CTCP HÀNG KHÔNG VIETJET
2.4.1. Môi trường kiểm soát
2.4.1.1. Những mặt đạt được
Công ty đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực đạo đức tại nội quy lao động, quy chế nhân viên…bao gồm cả việc ban hành các quy định xử phạt đối với các hành vi vi phạm các chuẩn mực này. Đồng thời, đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực này tới toàn thể nhân viên tại Hợp đồng lao động, tại các buổi đào tạo và xây dựng làm việc nhóm.
Lãnh đạo tại Vietjet Air luôn ý thức về tầm quan trọng của KSNB, đề cao tính trung thực của các báo cáo, tuân thủ quy định pháp luật.
Lực lượng lao động có trình độ chuyên môn và kỹ năng cao.
Công ty đã xây dựng và triển khai chính sách tuyển dụng, đào tạo, tiền lương chi tiết, hợp lý được quy định bằng văn bản, hệ thống theo dõi đánh giá
nhân viên công bằng, hiệu quả, lương thưởng được trả theo hiệu quả công việc thông qua đánh giá KPI định kỳ 6 tháng/lần.
Cơ cấu tổ chức tại Vietjet Air khá chặt chẽ, hợp lý đảm bảo có sự chuyên môn hóa cao tuy nhiên vẫn bảo đảm điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp và kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau.
Công ty đã sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu chuyên môn, kỹ năng của từng vị trí.
Các chính sách, quy trình, thủ tục bao chùm được tất cả các hoạt động của Công ty và được ban hành dưới dạng văn bản cụ thể.
HĐQT và Ban Kiểm soát của Công ty có quyền hạn, trách nhiệm quy định rõ ràng tại điều lệ, hoạt động độc lập với BTGĐ.
Công ty đã thành lập Ban kiểm toán và kiểm soát nội bộ, ban hành quy trình kiểm toán, phù hợp với những chuẩn mực kiểm toán của Việt Nam và quốc tế.
2.4.1.2. Những mặt hạn chế
Công ty chưa có chính sách luân chuyển nhân sự, đặc biệt là tại các vị trí kế toán tiền và giám sát tài chính có khả năng xảy ra rủi ro gian lận, thông đồng.
Hiện nay, Công ty chưa ban hành quy tắc đạo đức liên quan việc nhận quà cáp và các lợi ích khác từ các nhà cung cấp, đối tác.
Công ty đối mặt với việc thiếu hụt nhân sự chuyên môn cao do việc mở rộng thị trường và phát triển nhanh chóng của Công ty.
2.4.2. Đánh giá rủi ro
2.4.2.1. Những mặt đạt được
Công ty có bộ phận riêng để đánh giá rủi ro. Công ty đã thiết lập quy trình, cơ chế nhận diện và đánh giá ảnh hưởng của các rủi ro đến các hoạt động mua hàng và thanh toán. Nhà quản lý nghiên cứu rủi ro phát sinh từ
những nhân tố bên trong công ty thông qua quá trình giải quyết các nghiệp vụ và các nhân tố bên ngoài thông qua sự tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp, ngân hàng và kiểm toán viên độc lập. Sau khi đã nhận dạng được rủi ro, bộ phận quản trị rủi ro sẽ phân tích và đánh giá rủi ro.
2.4.2.2 Những mặt hạn chế
Công ty chưa xây dựng một cơ chế thích hợp và chặt chẽ nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố nội bộ liên quan đến việc thay đổi nguồn nhân lực, biến động nhân sự chủ chốt trong bộ phận mua hàng và ảnh hưởng của rủi ro mua hàng – thanh toán tới các hoạt động khác của doanh nghiệp.
2.4.3. Hoạt động kiểm soát
Công ty đã ban hành được quy trình mua hàng và quy trình quản lý phân hệ mua hàng trên hệ thống phần mềm Sun, đã cơ bản thực hiện được các kiểm soát bảo đảm mục tiêu của doanh nghiệp từ phê chuẩn, kiểm soát mục tiêu, soát xét thực hiện và báo cáo bất thường, kiểm soát ứng dụng công nghệ thông tin, định dạng trước, phân công phân nhiệm, kiểm soát chứng từ, sổ sách, đối chiếu, kiểm tra độc lập và kiểm soát vật chất. Nhận xét chi tiết đối với các thủ tục kiểm soát tại quy trình mua hàng – thanh toán của Công ty như sau:
Hoạt động mua hàng:
Mục tiêu kiểm
soát
Thủ tục kiểm soát hiện tại
Nhận xét
Ưu điểm Tồn tại
Tính có
thật - PO được lập dựa vàothông tin
trên PR.
