1.2.4.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa dịch vụ
Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải có sự phê chuẩn của những người có thẩm quyền để đảm bảo hàng mua đúng mục đích, tránh việc mua hàng quá nhiều hoặc mua hàng không cần thiết.
Phiếu yêu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi người có nhu cầu là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu phiếu yêu cầu và sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền phụ thuộc vào chính sách và quy định của mỗi công ty.
Sau khi nhận được phiếu yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn và tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt được tối ưu ba mục tiêu sau: giá cả, chất lượng hàng hóa, và sự uy tín của nhà cung cấp. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn.
1.2.4.2. Nhận hàng hóa, dịch vụ
Nhận hàng hóa là điểm quyết định trong hoạt động này vì đây là thời điểm đơn vị thừa nhận một khoản nợ đối với nhà cung cấp trên sổ sách kế toán.
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với đơn đặt hàng và giấy gửi hàng từ nhà cung cấp. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho. Bản sao của phiếu nhập kho được chuyển đến các bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) để làm cơ sở ghi chép và phản ánh sổ sách kế toán theo đúng quy định.
1.2.4.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Việc ghi nhận các khoản nợ người bán cần được thực hiện chính xác và nhanh chóng. Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán công nợ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn mua hàng. Sau đó, tiến hành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá...) trên Hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho.
1.2.4.4. Thanh toán cho nhà cung cấp
Tùy theo điều khoản quy định trong hợp đồng mà có các phương thức thanh toán khác nhau. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho nhà cung cấp được thanh toán, một bản sao được lưu lại.
Người ký duyệt chứng từ thanh toán phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng phiếu yêu cầu thanh toán. Các chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đóng dấu “đã thanh toán” để tránh thanh toán trùng lập hoặc được sử dung lại. Giấy báo nợ ngân hàng hay Phiếu chi là những chứng từ dùng làm cơ sở để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán.