Công ty đã ban hành quy trình mua sắm FIN-05 và Quy trình quản lý phân hệ mua hàng và phân hệ kho trên hệ thống SUN FIN-01-11.
Quy trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần hàng không Vietjet:
Sơ đồ 2.2. Lưu đồ tài liệu hoạt động mua hàng tại Vietjet Air
Sơ đồ 2.3. Lưu đồ tài liệu hoạt động thanh toán qua ngân hàng của CTCP hàng không Vietjet
(Nguồn: Khối TCKT, Vietjet Air)
Sơ đồ 2.4. Lưu đồ hoạt động thanh toán bằng tiền mặt của CTCP hàng không Vietjet
Kiểm soát ứng dụng công nghệ thông tin
Hoạt động mua hàng thanh toán được thực hiện trên phân hệ mua hàng và phân hệ kho của hệ thống Sun system. Các phòng ban và cá nhân được cấp tên đăng nhập và mật khẩu trên hệ thống Sun system để thực hiện nhiệm vụ của mình. Người thực hiện được quyền chỉnh sửa các nội dung thuộc phạm vi nhiệm vụ của mình trước khi trình duyệt, người thực hiện nhiệm vụ khác trong quy trình mua hàng – thanh toán không chỉnh sửa được dữ liệu thuộc quyền truy cập của người khác. Lãnh đạo bộ phận và doanh nghiệp, giám sát viên có thể truy cập và kiểm soát dữ liệu của các cá nhân tham gia quy trình.
Phê chuẩn
Hội đồng quản trị Vietjet Air đã ban hành Quyết định số 47-18/VJC- HĐTV-NQ ngày 12/11/2018 phân cấp quyền phê duyệt mua sắm và phê duyệt thanh toán (Chi tiết tại Phụ lục đính kèm). Theo đó, việc phân cấp được xét theo nghiệp vụ mua Tài sản cố định, trang thiết bị (CAPEX); Cho thuê mua bán máy bay, sửa chữa lớn, chi phí xăng dầu; Chi hoạt động thông thường theo chức năng (OPEX); Chi phí mua hàng hóa bán trên máy bay; Chi cho đại lý hoa hồng và các mức giá trị của nghiệp vụ này. Thẩm quyền ký kết hợp đồng mua hàng hóa bán trên máy bay như sau:
Bảng 2.4. Thẩm quyền ký kết hợp đồng mua hàng hóa bán trên máy bay tại CTCP hàng không Vietjet
Nội dung Chi tiết
GĐ điều hành Phó TGĐ GĐ tài chính KTT/ KSTC/ Phó KSTC Trưởng/ Phó Đơn vị Chi phí mua hàng hóa bán trên máy
bay
Từ 0-10.000 USD x x Trên 10.000 USD (hoặc)
x x x
(Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
Mục tiêu và kế hoạch mua hàng của Vietjet Air được xây dựng cùng tổng thể mục tiêu và kế hoạch thực hiện vào tháng 10 năm trước năm kế hoạch. HĐQT phối hợp BTGĐ và BKS phê duyệt mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh năm tiếp theo.
Mục tiêu của Công ty được lượng hóa và giao cho các Bộ phận, phòng ban thực hiện, thực hiện kiểm soát các mục tiêu này. Mục tiêu của doanh nghiệp chia thành mục tiêu tài chính, mục tiêu hoạt động, mục tiêu tuân thủ. Trên cơ sở mục tiêu đã xác định, Vietjet Air xây dựng kế hoạch thực hiện.
Nội dung kế hoạch đối với hoạt động mua hàng- thanh toán bao gồm: - Nội dung hoạt động: Với hoạt động mua hàng-thanh toán xác định mua gì, số lượng, tiêu chuẩn đặc điểm kỹ thuật hàng hóa, cách thức mua (Vietjet Air quy định cần cung cấp tối thiểu 3 báo giá của 3 nhà cung cấp đối với giá trị mua hàng trên 20 triệu đồng), thời điểm mua, hình thức thanh toán (trả trước, trả ngay, trả định kỳ, công nợ).
- Ai thực hiện: Đối với quy trình mua hàng thanh toán là sự tham gia của Phòng đề xuất, Phòng mua hàng, Bộ phận kho, Bộ phận TCKT và các lãnh đạo phê duyệt.