- Danh sách tồn kho hằng ngày
được HIP gửi cho PS để đánh
giá tình hình Tồn kho thực
tế để
để kiểm tra lượng tồn kho của
hàng được yêu cầu khi nhận
phiếu PR.
- Thủ kho khi nhận hàng đối chiếu số lượng thực nhận với
bảng theo dõi PR & PO. - Kế toán công nợ kiểm tra tính
hợp pháp của chứng từ và đối
chiếu các thông tin trên Hóa
đơn mua hàng, GRNs, PO, Bảng theo dõi PR & PO… trước
khi ghi sổ kế toán.
- Đảm bảo đơn vị nhận đúng loại hàng đã đặt, số lượng và chất lượng yêu cầu. - Có sự kiểm tra đối chiếu cẩn thận các chứng từ trước khi nhập liệu để phản ánh nghiệp vụ phát sinh. - Có thể đặt sai mã hàng làm tăng chi phí và tốn thời gian đặt lại. - Thời gian hàng đến có thể bị tính toán không hợp lý, do ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên hoặc yếu tố chủ quan từ nhà cung cấp mà không dự đoán trước được. - Khi nhận hàng tại kho chỉ có một bộ phận tham gia nhận hàng là thủ
kho, dễ dẫn đến sai sót.
Sự phê duyệt
- Khi gửi PO cho nhà cung cấp
bằng mail thì có gửi kèm cc cho
giám đốc biết để giám đốc theo
dõi.
- Hợp đồng được ký kết giữa
hai bên theo quy định
chuẩn và
có chữ ký, con dấu và tên người
đại diện đầy đủ.
- Giấy đề xuất mua đồ dùng văn
phòng hay thiết bị là có sự chấp
thuận của giám đốc, hoặc HĐQT.
- Có sự phân công phân nhiệm rõ ràng.
- Nhà quản lý kiểm tra và phê chuẩn các chứng từ đầy đủ theo quyền hạn của mình. - Chỉ những hợp đồng lớn mới cần sự giám sát của Trưởng phòng đầu tư mua sắm.
Tính đầy đủ
- Hóa đơn được sắp xếp
theo số
thứ tự của GRNs và nhập liệu
vào máy theo trình tự này. - Các GRNs do thủ kho lập được đánh số thứ tự và được
đính kèm với Hóa đơn tương
ứng.
- Khi có phát sinh nghiệp vụ mua hàng thì toàn bộ bộ chứng
từ được chuyển đến phòng kế
toán để đối chiếu, kiểm tra và
ghi sổ.
- Tất cả các hợp đồng mua bán
hàng hóa sau khi chính thức
được ký duyệt đều được scan
lại vào trong khu dữ liệu chung mà phòng tài chính và phòng Pháp lý có thể truy cập vào khi cần. - Không bỏ sót hay trùng lắp nghiệp vụ - Chứng từ được xếp hợp lý theo đúng số thứ tự - Chứng từ được lưu lại cần thiết cho quá trình kiểm tra sau này
Đánh giá
- Tất cả các khoản chi phí được
phép tính vào giá gốc của hàng
mua đều được theo dõi đầy đủ,
và được phòng kinh doanh lập
phiếu tính giá thành vật tư thực
tế.
- Các chi phí không được tính
vào giá gốc của hàng mua vào
thì sẽ được kế toán công nợ theo dõi riêng.
- Kế toán kho sẽ kiểm tra tính
hợp pháp của chứng từ làm cơ
sở để tính giá gốc của hàng mua vào trước khi nhập liệu
vào máy tính.
-Hằng quý trưởng phòng kiểm
soát nội bộ tiến hành thực hiện kiểm tra một cách
ngẫu nhiên
trong các phiếu PO nhằm đảm
bảo giá mua hàng hợp lý.
- Các số liệu được đối chiếu cẩn thận, kịp
thời sửa chữa và hạn chế sai sót. - Đảm bảo giá trị hàng mua được đo lường
trên cơ sở giá gốc theo đúng chuẩn mực kế toán. - Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để nhận những Bảng báo giá có
đơn giá cao. - Nhân viên thông đồng với nhà cung cấp dịch vụ để tạo những Hóa đơn giả hoặc những Hóa đơn có giá trị cao so với thực tế. - Nhập liệu sai hoặc quá trình tính
toán khiến giá bị
lênh lệch so với kế toán tổng hợp.
