tới kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán tại doanh nghiệp
Vận tải hàng không là sự dịch chuyển của người và hàng hóa giữa nhiều địa điểm, do đó phạm vi hoạt động của doanh nghiệp vận tải hàng không trải rộng không chỉ tại nhiều tỉnh, thành phố trong phạm vi quốc gia mà giữa nhiều quốc gia, vùng lãnh thổ với nhau. Hiện nay, Vietjet Air đang khai thác 139 đường bay bao gồm 44 đường bay nội địa và 95 đường bay quốc tế với 433 đại lý bán vé tại Việt Nam, nhiều đại lý bán vé tại Đài Loan, Hồng Kông, Thái Lan, Nhật Bản, Hàn Quốc… Chính đặc thù này đã tạo nên sự khác biệt về cơ cấu tổ chức quy mô lớn, yêu cầu trình độ nhân viên cần am hiểu thông lệ quốc tế và có trình độ ngoại ngữ nhất định. Các hoạt động kiểm soát cần tăng cường đặc biệt là kiểm soát luân chuyển chứng từ và ghi chép sổ sách để bảo đảm tính tin cậy của báo cáo, kiểm soát việc xử lý thông tin và itếp cận ứng dụng để tránh các sai sót, gian lận của nhân viên khi sử dụng công nghệ thông tin. Thông tin và truyền thông tại Vietjtet cũng cần được truyền đạt chính xác, kịp thời giữa các bộ phận để việc quyết định của cấp quản lý đúng đắn, nhân viên hiểu rõ công việc của mình.
Đặc điểm về vốn
Nguồn vốn thể hiện nguồn gốc của tiền dùng để đầu tư tài sản của doanh nghiệp. Đặc điểm của nguồn vốn thể hiện qua quy mô vốn, nguồn gốc vốn, quan hệ pháp lý về vốn, hình thức sở hữu vốn…
Do đặc thù cung cấp dịch vụ vận chuyển gắn với phương tiện tàu bay, một trong những loại tài sản có giá trị lớn nhất hiện nay nên các doanh nghiệp vận tải hàng không thường có quy mô vốn lớn để đảm bảo nguồn vốn tài trợ hoạt động mua sắm, thuê tàu bay.
Ngoài ra, theo quy định tại khoản 5, Điều 1, Nghị định 89/2019/NĐ- CP ngày 15 tháng 11 năm 2019 của Chính phủ, để hoạt động trong ngành hàng không:
“Điều 8. Điều kiện về vốn
1. Mức vốn tối thiểu (bao gồm vốn chủ sở hữu và vốn vay) để thành lập và duy trì doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển hàng không:
3. Doanh nghiệp kinh doanh vận tải hàng không có vốn đầu tư nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện:
a) Nhà đầu tư nước ngoài chiếm không quá 34% vốn điều lệ;
b) Phải có ít nhất một cá nhân Việt Nam hoặc một pháp nhân Việt Nam giữ phần vốn điều lệ lớn nhất;
c) Trường hợp pháp nhân Việt Nam có vốn đầu tư nước ngoài góp vốn thì phần vốn góp nước ngoài chiếm không quá 49% vốn điều lệ của pháp nhân.”
Theo báo cáo tài chính năm 2019 đã kiểm toán của Vietjet Air, tổng nguồn vốn của Doanh nghiệp là 48.859 tỷ đồng trong đó nợ phải trả là 33.956 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu là 14.903 tỷ đồng. Vietjet Air là một trong những công ty đại chúng có quy mô vốn lớn nhất trên thị trường chứng khoán Việt Nam. Vốn của các cổ đông nước ngoài chiếm 19,54% cơ cấu vốn của Vietjet Air còn lại là vốn của các tổ chức, cá nhân trong nước; Vietjet Air không có vốn đầu tư của nhà nước. Trong cơ cấu nợ phải trả của Vietjet Air, hầu hết các khoản vay có giá trị lớn đều được thực hiện bằng USD từ các ngân hàng nước ngoài (2.555 tỷ đồng vay dài hạn), Ngân hàng TMCP Quân đội (573 tỷ đồng vay dài hạn) và Ngân hàng TMCP phát triển thành phố Hồ Chí Minh (1.367 tỷ đồng vay ngắn hạn).
