và chỉ rõ nguyên nhân tác động đến kết quả đó đồng thời đưa ra phương án giải quyết vấn đề.
- Hoàn thiện hồ sơ phân tích và lưu trữ cẩn thận.
Hình 3. 3: Quy trình phân tích HQKD trong các DNSX xi măng niêm yết tại Việt Nam
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
3.3. Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện phân tích hiệu quả kinh doanh trong các doanh nghiệp sảnxuất xi măng niêm yết tại Việt Nam