- Nguồn tiền: Nguồn tiền thực hiện hoạt động từ chi phí hoạt động thường xuyên của các bộ phận, chi phí đầu tư, chi phí sửa chữa…
Soát xét thực hiện và báo cáo bất thường
Trên cơ sở kế hoạch đã phê duyệt, khi thực hiện hoạt động mua sắm cụ thể cần đối chiếu với ngân sách đã phê duyệt. Các hoạt động mua sắm ngoài ngân sách cần báo cáo Giám đốc điều hành phê duyệt trước khi thực hiện. Hàng tháng, bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán có báo cáo về kết quả thực hiện so với kế hoạch, phát hiện các bất thường và nguyên nhân để lãnh đạo Vietjet Air quyết định biện pháp xử lý.
Định dạng trước là việc thiết lập các mẫu chung thống nhất cho cùng một công việc, các dữ liệu yêu cầu bắt buộc để thực hiện các bước công việc tiếp theo.
* Mẫu biểu: Đối với quy trình mua hàng – thanh toán tại Vietjet Air, đều sử dụng mẫu chứng từ, hồ sơ chung trên hệ thống SUN:
- Chỉ có một mẫu nhập liệu chung cho tất cả các loại Phiếu yêu cầu mua hàng PR. Số chứng từ PR có định dạng PR/YY/nnnnnn, trong đó:
PR: là tiền tố cố định
YY: là 2 chữ số của năm, tự động thay đổi sau mỗi năm nnnnnn: số tăng dần tự động, được trả về số 1 sau mỗi năm - Có 2 loại Đơn đặt hàng PO:
PO hàng nội địa ( Local Stock / Non-stock) PO hàng nhập khẩu ( Impotr Stock)
Số chứng từ PO có định dạng PO/YY/nnnnnnn PO: là tiền tố cố định
YY: là 2 chữ số của năm
nnnnnn: số tăng dần tự động, được trả về số 1 sau mỗi năm.
* Định dạng mã nhà cung cấp và hàng hóa:
- Mã hàng cung cấp sẽ được truy xuất từ SUN, đối với các mặt hàng mới chưa có mã hàng, người dùng sẽ liên hệ kế toán để được tạo mã trên SUN và sau đó mới tạo PR.
- Mã nhà cung cấp được truy xuất từ SUN đối với thông tin của những Nhà cung cấp đã có giao dịch với Vietjet Air. Người đề xuất có thể tạo PR mà không cần chỉ định bất kỳ Nhà cung cấp nào.
* Các trường dữ liệu bắt buộc để thực hiện các bước tiếp theo
- Đối với các mặt hàng cần quản lý theo số seri, thủ kho phải nhập từng mặt hàng và số seri riêng biệt. Hệ thống sẽ chặn các bước tiếp theo nếu thủ kho bỏ qua việc nhập seri.
- Đối với các mặt hàng cần quản lý theo ngày hết, thủ kho phải nhập từng batch và từng ngày hết hạn riêng biệt. Hệ thống sẽ chặn các bước tiếp theo nếu thủ kho bỏ qua việc nhập ngày hết hạn.
- Trong tất cả trường hợp, chỉ khi Phiếu nhập kho (Good Receipt Note - GRN’) ở trạng thái « Xác nhận», các bước khác mới được triền khai tiếp trên
hệ thống.
Phân công phân nhiệm và kiểm soát chứng từ, sổ sách * Phê chuẩn và thực hiện mua hàng
Khi có nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ người yêu cầu mua hàng phải điền thông tin về hàng hóa vào phiếu yêu cầu mua hàng (PR-Purchase Request – Tại Phụ lục 1) và gửi cho nhân viên mua hàng. PR được lập bắt buộc mô tả chi tiết chất lượng, kích thước, hình dáng cụ thể của hàng hóa, dịch vụ cần được cung cấp, và người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra lại chất lương hàng hóa dịch vụ này khi được bàn giao hàng hóa, dịch vụ mua sắm.
PR khi lập cần cung cấp ít nhất là 3 báo giá của 3 nhà cung cấp đối với giá trị mua hàng trên 20 triệu đồng, sau khi PR được duyệt sẽ có một nhà cung cấp được chọn đảm bảo cung cấp đúng các yêu cầu về số lượng, quy cách, chất lượng của hàng hóa và giá cả hợp lý nhất của hàng hóa/ dịch vụ cần cung cấp. Hằng ngày danh sách tồn kho (được lập bởi Trưởng nhóm thủ kho) phải được gửi đến cho phòng mua hàng để có thể kiểm tra được lượng hàng tồn đối với mặt hàng được yêu cầu mua khi nhận thông tin trong phiếu yêu cầu mua hàng.