- Việc quy mô vốn lớn, vốn vay nhiều, thanh toán bằng đồng ngoại tệ, đồng thời việc bị giới hạn tỷ lệ của nhà đầu tư nước ngoài, dẫn đến các Vietjet Air cần đặc biệt lưu ý các chính sách huy động vốn từ các nhà đầu tư trong nước thông qua thị trường trái phiếu và cổ phiếu cũng như nguồn vay từ các ngân hàng thương mại. Kéo theo đó là áp lực chi phí vốn vay, trả lãi trái phiếu cũng như là yêu cầu minh bạch, công khai hóa tài chính từ các nhà đầu tư, chủ nợ và cơ quan chức năng.
Vì vậy, Vietjet Air cần xây dựng và thực hiện các chính sách đánh giá rủi ro, cảnh báo sớm và có biệ pháp ứng phó thích hợp đặc biệt là các rủi ro tài chính hướng tới mục tiêu sử dụng vốn hiệu quả, phát triển bền vững của
doanh nghiệp, đồng thời, cần thiết lập các kiểm soát tính tin cậy của báo cáo trong đó có báo cáo về tiếp nhận, sử dụng vốn để người quản lý đưa ra các quyết định sử dụng vốn đúng đắn và tạo dựng niềm tin cho các chủ nợ và các nhà đầu tư.
- Sự vận động của vốn trong doanh nghiệp không độc lập mà gắn với các tài sản mà nguồn vốn chuyển đổi thành thông qua quy trình mua hàng – thanh toán, hoạt động đầu tư, xây dựng. Theo đó, đối với quy trình mua hàng và thanh toán, để kiểm soát việc sử dụng vốn đúng mục đích, hợp lý và hiệu quả, trước hết cần xây dựng kế hoạch kinh doanh xác định nguồn tiền dùng để thực hiện các nghiệp vụ là từ nguồn kinh phí thường xuyên, nguồn kinh phí đầu tư hay nguồn kinh phí sửa chữa, quy mô của từng nguồn kinh phí…Đồng thời trong kế hoạch cũng cần xác định nguồn gốc của các kinh phí này là từ lợi nhuận sau thuế chưa phân phối được sử dụng để tái đầu tư, vốn góp bổ sung, vốn vay hay thực hiện chính sách mua chịu…Trên cơ sở kế hoạch đề ra, cần thực hiện chính sách mua hàng theo đúng thẩm quyền phê duyệt, đúng các nội dung dự toán trong kế hoạch đồng thời tuân thủ thực hiện nguyên tắc phân công phân nhiệm trong các bước thực hiện nghiệp vụ: phê chuẩn – thực hiện – bảo quản – ghi chép về mua hàng – thanh toán.
Đặc điểm tài sản cố định
Do tài sản lớn nhất của các doanh nghiệp vận tải hàng không là tàu bay một trong những động sản có giá trị lớn nhất hiện nay nên mua sắm tài sản tàu bay là một trong những hoạt động có tính trọng yếu cần được kiểm soát chặt chẽ tại doanh nghiệp vận tải hàng không.
Tính đến cuối năm 2019, Vietjet Air có 78 máy bay với độ tuổi trung bình 2,82 tuổi – thuộc top các hãng hàng không có độ tuổi máy bay trẻ nhất thế giới. Để phục vụ nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh, Vietjet Air có ký kết thỏa thuận mua 20 máy bay thế hệ mới của Airbus, việc giao hàng sẽ bắt đầu thực hiện từ năm 2023.
Về nhà cung cấp, trên thế giới chỉ có 2 hãng sản xuất máy bay lớn nhất là Boeing và Airbus. Theo đó, việc mua máy bay là việc thỏa thuận trực tiếp với nhà sản xuất, không qua các thủ tục đấu thầu hoặc báo giá. Thực tế, 100% tàu bay của Vietjet Air được mua của hãng Airbus do kích cỡ máy bay phù hợp với mục tiêu vận chuyển các tuyến nội địa với tần suất dày và các quốc gia lân cận, cũng như chính sách hỗ trợ của Airbus trong chiến lược hợp tác đào tạo tại Học viện Hàng không Vietjet.
Về chất lượng máy bay, việc sản xuất máy bay là một trong những công nghệ tiên tiến, phức tạp nhất thế giới, trải qua quá trình thử nghiệm nghiêm ngặt nên các rủi ro thiết kế máy bay thường ít xảy ra.
Rủi ro lớn nhất trong việc mua máy bay là việc thu xếp vốn để thanh toán tiền mua máy bay đúng hạn, đúng số tiền và giảm thiểu rủi ro về tỷ giá. Đồng thời việc thanh toán tiền mua máy bay có thể chia thành nhiều kỳ, vì vậy việc ghi chép cần chú ý đến theo dõi công nợ và thanh toán theo nhà cung cấp.