Sự phân loại
- Sau khi nhập liệu vào phần
mềm, kế toán kho sẽ in ra phiếu
hạch toán có định khoản, đính
kèm với hóa đơn là bằng chứng
nghiệp vụ đã được ghi nhận và
lưu lại.
- Giám đốc tài chính sẽ
kiểm tra
lại các định khoản trên phiếu
hạch toán cùng với các hóa đơn
và chứng từ tương ứng. - Danh sách nhà cung cấp được
phép giao dịch được xem
xét và
cập nhật bởi trưởng phòng đầu
tư mua sắm, kiểm soát nội bộ
và giám đốc tài chính hằng năm.
- Mở tài khoản chi tiết để theo
dõi từng nhà cung cấp cụ thể.
- Sơ đồ tài khoản đầy đủ.
- Các nghiệp vụ mua hàng được ghi đúng
tài khoản.
-Phân loại đánh giá nhà cung cấp làm cơ sở cho những hợp đồng sau. - Nhập liệu sai tài khoản. - Giám đốc tài chính giao quyền khai báo các thông
tin liên quan đến nhà cung cấp cho các kế toán viên, điều đó có thể tạo ra những mã nhà cung cấp không có thực. Đúng
hạn - Các chứng từ được chuyểnđến phòng tài chính kế toán đúng hạn để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ được chuyển đúng hạn, kịp thời làm cơ sở đối chiếu, ghi nhận và thanh toán.
- GRNs được thủ
tho chuyển lên kế
toán kho nhập số
liệu trước khi có các chứng từ liên quan khác từ phòng kinh doanh và kế hoạch chuyển
sang để làm cơ sở đối chiếu Ghi nhận và tổng hợp - Kế toán máy phần mềm SunSystem. - Kế toán kho hàng kỳ lập bảng
kê phiếu nhập và đối chiếu với
các nghiệp vụ ghi nhận trong
kỳ, cũng như đối chiếu giữa số
liệu chi tiết và tổng hợp.
Đảm bảo kết xuất đầy đủ các báo cáo đúng theo luật định. Khi có sự cố máy tính bị hư hay phần mềm ứng dụng còn thiếu sót phát sinh lỗi.
Hoạt động thanh toán
Mục tiêu kiểm
soát
Thủ tục kiểm soát hiện tại
Nhận xét
Ưu điểm Tồn tại
Tính có thật
- Sau khi đã thanh toán, nhân
viên kế toán công nợ thực hiện
đóng dấu “PAID” lên hóa đơn.
- Giám đốc tài chính
không ký
khống trước trên các
chứng từ
chi và kiểm tra chứng từ kỹ
lưỡng trước khi phê duyệt - Ủy nhiệm chi tham chiếu được
đến Hóa đơn mua hàng
và các chứng từ có liên quan tương ứng. - Đảm bảo thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng số tiền và đúng thời hạn quy định
- Hóa đơn chưa được đóng dấu “đã thanh toán” có thể bị thanh toán trùng
Sự phê duyệt
- Phiếu đặt mua hàng hóa dịch
vụ có sự xem xét kỹ lưỡng bởi
trưởng phòng đầu tư mua sắm,
sau đó được trình lên
giám đốc
tài chính và giám đốc điều hành
phê chuẩn.
- Phiếu yêu cầu thanh
toán có
sự xét duyệt của trưởng bộ
phận, Giám đốc.
- Ủy nhiệm chi có sự kiểm tra,
xét duyệt của Giám đốc tài
chính, Giám đốc điều
hành có
ký tên, đóng dấu.
- Chứng từ, hóa đơn được các cấp có thẩm quyền kiểm tra và phê chuẩn đầy
đủ theo
đúng quyền hạn của mình.
Tính đầy đủ
- Ủy nhiệm chi được đánh số thứ tự và nghiệp vụ chi tiền được phản ánh theo số thứ tự này.
- Cuối kỳ, khoản chi tiền gửi
ngân hàng trên sổ chi tiết của
ngân hàng được đối chiếu với
các khoản chi trên sổ chi tiết
tiền gửi ngân hàng của
đơn vị.
- Các Ủy nhiệm chi có dấu xác
nhận và chữ ký của của người
có thẩm quyền tại ngân hàng
đầy đủ, và một liên được
gửi lại
công ty làm cơ sở đối
chiếu so sánh và lưu trữ. - Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ chi tiền trong kỳ. - Thanh toán đầy đủ số tiền đơn vị nợ nhà cung cấp theo đúng thời hạn quy định. Đánh
giá - Tính toán đúng đắn cáckhoản chiết khấu thanh toán, nếu
thanh toán sớm hay đúng thời
hạn.
