thanh toán tại Công ty cổ phần hàng không Vietjet
3.3.2.1. Nghiệp vụ mua hàng
- Đối với việc yêu cầu hàng hóa: Để tránh tình trạng hàng mua không đúng thực tế, bộ phận mua hàng cần duyệt chi tiết kế hoạch mua hàng để làm gì? Mua nhà cung cấp nào? Khi nào mua? Tại sao mua? Số lượng bao nhiêu? Số tiền?...Nếu hàng mua ngoài kế hoạch thì cần nêu lý do vì sao mua hàng ngoài kế hoạch.
- Đối với hàng hóa mua về không đúng quy cách, chât lượng như yêu cầu: Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp và được đào tạo chuyên môn sâu để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Nhân viên nhận hàng cần phối hợp với bộ phận kiểm tra chất lượng độc lập để hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được.
trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài; để tránh tình trạng gian lận về khoản chiết khấu được hưởng, công ty nên yêu cầu một bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cấp và bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận là phù hợp và chính xác. Ngoài ra, cũng cần có một chính sách kỷ luật nghiêm và chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng hoặc cái khoản lợi ích cá nhân trái với đạo đức và quy định. Một cổng thông tin phản hồi về các khâu trong quá trình mua hàng của các phòng ban cũng cần được thiết lập để lấy ý kiến.
- Hiện tại, công ty chỉ ghi nhận hàng hóa khi đã thực nhận, mà không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi trên đường. Vì vậy để đảm bảo tuân thủ các quy định của Bộ tài chính, TK151 cần đươc sử dụng để theo dõi hàng đi trên đường:
Khi đó bút toán ghi:
Nợ TK 151xxxx - Hàng mua đang đi trên đường - TK con Nợ TK 133xxxx - Thuế GTGT – TK con (nếu có)
Có TK 331xxxx - Phải trả nhà cung cấp - Tên nhà cung cấp Khi hàng về kế toán thực hiện việc điều chỉnh:
Nợ Tk 152xxxx - Nguyên vật liệu - Tên tài TK (nếu có) Có TK 151xxxx - Hàng mua đang đi trên đường - TK con
3.3.2.2. Nghiệp vụ thanh toán
Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả
- Định kỳ, Kế toán nên kiểm tra số dư của TK 331 để phát hiện những nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ đó có kế hoạch cụ thể về việc trả nợ.
-Trong trường hợp nhà cung cấp phát hành hóa đơn ghi sai giá trị, số lượng hoặc phát hành 2 hóa đơn trùng nhau: Tất cả hóa đơn khi được nhận cần được đánh số thứ tự, giúp kiểm tra tính liên tục của hóa đơn; đóng dấu lên hóa đơn để ghi rõ số tham chiếu của Phiếu đặt mua hàng hóa dịch vụ và biên bản nhận hàng, mã tài khoản nếu phù hợp.
bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này sẽ đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng.
Hoàn thiện kiểm soát đối với việc chi tiền
- Đối với việc trả tiền không đúng hạn: Phải phê duyệt một cam kết trả tiền và theo dõi kế hoạch, tiến độ xét duyệt trả tiền. Định kỳ, báo cáo chi tiết công nợ phải trả.
-Để tránh gian lận và chi sai số tiền cần thanh toán với hàng mua: Trên Bảng báo giá của nhà cung cấp nên có xác nhận của nhà cung cấp để đảm bảo không có trường hợp nhân viên mua hàng làm bảng báo giá giả để thực hiện việc gian lận.
-Khi thanh toán bằng uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể xảy ra các rủi ro: Chữ ký được uỷ quyền, đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc hoá đơn được thanh toán trùng: Giám đốc tài chính và trưởng nhóm kế toán công nợ cần kiểm tra đối chiếu kỹ số liệu giữa bộ chứng từ của được cung cấp gồm Hóa đơn, Phiếu yêu cầu thanh toán, Phiếu đặt mua hàng hóa dịch vụ, Phiếu nhập kho,… với bộ chứng từ gốc có khớp với nhau không trước khi tiến hành duyệt chi. Đồng thời, cần có sự phê duyệt kiểm tra của ban giám đốc và ký duyệt để tránh trường hợp chữ ký bị làm giả.
-Trường hợp kế toán công nợ nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp nhưng không có đơn đặt hàng, phiếu nhập kho thì kế toán cần liên hệ với các phòng ban và bộ phận liên quan để xem các chứng từ có bị ách tắc hay khiếm khuyết không. Nếu các bộ phận liên quan xác nhận không có đơn đặt hàng này thì hóa đơn cần được chuyển ngay cho nhà cung cấp để xử lý. Sau đó kế toán công nợ cần theo dõi riêng cho số hóa đơn chờ xử lý này để đảm bảo rằng tất cả đều được theo dõi và xử lý phù hợp.