Mặt khác, do máy bay là động sản dân dụng có giá trị lớn nhất hiện nay nên hoạt động hoạt động kiểm soát vật chất đặc biệt được chú trọng với các quy định, thủ tục chi tiết, nghiêm ngặt về sử dụng, bảo dưỡng máy bay nhằm bảo đảm việc sử dụng đúng đắn, hạn chế đối tượng tiếp xúc với máy bay và việc bảo trì liên tục, sửa chữa định kỳ được diễn ra phù hợp, hướng
tới mục tiêu cuối cùng là bảo vệ sự đầy đủ về vật chất, chức năng hoạt động, độ an toàn của tàu bay.
Việc tồn tại nhiều hình thức sở hữu, thuê tài sản và quyền trách nhiệm của bên thuê, bên đi thuê với tài sản mang tính đặc thù, thông lệ của ngành vận tải hàng không, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến yêu cầu về năng lực của nhân viên, chính sách đào tạo, tuyển dụng cũng như cơ cấu tổ chức cần chuyên môn hóa cao để đảm bảo các nhân viên. Nhân viên kế toán có đủ trình độ chuyên môn và mức độ am hiểu về đặc thù nghiệp vụ để hoàn thành trách nhiệm công việc được giao. Mặt khác, thông tin kế toán cần hoạt động hiệu quả trong việc lập, luân chuyển chứng từ, đồng thời việc hoạt động kiểm soát chứng từ phải được thực hiện cẩn trọng để phản ánh tính đầy đủ và phân loại chính xác các nghiệp vụ.
Mặt khác, để sử dụng vốn và tài sản có quy mô giá trị lớn một cách hiệu quả, các doanh nghiệp hàng không đặc biệt chú trọng việc xây dựng chiến lược kinh doanh, hệ thống nhận diện, đánh giá rủi ro phản ứng tương thích với sự thay đổi của các yếu tố bên ngoài để quyết định các hành động thích hợp như thay đổi cơ cấu máy bay sở hữu và đi thuê, bán bớt máy bay hoặc ký thêm hợp đồng thuê, đặt mua máy bay hoặc đàm phán thay đổi thời hạn thuê phù hợp…
Đặc điểm hàng hóa, dịch vụ đầu vào của doanh nghiệp
Chi phí của doanh nghiệp hàng không chia làm 2 loại là chi phí đầu tư (CAPEX) nhằm duy trì và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng không như mua, thuê tài chính máy bay, mua các động cơ, thiết bị, chi phí sửa chữa lớn… và chi phí hoạt động (OPEX) là các chi phí hàng ngày của doanh nghiệp. Trong OPEX chi phí lớn nhất là chi phí nhiên liệu xăng dầu, chi phí lao động, chi phí sửa chữa và chi phí mua sắm công, mua hàng hóa bán trên máy bay (hot meal). Trong đó các chi phí như chi phí nhiên liệu máy bay và chi phí hot meal thường ký kết các hợp đồng khung (Terms Contract) với một vài nhà cung cấp nhất định và nguyên tắc xác định giá từ
trước hoặc giá cố định, các thay đổi về giá cần được nhà cung cấp thông báo tới doanh nghiệp hàng không.
* Về nhiên liệu bay:
Đối tác trong nước cung cấp nhiên liệu bay cho Vietjet Air là Công ty cổ phần nhiên liệu bay Petrolimex - Công ty con của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Petrolimex (chiếm khoảng 50% số nhiên liệu bay của Vietjet Air).
Về giá cả, xăng dầu là mặt hàng có giá cả thay đổi liên tục, biến động hàng ngày trong khi đó chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn khoảng 40% tổng chi phí hoạt động thường xuyên của Vietjet Air. Do đó, biến động tăng về giá xăng nhiên liệu Jet A1 sẽ có tác động trọng yếu đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Vietjet Air.
Ngoài ra, việc cung cấp nhiên liệu được thực hiện tại các sân bay trực tiếp đưa nhiên liệu vào máy bay, theo đó việc nhận hàng và sử dụng nhiên liệu diễn ra ngay.
Theo đó, đặt ra yêu cầu xây dựng quy trình và biện pháp quản trị các rủi ro có yếu tố thời gian như biến động của giá xăng dầu. Đồng thời, cần thiết lập quy trình nhận nhiên liệu với sự tham gia của từ 2 người trở lên (người phụ trách tiếp nhận và người sử dụng tại máy bay) cũng như quy trình luân chuyển chứng từ, kiểm soát lưu trữ thông tin để ghi nhận đầy đủ các giao dịch gồm lượng và giá trị do hoạt động thanh toán với các nhà cung cấp chiến lược có thể không diễn ra đồng thời với từng lần phát sinh mà theo kỳ nhất định.