-Tất cả các phiếu đề nghị thanh
toán được điền thông tin
tỷ lệ
phần trăm đã thanh toán trước
đó bởi nhân viên mua hàng
nhằm tránh thanh toán trùng.
- So sánh đối chiếu số tiền
-Số tiền cần thanh toán cho
nhà cung cấp được tính toán cẩn thận và chính xác. - Nhân viên mua hàng thông đồng với người bán để hưởng các khoản hoa hồng gây thiệt hại cho công ty.
của
khoản chi với sổ phụ ở ngân
hàng.
Sự phân
loại
- Mở các tài khoản chi tiết theo
dõi riêng liên quan đến từng
ngân hàng, trong đó chi
tiết theo
tiền VND, USD hay THB… - Khi ký duyệt chứng từ chi,
Giám đốc tài chính kiểm tra
định khoản trên chứng từ. - Theo dõi thanh toán cho từng
đối tượng nhà cung cấp.
- Sơ đồ tài khoản đầy đủ. - Các khoản chi tiền được phản ánh đúng tài khoản, đúng số tiền. - Số hiệu tài khoản,
giá trị hóa đơn có
thể bị nhập sai. - Nhân viên tự tính
toán tỷ giá khi thanh toán các hợp đồng bằng ngoại tệ dẫn đến chênh lệnh số tiền thực thanh toán. Đúng hạn
- Nhân viên kế toán công nợ,
trưởng nhóm công nợ,
giám đốc
tài chính theo dõi các Hóa đơn mua hàng đầy đủ, để thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn. - Hạn chế các khoản Nợ quá hạn với nhà cung cấp. - Có thể chậm trễ
thanh toán cho nhà cung cấp khi nhân viên kế toán không kịp thời kiểm tra ghi nhận nghiệp vụ hoặc trình cho cấp trên xem xét phê duyệt.
Ghi nhận và tổng hợp - Kế toán máy phần mềm SunSystem. - Kế toán kho hàng kỳ lập bảng kê phiếu nhập và
đối chiếu với
các nghiệp vụ ghi nhận trong
kỳ, cũng như đối chiếu
giữa số
liệu chi tiết và tổng hợp.
Đảm bảo kết xuất đầy đủ các báo cáo đúng theo luật định. Khi có sự cố máy tính bị hư hay phần mềm ứng dụng còn thiếu sót phát sinh lỗi.
2.4.4. Thông tin và truyền thông
2.4.4.1. Những mặt đạt được
Các thông tin về mua hàng, tồn trữ và thanh toán luôn được truyền kịp thời đến phòng tài chính kế toán để thực hiện xét duyệt và thanh toán đúng hạn.
Công ty thường xuyên thu thập thông tin và lấy ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng hóa từ phòng mua hàng, phòng quản lý chất lượng QA để đánh giá, tổng hợp và chọn ra những nhà cung cấp tiềm năng làm cơ sở và căn cứ cho việc chọn nhà cung cấp sau này.
Công ty cũng đã xây dựng những kênh thông tin về gian lận của nhân viên mua hàng, tồn trữ hàng trong kho bằng việc giám đốc điều hành định kỳ tiếp xúc với nhân viên và người quản lý về các thông tin mua hàng, tồn trữ và thanh toán.
Bộ phận kiểm soát nội bộ thường xuyên trao đổi, tham vấn cho nhà quản lý cấp cao về những vấn đề phát sinh trong quá trình giám sát hoạt động của công ty, nhằm tạo kênh thông tin hữu ích cho các quyết định của nhà quản lý.
2.4.4.2. Những mặt hạn chế
Chưa có một cơ chế cụ thể và hữu hiệu để thu thập thông tin về sự thay đổi thị trường, các đổi thủ cạnh tranh.
2.4.5.1. Những mặt đạt được
Bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty kiểm tra và giám sát việc tuân thủ các quy định trong quá trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán của nhân viên, đã có giám sát tài chính kế toán thực hiện kiểm tra độc lập, giám sát việc ghi chép nghiệp vụ.
2.4.5.2. Những mặt hạn chế
Ban Kiểm toán – Kiểm soát nội bộ thực hiện theo chỉ đạo trực tiếp từ BTGĐ là chưa hợp lý và toàn diện, đặc biệt với việc kiểm soát vốn, hiệu quả sử dụng vốn – là mối quan tâm của HĐQT hơn là BTGĐ.