Nhân viên mua hàng: Đảm nhận việc nhận các đơn đặt hàng từ người yêu cầu mua hàng, kiểm tra thông tin trên PR, chịu trách nhiệm tìm giá, tập hợp bảng báo giá và gửi lên trưởng phòng đầu tư mua sắm. Hạn mức duyệt PR được cập nhật trên phần mềm SUN theo chính sách hiện hành của Công ty. Sau khi được phê duyệt, nhân viên mua hàng sẽ điền vào PR cũng như lập đơn đặt hàng (PO- Purchase Order – Tại Phụ lục 2). Các công việc cụ thể của nhân viên mua hàng như sau:
- Nhận phiếu yêu cầu mua hàng: Khi nhận được phiếu yêu cầu mua hàng (PR), nhân viên mua hàng sẽ kiểm tra tên hàng, số lượng và giá sau khi đã kiểm tra số lượng hàng tồn kho của mặt hàng đó. (PR) sẽ được lập
thành 3 liên:
Liên 1: gửi tới phòng tài chính làm căn cứ đối chiếu khi thanh toán Liên 2: gửi người yêu cầu mua hàng nhằm căn cứ kiểm tra khi nhận hàng. Liên 3: lưu lại phòng mua hàng.
Đối với mặt hàng quen thuộc và nhà cung cấp ổn định thì bước chọn tìm nhà cung cấp được thông qua.
- Tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp để nhận Bảng báo giá:
Bảng báo giá của nhà cung cấp cần phải có đầy đủ thông tin về loại hàng, đơn giá, thời hạn thanh toán, thời hạn giao hàng. Thông thường cần phải tìm được ít nhất là 3 báo giá khác nhau.
Nhân viên mua hàng sẽ căn cứ thực hiện đối chiếu so sánh các Bảng báo giá với nhau, đồng thời so sánh với các Bảng báo giá của cùng một nhà cung cấp với các Hợp đồng đã thực hiện trước đây, xem xét có sự chênh lệch về số tiền nào không, xem xét các yếu tố về chất lượng hàng, thời gian giao hàng… cuối cùng sẽ chọn ra một Bảng báo giá thích hợp nhất.
Bảng báo giá sau khi được trưởng phòng đầu tư mua sắm kiểm tra sẽ được gửi lên giám đốc điều hành để ký duyệt, sau cùng sẽ chuyển sang phòng tài chính kế toán để làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu khi thanh toán.
- Lập Đơn đặt hàng: Căn cứ vào thông tin thích hợp trên phiếu (PR) đã được kiểm tra và phê duyệt, đơn đặt hàng (PO) sẽ được lập thành 3 liên:
Liên 1: gửi cho nhà cung cấp để làm thông tin giao hàng
Liên 2: gửi cho phòng tài chính kế toán để làm căn cứ khi thanh toán tiền hàng.
Liên 3: bản gốc được lưu tại phòng mua hàng.
Mẫu này bao gồm 3 liên được giữ bởi: Phòng mua hàng, Phòng kế toán và nhà cung cấp.
- Soạn thảo Hợp đồng: Trong trường hợp hợp đồng yêu cầu, căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng và Đơn đặt hàng đã được chấp thuận thì một Hợp đồng kinh tế giữa hai bên sẽ được lập và ký kết giữa hai bên. Một số nhà cung cấp sẽ soạn thảo Hợp đồng theo mẫu của họ và gửi cho đơn vị xác nhận, trong trường hợp còn lại, Hợp đồng kinh tế sẽ được soạn thảo bởi nhân viên mua hàng dựa trên những điều khoản thương mại đã đồng ý. Sau đó Hợp đồng cần phải được kiểm tra bởi Trưởng phòng mua hàng, duyệt bởi nhân viên pháp lý và Giám đốc tài chính trước khi đệ trình cho Giám đốc điều hành phê duyệt.
Một Hợp đồng hợp lệ sẽ có đầy đủ các thông tin sau: địa chỉ hai bên mua bán, tên người đại diện, đơn giá, số lượng, hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán, mã số thuế, đầy đủ chữ ký, con dấu giữa hai bên…Hợp đồng sẽ được lập thành 2 bản có đóng dấu, một bản sẽ gửi đến phòng tài chính kế toán, một bản sẽ lưu tại phòng đầu tư mua sắm.
Quá trình ghi nhận nợ phải trả được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ chứng minh việc mua hàng đã hoàn tất.
* Nhận hàng và bảo quản hàng
Nhân viên nhận hàng: Sau khi đã nhận hàng hóa và kiểm tra đầy đủ tại kho, nhân viên nhận hàng tại kho lập Phiếu nhập kho GRNs (theo mẫu tại Phụ lục 3 đính kèm) và lập phiếu yêu cầu thanh toán PRT (tại Phụ lục 4 đính kèm) kèm theo bộ chứng từ (PO, Hóa đơn, GRNs) đến phòng mua hàng để kiểm tra.