* Về hàng hóa cung cấp trên máy bay:
Trong các mặt hàng cung cấp trên máy bay như quà lưu niệm, đồ ăn uống thì đồ ăn, đồ uống là mặt hàng có thời hạn sử dụng. Vì vậy, việc thực hiện ghi chép về các hàng hóa này cần được cập nhật đầy đủ thông tin về thời hạn sử dụng của từng lô hàng hóa.
Đối với hàng hóa bán trên máy bay có thời hạn sử dụng trong ngày (hot meal) cần có quy trình nhận hàng và theo dõi ghi chép riêng do hàng có thể qua kho Inflight hoặc không qua kho, hàng hư hỏng cần tiêu hủy…
* Về dịch vụ tại sân bay:
thuộc vào bên thứ ba cung cấp các dịch vụ đầu vào tại sân bay. Giới hạn về khả năng của bên thứ ba sẽ ảnh hưởng tới khả năng hoạt động và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và các chính sách kiểm soát của Doanh nghiệp cần giảm thiểu cả khả năng tác động của rủi ro bên thứ ba đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
- Máy bay chỉ có thể cất cánh, hạ cánh tại các đường băng của các sân bay, theo một lộ trình cố định, tuân thủ các quy định về kiểm soát vùng trời và hướng dẫn của các trạm kiểm soát không lưu nên nhiều doanh nghiệp hàng không buộc phải cùng chia sẻ dịch vụ không lưu, đường băng, sảnh chờ, cửa làm thủ tục lên máy bay tại các sân bay, việc mở rộng hoạt động kinh doanh sẽ bị giới hạn bởi công suất thiết kế của các sân bay. Hệ thống sân bay tại Việt Nam đang rơi vào tình trạng quá tải, đặc biệt sân bay Tân Sơn Nhất và Nội Bài luôn hoạt động trên 100% công suất, trong khi đó việc nâng cấp các sân bay hoặc xây dựng sân bay mới sẽ không thể thực hiện ngay lập tức và thường phụ thuộc vào quy hoạch cảng hàng không của Chính phủ và nguồn vốn nhà nước để thực hiện xây dựng cơ sở hạ tầng.
- Các dịch vụ mặt đất như cửa ra tàu bay, xe đưa đón hành khách lên máy bay, nhà xưởng để sửa chữa, hệ thống kho chứa xăng máy bay…đều do bên thứ ba quản lý sân bay cung cấp. Việc chậm trễ, ùn tắc giữa các hãng hàng không có thể xảy ra tại các sân bay đông đúc, nhiều tuyến, nhiều hãng hàng không cùng khai thác.
Để giảm thiểu tác động của bên thứ ba đến sản xuất kinh doanh, Vietjet Air cần thiết lập hệ thống kiểm soát rủi ro hiệu quả, xây dựng chiến lược kinh doanh, phân bổ chuyến bay hợp lý, ký kết hợp đồng với bên thứ ba với các điều khoản trách nhiệm rõ ràng, đồng thời đa dạng hóa đơn vị cung cấp cung cấp đầu vào và mở rộng mạng lưới đại lý, đẩy mạnh bán vé online…
Chiến lược phát triển kinh doanh
Trên thế giới hiện nay có hai xu hướng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp hàng không:
- Các hãng hàng không truyền thống là các hãng hàng không đã bao gồm tất cả các dịch vụ chuyến bay của hành khách trong giá vé như hành lý ký gửi, lựa chọn chỗ ngồi, các bữa ăn trên chuyến bay. Đây thường là các hãng hàng không có lịch sử lâu đời, có thể là các hãng hàng không quốc gia (doanh nghiệp có vốn nhà nước), tập trung vào chất lượng và cung cấp đầy đủ các dịch vụ tiện ích cho khách hàng. Vì vậy, giá vé máy bay cũng thường ở mức cao.
- Các hãng hàng không giá rẻ được hình thành dựa trên nhu cầu cắt giảm tối thiểu các dịch vụ không cần thiết của hành khách trên chuyến bay (hành lý ký gửi hoặc các bữa ăn trên chuyến), từ đó giảm chi phí trên tổng giá vé. Đây là mô hình hãng hàng không xuất hiện muộn hơn nhằm tới các đối tượng khách hàng mới thường sử dụng dịch vụ tàu, xe trước đó. Đối với các hãng hàng không giá rẻ, việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh được đặt lên hàng đầu, doanh nghiệp thường tập trung vào việc cung