Việc quản lý hàng tồn kho được thực hiện trên phân hệ kho của phần mềm Sun. Trong đó việc quản lý đối với hàng hóa có hạn sử dụng như đồ ăn bán trên máy bay phải bảo đảm hiệu quả. Đối với các mặt hàng cần quản lý theo ngày hết hạn, thủ kho phải nhập từng kiện hàng và từng ngày hết hạn riêng biệt. Hệ thống phân hệ kho sẽ chặn các bước tiếp theo nếu thủ kho bỏ qua việc nhập ngày hết hạn. Định kỳ thủ kho phải chạy báo cáo thể hiện ngày hết hạn của hàng thức ăn và đồ uống để lưu ý sắp xếp kho và xử lý các hàng
cận đát. Các file báo cáo này cần được lưu trữ tại kho và hàng tháng kế toán kho sẽ kiểm tra các báo cáo này. Trường hợp phát sinh bất thường, thủ kho cần thông báo ngay bằng email và điện thoại cho bộ phận mua hàng và Tài chính kế toán. Theo đó, Công ty sẽ có kế hoạch chủ động xử lý các hàng hóa sắp hết hạn.
Nhân viên mua hàng: Có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ chứng từ yêu cầu thanh toán được gửi từ nhân viên mua hàng nhằm đảm bảo rằng thông tin đã khớp với nhau cũng như số tiền thanh toán là chính xác. Ngoài ra đối với trường hợp nhà thanh toán yêu cầu tạm ứng trước đó, Nhân viên mua hàng cần điền tỷ lệ số tiền đã thanh toán vào phiếu PRT dựa trên bảng theo dõi PR & PO đã lập trước đó. Sau khi được duyệt bởi trưởng phòng mua sắm, Nhân viên mua hàng sẽ gửi toàn bộ chứng từ đến phòng tài chính kế toán để được thanh toán hợp đồng.
* Ghi chép
Nhân viên kế toán công nợ: Tiếp nhận toàn bộ chứng từ từ nhân viên mua hàng và tiến hành kiểm tra theo trình tự như sau:
(1) Phiếu nhập kho do thủ kho lập cần phải có đầy đủ chữ ký của người giao hàng và chữ ký của người nhận hàng (chứng thực hàng đã được nhận) để thanh toán đúng theo số hàng thực nhận.
(2) Phiếu PO cần phải có chữ ký và đóng dấu của Giám đốc điều hành, Giám đốc tài chính và người lập phiếu là nhân viên mua hàng để chứng minh việc mua hàng là có thật.
(3) Phiếu yêu cầu thanh toán PRT cần phải được kiểm tra đầy đủ thông tin về tên hàng, số lượng, đơn giá, chữ ký của người lập để làm căn cứ đối chiếu với PO, GRNs và là cơ sở để nhập liệu và thanh toán tiền hàng.
(4) Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận của thủ kho là đã nhận hàng ghi ở mặt sau của hóa đơn Hóa đơn.
Sau khi đã tiến hành kiểm tra thông tin trên chứng từ, trường hợp có vấn đề phát sinh thì nhân viên kế toán công nợ cần liên hệ trực tiếp với nhân viên mua hàng để giải quyết. Nếu thông tin đã chính xác thì kế toán công nợ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp trong thời hạn quy định.
Hàng tháng, kế toán công nợ sẽ lập các báo cáo Sổ tổng hợp phải trả người bán, Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp phải trả người bán theo từng đối tượng, Sổ cái TK 331. Từng nhà cung cấp của công ty sẽ được cấp một “mã NCC” riêng để mở sổ chi tiết theo dõi với các thông tin liên quan như: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số thuế… Dữ liệu về các khoản nợ phải trả người bán được kế toán công nợ nhập vào máy theo chương trình kế toán máy SunSystem. Sau đó, chương trình sẽ tự động chạy và cập nhật vào sổ chi tiết người bán và bảng kê các khoản phải trả người bán… Cuối mỗi tháng, kế toán công nợ sẽ đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán với Sổ cái do kế toán tổng hợp lập thông qua bảng tổng hợp cân đối số phát sinh. Bộ phận kế toán công nợ có sự phân quyền rõ ràng với từng nhân viên kế toán công nợ chịu trách nhiệm cho từng mặt hàng hóa cụ thể. Mỗi nhân viên kế toán công nợ được cấp tài khoản và mật khẩu riêng để truy cập vào hệ thống dữ liệu liên quan đến các khoản phải thanh toán, mà không được phép truy cập vào Bảng tổng hợp hay Sổ cái khác. Bút toán ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp theo quy định.
Giám đốc tài chính: chịu trách nhiệm rà soát và kiểm tra bộ chứng từ